Документы в CRM Битрикс24: как настроить шаблоны и автоматическое создание

Автоматизация документов начинается не с робота. Сначала нужно определить, где в CRM хранится каждое значение, затем собрать шаблон и только после этого автоматизировать его создание.

Во многих компаниях типовой документ по-прежнему собирается вручную: менеджер берет старый договор, копирует его, меняет клиента, переносит реквизиты, сумму и товары, а затем проверяет, не осталось ли где-нибудь название предыдущего заказчика. Для одного документа это терпимо. Когда таких документов десятки, ручная сборка начинает отнимать время и создавать ошибки.

В Битрикс24 эту работу можно организовать иначе:

данные хранятся в CRM, шаблон определяет форму документа, а система подставляет нужные значения автоматически.

Битрикс24 позволяет создавать документы из элементов CRM по стандартным или собственным шаблонам. CRM подставляет в документ данные из элемента и доступных полей. Официальная справка по документам CRM.

Коротко

Работу с CRM-документами лучше строить в таком порядке:

Данные CRM
     |
     v
Проверенный шаблон
     |
     v
Готовый документ
     |
     v
Автоматизация

Сначала нужно определить, где хранятся реквизиты, суммы, товары и остальные значения.
Затем собрать и проверить шаблон.
Несколько раз создать документ вручную на реальных карточках.
И только после этого запускать робота.

Главный принцип:

Не автоматизируйте создание документа раньше, чем определили источник каждого значения.

Если сумма или реквизиты в CRM неправильные, автоматизация просто быстрее перенесет неправильные данные в готовый файл.

Что в этой статье называется документом CRM

Под словом “документы” в Битрикс24 скрываются разные задачи. Здесь речь именно о CRM-документах, которые создаются по шаблону на основе данных:

• сделки;
• лида;
• контакта;
• компании;
• счета;
• коммерческого предложения;
• смарт-процесса.

Это не то же самое, что просто хранить DOCX на Диске или совместно редактировать файл. При создании CRM-документа Битрикс24 берет данные из элемента и подставляет их в шаблон. Документы CRM доступны не на всех тарифах, поэтому доступность функции нужно проверить для конкретного портала. Как создать документ в CRM.

Сначала стоит проверить стандартные шаблоны

Для базовой задачи отдельный генератор или приложение нужны не всегда. На портале Битрикс24 есть стандартные шаблоны для счетов, актов и коммерческих предложений. Их можно использовать в подходящих элементах CRM и настраивать. Шаблоны документов в CRM.

Например, если компании нужен обычный счет с данными продавца, клиента, товарами и итоговой суммой, сначала стоит посмотреть штатный вариант. Это соответствует общему принципу нашей работы с Битрикс24: сначала проверяем штатную возможность, затем приложение и только после этого собственную разработку.

Когда нужен свой шаблон

На практике компании часто используют собственные формы договоров, актов и других документов. В них могут быть:

• фирменное оформление;
• специальная структура;
• собственные формулировки;
• дополнительные условия;
• пользовательские поля;
• таблицы с товарами или услугами.

Такой шаблон можно подготовить в DOCX и загрузить в CRM. В нужных местах документа размещаются символьные коды, которые Битрикс24 при генерации заменяет данными из CRM. Как загрузить свой шаблон документа. В результате постоянная часть остается обычным текстом, а меняющиеся значения приходят из CRM.

Видео: как работает генератор документов

В этом видео показан базовый принцип: данные уже находятся в CRM, а договор, счет или другой документ собирается на их основе. Интерфейс Битрикс24 со времени записи мог измениться, поэтому видео лучше использовать для понимания самой логики генерации, а не как точную инструкцию по расположению элементов.

Открыть видео на YouTube

Что такое символьные коды

Символьный код - это обозначение конкретного поля, которое Битрикс24 распознает внутри шаблона. Упрощенно шаблон может содержать:

Заказчик: {поле компании}
ИНН: {поле реквизитов}
Сумма: {поле сделки}
Ответственный: {поле сотрудника}

При создании документа коды заменяются фактическими значениями. Список доступных кодов можно открыть из настроек нового шаблона. Там же видно, из какого источника берется каждое поле. Официальная инструкция по собственным шаблонам.

Список кодов помогает ответить на более важный вопрос:

Где именно в CRM должно храниться значение, которое мы хотим увидеть в документе?

Документ быстро показывает проблемы в данных

Допустим, в договор должен попадать юридический адрес клиента. В шаблоне код есть, но поле в CRM не заполнено. Сам шаблон не сможет определить адрес вместо сотрудника или интеграции.
То же самое относится к:

• ИНН;
• КПП;
• телефону;
• должности;
• сроку;
• сумме;
• пользовательским полям;
• товарам.

Поэтому проблема “в документе пустое поле” не всегда является проблемой шаблона. Сначала нужно проверить источник данных. Это одна из причин, почему автоматизация документов тесно связана с качеством CRM.

Откуда брать реквизиты клиента и своей компании

Реквизиты в Битрикс24 используются при подготовке счетов, договоров, коммерческих предложений и других документов. После заполнения реквизитов система может подставлять их в документ. Как настроить шаблоны реквизитов.

До настройки шаблона стоит определить:

• какая карточка является клиентом;
• какие реквизиты должны использоваться;
• какое юридическое лицо вашей компании выступает стороной документа;
• какой банковский счет нужен;
• что делать, если у клиента или вашей компании несколько наборов реквизитов.

Работу с российскими реквизитами по ИНН и БИК мы отдельно разбирали в статье про реквизиты компании в Битрикс24. Если этот слой данных организован неправильно, документ только проявит проблему.

Видео: договор, счет и акт на данных одной сделки

В этом кейсе хорошо видна связка, которую важно сохранить и в современной настройке: сначала заполняются данные сделки, клиента, реквизиты и товарная часть, затем на их основе формируются документы. Отдельные интерфейсные действия в старом ролике могли измениться, но сама архитектура процесса остается полезной как пример.

Открыть видео на YouTube

Пользовательские поля тоже могут участвовать в шаблоне

Документ часто требует значений, которых нет среди стандартных полей. Например:

• адрес объекта;
• внутренний номер проекта;
• тип оборудования;
• срок выполнения;
• специальное условие договора.

Если такое значение должно регулярно попадать в документы, логичнее хранить его в структурированном поле CRM, а не в свободном комментарии. Для доступных полей можно использовать символьные коды в собственном шаблоне. Это позволяет один раз определить источник значения и затем использовать его при каждой генерации документа. Список полей и символьных кодов.

Как добавить товары и услуги

Отдельная задача - табличная часть.
Например:

Наименование | Количество | Цена | Сумма

В Битрикс24 для товарных данных есть отдельные символьные коды. С их помощью можно выводить в документ название, описание, количество и другие данные товарных позиций из сделки. Битрикс24 также умеет автоматически повторять строку или блок шаблона для нескольких товаров. Как добавить товары в документы CRM.

Это позволяет собирать не только простой договор с несколькими полями, но и документы со спецификацией. Но порядок остается тем же:

сначала правильно заполненная товарная часть сделки, затем ее отображение в документе.

Красиво нарисованная таблица в DOCX сама по себе не определяет, какие данные должны в нее попасть.

Когда достаточно ручного создания документа

Автоматизация не обязательна с первого дня. Сотрудник может открыть карточку CRM, выбрать шаблон и создать документ. Битрикс24 подставит доступные данные автоматически. Документы в CRM.

Например:

Условия согласованы
     |
     v
Менеджер создает договор
     |
     v
Проверяет документ
     |
     v
Отправляет клиенту

Сотрудник уже не переносит данные вручную, но контролирует момент создания и результат. Для многих процессов этого достаточно.

Когда подключать робота

Если ручная генерация стабильно дает правильный документ, следующий шаг - автоматизация. В CRM есть робот Создать документ. Его можно разместить на нужной стадии, выбрать шаблон и настроить создание документа при переходе элемента на эту стадию. Роботы для оформления документов.

Например:

Сделка перешла на стадию
Подготовить договор
          |
          v
Робот создал договор

Но робот не исправляет плохой шаблон и не заполняет отсутствующие бизнес-данные сам по себе.
Безопаснее проходить четыре уровня:

1. Проверить данные.
2. Настроить шаблон.
3. Проверить ручную генерацию.
4. Только затем добавить робота.

Так проще локализовать источник ошибки, если документ формируется неправильно.

Видео: ручной запуск и автоматическое создание

Следующий ролик показывает уже другой уровень сценария: несколько документов можно формировать вручную или запускать их создание автоматически. Это полезно именно после того, как данные и шаблоны уже проверены.

Открыть видео на YouTube

Что происходит после создания

Готовый документ можно скачать, проверить и отправить клиенту. Например, для счета Битрикс24 позволяет сформировать документ, получить PDF и отправить его клиенту по доступным каналам или передать публичную ссылку. Как создать и отправить счет.

Но генерация и дальнейший документооборот - разные задачи. Не стоит сразу собирать один большой сценарий: создать -> согласовать -> подписать -> отправить -> проконтролировать -> архивировать, если пока нестабильно работает само создание файла. Лучше проверять процесс слоями.

Когда штатных возможностей достаточно

Штатный механизм стоит проверить первым, если:

• используется несколько типовых документов;
• необходимые данные уже находятся в CRM;
• подходит собственный DOCX-шаблон;
• нужны стандартные или пользовательские поля;
• используются реквизиты и товары;
• документ создает сотрудник или робот;
• не требуется сложная пакетная генерация.

Для таких задач дополнительное приложение может оказаться лишним.

Когда смотреть Marketplace или разработку

Дополнительный инструмент стоит рассматривать, когда штатного генератора недостаточно.
Например, когда нужно:

• создавать комплект из нескольких документов по сложному правилу;
• собирать файл из нескольких независимых источников данных;
• выполнять нестандартные преобразования;
• вести отдельный реестр по специальной логике;
• реализовать сценарий, которого нет среди штатных возможностей.

В экосистеме Битрикс24 есть отдельные приложения для работы с документами и генерации по шаблонам. Примеры решений для работы с документами. Сам факт существования приложения не означает, что оно нужно. Сначала стоит проверить, решается ли задача штатным CRM-документом.

Видео: что делать, когда шаблонов уже десятки

Отдельная сложность появляется не из-за самой генерации, а из-за выбора правильного документа. Если у компании десятки вариантов договоров, сотруднику уже недостаточно просто открыть список шаблонов. Нужны понятные правила выбора по типу клиента, сделке или другим условиям процесса.

В этом старом кейсе разобрана именно такая задача. Его стоит воспринимать как пример усложнения архитектуры, а не как обязательную схему для каждого портала.

Открыть видео на YouTube

Что не стоит смешивать в одну задачу

Под словом “документы” легко объединить несколько разных процессов. CRM-документы по шаблону - это одна задача.
Отдельно существуют:

• совместное редактирование файлов;
• согласование;
• электронное подписание;
• кадровый электронный документооборот;
• внутреннее хранение файлов.

Например, готовый договор можно затем отправить на электронную подпись. Но создание договора и его подписание - два разных этапа процесса. Такое разделение полезно и при составлении ТЗ на внедрение Битрикс24: вместо требования “автоматизировать документы” лучше отдельно описать генерацию, согласование, подписание и хранение.

7 вопросов перед настройкой

Перед настройкой шаблонов полезно ответить на семь вопросов:

1. Какие документы сотрудники создают регулярно?
2. Из какого элемента CRM создается каждый документ?
3. Где хранится каждое значение будущего файла?
4. Какие реквизиты клиента и нашей компании используются?
5. Какие пользовательские поля нужны?
6. Нужно ли выводить товары и услуги?
7. Кто и в какой момент создает документ - сотрудник или робот?

После этих ответов уже понятнее, какой уровень автоматизации нужен.

Главное

Автоматизация документов начинается с данных.

Сначала нужно ответить:

Где в CRM хранится каждое значение будущего документа?

Потом:

Как оно должно выглядеть в шаблоне?

И только после этого:

Когда и кем должен создаваться документ?

Если этот порядок соблюден, шаблон становится продолжением данных CRM, а робот снимает действительно рутинную работу.
Если порядок нарушить, можно получить полностью автоматический процесс, который быстро и стабильно создает неправильные документы.