Реквизиты компании в Битрикс24 по ИНН и БИК: штатное заполнение и приложение

Штатный Битрикс24 уже умеет заполнять базовые реквизиты компании по ИНН и банковские данные по БИК. Приложение нужно там, где требуются дополнительные сведения, особая работа с названиями и адресами, DaData, 1С или контроль дублей.

Короткий ответ

Если нужно просто добавить в Битрикс24 реквизиты российской компании, отдельное приложение требуется не всегда. Штатный Битрикс24 уже умеет заполнять основные реквизиты организации по ИНН и банковские реквизиты по БИК. Это описано в актуальной справке «Умные реквизиты: заполнение по ИНН и БИК».

Приложение «Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка [INN.FIX4.ORG]» становится полезным, когда кроме базового заполнения нужны дополнительные данные, единообразные названия, работа с адресами, подготовка данных для обмена с 1С, дополнительные поля или контроль дублей. Поэтому сначала стоит определить задачу, а уже потом выбирать инструмент.

Как заполнить реквизиты компании в Битрикс24 по ИНН

В стандартном сценарии менеджеру не нужно вручную переносить название организации, КПП, адрес и другие известные реквизиты из внешнего источника. В карточке компании можно создать реквизиты, указать ИНН и выбрать найденную организацию. Битрикс24 подставит доступные данные в соответствующие поля. Для обычной работы этого часто достаточно.

Например, если:

• менеджер создаёт компанию;
• известен её ИНН;
• нужны стандартные реквизиты для CRM и документов;
• специальных требований к структуре данных нет.

В таком случае сначала стоит использовать штатные возможности Битрикс24. Ставить приложение только ради самого заполнения реквизитов по ИНН сегодня не обязательно.

Как заполнить банковские реквизиты по БИК

Похожая логика работает с банковскими реквизитами. Пользователь указывает БИК и номер расчётного счёта, после чего Битрикс24 может заполнить доступные сведения о банке.

Важно разделять две сущности.
Реквизиты организации - это ИНН, КПП, наименование, юридический адрес и другие данные юридического лица.
Банковские реквизиты относятся к конкретному расчётному счёту.

У одной организации расчётных счетов может быть несколько, поэтому даже при автоматическом заполнении нужно понимать, какой именно счёт должен использоваться в документах и бизнес-процессах. Если дальше из этих реквизитов формируются платёжные QR-коды, отдельно разобран сценарий выбора реквизитов и формирования платёжного QR в Битрикс24.

Когда штатного Битрикс24 достаточно

Штатный механизм обычно подходит, если:

• компания создаётся или обновляется сотрудником вручную;
• известен ИНН;
• нужен стандартный набор реквизитов;
• не требуется получать дополнительные сведения;
• нет специальных требований к названию компании;
• адрес не нужно преобразовывать под конкретный обмен;
• заполнение не должно запускаться автоматически отдельным процессом.

Это важное отличие от старых сценариев работы с реквизитами. Раньше приложения могли закрывать отсутствие штатного автозаполнения. Сейчас часть базовых задач уже решается средствами самого Битрикс24. Поэтому приложение стоит оценивать по дополнительным возможностям, а не по формуле «без приложения всё придётся вводить вручную».

Что добавляет приложение «Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка»

Приложение «Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка [INN.FIX4.ORG]» расширяет стандартный сценарий работы с реквизитами. Его смысл появляется там, где важно не только получить данные, но и правильно записать их в CRM для последующего использования. Приложение доступно в подписке Маркетплейса. Если нужно разобраться, что это за подписка и когда она вообще требуется, отдельно разобрали подписку Маркетплейс Битрикс24.

Поиск компании по ИНН или названию

Компания может быть найдена не только по ИНН, но и по названию. Это удобно, когда менеджер знает клиента, но в момент создания карточки не располагает его ИНН. Он может начать поиск по названию, выбрать нужную организацию и загрузить её реквизиты. Если найдено несколько похожих организаций, правильное юридическое лицо всё равно должен выбрать пользователь. Автоматизация поиска не отменяет проверку результата.

Официальное и рабочее название компании

В CRM часто возникает конфликт между юридически правильным и удобным для сотрудников названием. Например:
ООО «Торговый дом Альфа» может быть официальным наименованием, а менеджеру в списке удобнее видеть: Торговый дом Альфа
Приложение позволяет работать с разными вариантами названия и сохранять очищенное название без организационно-правовой формы.
Такое значение можно использовать в:

• уведомлениях;
• письмах;
• документах;
• автоматизации;
• интерфейсе CRM.

Отсюда возникает частый вопрос:
Почему после заполнения реквизитов изменилось название компании?

У приложения есть настройки, связанные с переименованием компании по данным источника. Если после загрузки реквизитов рабочее название заменилось официальным, сначала нужно проверить эти настройки. Само заполнение реквизитов не означает, что рабочее название компании обязательно должно быть изменено.

Дополнительные данные организации

Помимо стандартных реквизитов приложение может сохранять дополнительные сведения, например:

• данные руководителя;
• должность руководителя;
• дополнительные сведения DaData;
• отдельные пользовательские поля;
• структурированные элементы адреса.

Практическая ценность таких данных появляется только тогда, когда они используются дальше. Например:
ФИО и должность руководителя могут понадобиться в документах.
Регион или город - в сегментации.
Дополнительное поле - в роботе или бизнес-процессе.

Юридический адрес и обмен с 1С

Адрес кажется простым полем, пока его не нужно передавать между системами. Для человека строка:
Москва, ул. Примерная, д. 10, корп. 2 понятна целиком. Интеграция может ожидать отдельные значения:

• индекс;
• регион;
• город;
• населённый пункт;
• улицу;
• дом;
• корпус;
• квартиру.

В приложении предусмотрено сохранение детальных адресных данных и адаптация юридического адреса для обмена с 1С. Это имеет смысл, если конкретная интеграция действительно зависит от структуры адреса. Для разных конфигураций 1С требования могут отличаться. Поэтому сначала нужно определить формат обмена, а уже затем настраивать хранение адреса.

Если обмен с 1С является частью большого проекта, полезно сначала определить границы данных и интеграции. Этому посвящён отдельный материал о ТЗ на внедрение Битрикс24 и требованиях к интеграции с 1С. У нас есть видео, где показывается принцип работы с юридическим адресом: https://www.youtube.com/watch?v=QnnwBoPIilc
Интерфейс приложения и Битрикс24 с момента записи мог измениться. Видео лучше использовать как демонстрацию подхода, а не как точную инструкцию по расположению кнопок.

Как работать с ИП

С ИП возникает дополнительный вопрос: в какой сущности CRM хранить данные. В отдельных интеграционных сценариях часть данных ИП может храниться через Контакт, а не только через Компанию. Приложение поддерживает такой вариант, в том числе для определённых сценариев обмена с 1С. Но это не означает, что каждого ИП в любой CRM нужно обязательно хранить как Контакт. Модель зависит от того:

• какие документы создаются;
• как устроен обмен с бухгалтерией;
• какие сущности использует интеграция;
• как сотрудники работают с клиентом.

Сначала определяется модель данных, а приложение должно уже поддерживать её.

Что делать, если у одной компании несколько реквизитов

Практический вопрос из нашей поддержки:

При использовании автореквизитов меняется название компании, после чего невозможно внести другие реквизиты. Приходится создавать ещё одну компанию. Нужно ли так делать?

Сам по себе второй набор реквизитов не означает, что нужно создавать вторую карточку компании.
Одна компания в Битрикс24 может иметь несколько реквизитов.
Также с реквизитами могут быть связаны разные банковские счета.

Поэтому сначала нужно понять, что именно отличается.
Если появился другой расчётный счёт той же организации, это не новая компания.
Если внутри одной юридической сущности используется несколько наборов реквизитов, нужно определить, какой набор должен применяться в конкретном документе или сделке.
Отдельная CRM-компания может быть нужна по другим бизнес-причинам.

«Быстрое заполнение» и «Автореквизиты» - в чём разница

Эти приложения решают похожие, но разные задачи.
«Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка» ориентировано на сценарий, в котором пользователь работает с карточкой и сам инициирует получение данных.
Для фонового автоматического заполнения существует отдельное приложение «Автореквизиты».

В поддержке регулярно возникал вопрос:

Как автоматически через бизнес-процесс или REST запустить заполнение после появления ИНН?

Для «Быстрого заполнения» такой сценарий не был основной механикой.
Для автоматической обработки использовалось отдельное приложение «Автореквизиты».

Поэтому ключевой вопрос при выборе звучит так:
Кто должен запускать заполнение - сотрудник или автоматизация?

Если сотрудник открывает карточку и осознанно получает данные, подходит один сценарий.
Если компания должна автоматически обогащаться без действий менеджера, это уже другой процесс.

Разница между приложениями отдельно разобрана в видео: https://www.youtube.com/watch?v=Yp25v3N2FkE
Интерфейс мог измениться, но само различие между ручным и фоновым сценарием остаётся принципиальным.

Откуда берутся дополнительные данные

Приложение использует DaData. DaData умеет находить организацию или ИП по ИНН, ИНН/КПП и ОГРН и возвращать доступные сведения. Актуальная структура ответа описана в документации DaData по поиску организации.

Отсюда следует важное ограничение:
приложение не может записать данные, которых нет у источника.

Особенно это заметно на дополнительных и финансовых показателях. Если поле осталось пустым, это ещё не означает, что приложение работает неправильно.

Почему данные могут не подтянуться

Базовая диагностика:

1. Проверить правильность ИНН.
2. Проверить, возвращает ли нужное значение DaData.
3. Если источник значение не возвращает, приложению нечего записывать.
4. Если значение есть, проверить настройки приложения и соответствующее поле Битрикс24.

Так можно отделить проблему источника от проблемы интеграции.

Что означает поле «Валовый доход»

Один из вопросов поддержки звучал так:

Автореквизиты подтягивают из DaData валовую прибыль. Данные берутся из выручки или из доходов?

Ответ: поле приложения называется «Валовый доход» и заполняется из показателя дохода DaData. Здесь важно не смешивать бухгалтерские термины.
В DaData:

• income - доходы;
• revenue - выручка;
• валовая прибыль - отдельный показатель бухгалтерской отчётности.

В документации DaData income и revenue действительно разделены, а валовая прибыль отражается отдельным показателем с кодом 2100.
Поэтому поле «Валовый доход» нельзя автоматически считать выручкой.

Почему «Валовый доход» иногда пустой

В том же обращении пользователь заметил, что у части компаний показатель вообще не заполняется. Это не обязательно ошибка. DaData указывает, что финансовые показатели заполнены примерно у 60% действующих компаний из-за полноты исходных данных налоговой. Если DaData не возвращает income по конкретному ИНН, приложение не сможет заполнить соответствующее поле. Если источник значение возвращает, а в CRM его нет, тогда уже нужно проверять настройки и работу приложения.

Как не затереть данные, внесённые вручную

Автоматическое обновление создаёт ещё один риск. В карточке уже может находиться значение, которое сотрудник уточнил вручную. Если источник при следующем запросе вернёт пустое значение и система безусловно его запишет, полезные данные могут быть потеряны. Поэтому в приложении предусмотрена настройка, которая позволяет не перезаписывать существующие сведения пустыми значениями DaData. Перед массовой работой такие правила обновления лучше проверить на нескольких тестовых компаниях.

Поиск дублей по ИНН

ИНН удобно использовать для проверки юридических лиц на дубли. Если одна организация заведена несколько раз, история клиента начинает распадаться:

• в одной карточке находятся старые сделки;
• в другой - новые контакты;
• в третьей - документы и реквизиты.

В результате сотрудники и автоматизация могут работать не с той компанией. В приложении предусмотрен поиск дублей по ИНН. При включённой проверке найденный дубль можно показать пользователю до автоматической записи реквизитов. Это безопаснее, чем регулярно создавать новые карточки, а потом объединять их. Принцип проверки показан в отдельном видео: https://www.youtube.com/watch?v=ViPO6oe68ws
Интерфейс в ролике старый, поэтому актуален прежде всего сам подход.

Банковские реквизиты в приложении

У приложения есть собственный сценарий заполнения банковских данных. Для него используются:

• номер расчётного счёта;
• БИК или название банка.

Видео с примером раобты: https://www.youtube.com/watch?v=AWk2VNFmL0I
Интерфейс видео может отличаться от текущего.

Как настроить приложение перед реальной работой

Сначала лучше проверить приложение на нескольких компаниях, данные которых хорошо известны. Минимальная последовательность:

1. Установить приложение.
2. Проверить права доступа.
3. Настроить подключение к DaData, если оно требуется текущей конфигурацией.
4. Проверить шаблоны реквизитов и сценарии для ИП.
5. Решить, должно ли приложение менять название компании.
6. Определить необходимые дополнительные поля.
7. Настроить работу с юридическим адресом.
8. Определить правила проверки дублей.
9. Проверить поведение при уже заполненных вручную данных.
10. Протестировать результат на нескольких компаниях.

После теста важно смотреть не только на заполненные поля. Нужно проверить документы, интеграции и автоматизацию. Именно там обычно становится понятно, подходит ли выбранная структура данных реальному процессу.

Типовые проблемы и что проверять

После заполнения изменилось название компании

Проверить настройки, связанные с переименованием по данным источника. Если сотрудникам нужно короткое рабочее название, а документам официальное, эти значения лучше разделить.

Не появились дополнительные финансовые данные

Проверить, возвращает ли нужный показатель DaData по конкретному ИНН. Отсутствие значения у источника не является ошибкой приложения.

Не заполнились банковские реквизиты

Проверить отдельно:

• БИК;
• номер счёта;
• выбранный реквизит компании;
• доступность банковских данных;
• настройки приложения.
  Не стоит объединять ошибку реквизитов организации и ошибку банковского счёта в одну проблему.

В CRM появились дубли

Проверить существующие компании по ИНН и правила создания новых карточек. Новая компания не должна создаваться только ради второго расчётного счёта.

Нужно заполнение без участия сотрудника

Тогда нужно рассматривать автоматический сценарий и отдельно приложение «Автореквизиты».

Как выбрать между штатным Битрикс24 и приложением

Выбор начинается с задачи.

Если сотруднику нужны обычные реквизиты российской компании по ИНН, сначала стоит проверить штатный Битрикс24. Если нужны дополнительные данные, специальные варианты названий, структурированные адреса, дополнительные поля или подготовка сведений для конкретного обмена с 1С, приложение может быть полезно.

Если реквизиты должны появляться автоматически без ручного запуска, это уже отдельный сценарий автоматизации.

Сначала должна быть определена модель CRM:

• что является компанией;
• как хранятся ИП;
• сколько наборов реквизитов может быть у клиента;
• какой расчётный счёт используется в документах;
• какие данные передаются в 1С.
  И только после этого выбирается способ заполнения.

Итог

Приложение «Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка» становится полезным там, где начинается более сложная работа с данными: дополнительные сведения, названия, адреса, 1С, пользовательские поля и контроль дублей. Если требуется фоновое заполнение без участия менеджера, это уже другой класс задачи.

Если у вас похожий процесс, но непонятно, какие реквизиты хранить в Битрикс24, какие данные передавать в 1С и где заканчиваются штатные возможности, сначала стоит разобрать модель данных и сам процесс. После этого обычно становится понятно, достаточно стандартного Битрикс24 или требуется приложение и дополнительная автоматизация.