Планирование и автоматизация задач в Битрикс24: приоритеты, делегирование и история сделок через приложение «Планы»

Штатный модуль задач Битрикс24 хорошо фиксирует поручения, но при потоке в десятки обращений за день сотрудникам не хватает наглядной приоритизации по целям, истории сделок клиента прямо внутри задачи и автоматического контроля сроков и трудозатрат. Разбираем, что решают штатные инструменты, а где помогает приложение «Планы» (PLAN.FIX4.ORG).

В компаниях с активным потоком заявок задачи Битрикс24 работают как главный конвейер исполнения. Когда задачи жестко привязаны к карточкам CRM, у каждой задан крайний срок, а сотрудники работают через реестр списка задач, один специалист способен без потерь обрабатывать от 100 до 150 клиентских обращений в день (против 40-50 обращений при ручном просмотре воронок без дедлайнов). О том, в каких процессах нужны именно задачи, а где достаточно дел CRM, мы подробно писали в статье «Задачи или дела: какой инструмент подходит разным ролям и процессам».

Однако по мере роста числа задач руководитель и команда сталкиваются с четырьмя операционными узкими местами:

1. Размытая приоритизация в длинном списке. В штатной задаче Битрикс24 есть только одна отметка важности («Огонек»). Когда в списке сотрудника 40 задач на день, бинарный признак «важно / не важно» не помогает отделить действия, которые напрямую приносят деньги и двигают цель, от предотвращения рисков и рутины, которую пора делегировать.
2. Потеря контекста клиента при передаче задачи между отделами. В B2B-продажах сделку редко ведет один человек: менеджер квалифицирует лид, инженер или сметчик считает коммерческое предложение, производство согласует спецификацию, а юрист готовит договор. Получив задачу, профильный специалист вынужден открывать сделку, переходить в карточку контакта или компании, листать прошлые сделки и вручную выяснять, что уже предлагали этому клиенту и с какой конверсией он покупает.
3. Ручной перенос дедлайнов и шум уведомлений. Если задача рассчитана на неделю (например, подготовка сложного проекта до пятницы), сотрудник либо не видит ее в сегодняшнем фокусе до последнего дня, либо вынужден каждый вечер вручную переставлять крайний срок на завтра. Одновременно счетчики по задачам будущих периодов создают визуальный шум.
4. Трение при делегировании и контроле дисциплины. Чтобы разбить чек-лист на отдельные поручения разным исполнителям, приходится создавать каждую подзадачу вручную и заново привязывать к ней сделку. А при закрытии задач сотрудники забывают списывать затраченное время и не переносят итоговый результат обратно в таймлайн сделки.

Чтобы закрыть эти разрывы без заказной доработки портала, мы в Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF» создали и развиваем приложение «Планы» (PLAN.FIX4.ORG) (официальная страница решения - plan.fix4.org). Разберем, как устроена система приоритизации задач через цели, как работают общие и персональные настройки приложения (на примере актуальной Версии 11) и как за одну минуту выводить историю сделок и конверсию клиента прямо в описание задачи.

Короткий ответ

Организация управляемой работы с задачами в Битрикс24 строится на разделении базовых возможностей платформы и специализированной автоматизации:

1. Когда достаточно штатного Битрикс24: если у сотрудников небольшой поток поручений (5-15 задач в день), все участники работают внутри одной сделки, а для контроля хватает стандартного крайнего срока, чек-листа и кнопки «Важная задача», устанавливать дополнительные приложения не требуется.
2. Что добавляет приложение «Планы» (PLAN.FIX4.ORG):
   • Приоритизацию через влияние на цели и «АвтоФокус»: вместо абстрактной матрицы Эйзенхауэра вводится прикладная классификация из 4 категорий с эмодзи-маркерами в заголовке задачи (🔥 Влияет на цель, ⚡ Влияет на риски, 🙋 Делегировать, 🕖 Отложить) и автоопределением типа по ключевым словам сотрудника;
   • Контекст CRM внутри задачи по тегам #history и #history_co: автоматическая подгрузка таблицы прошлых сделок клиента и сводного отчета по конверсии контакта и компании прямо в описание задачи;
   • Умное движение крайних сроков и тишину уведомлений: автосдвиг просроченного крайнего срока на +1 рабочий день до плановой даты завершения (с учетом выходных портала) и отключение счетчиков по задачам, чей дедлайн еще не наступил сегодня;
   • Быстрое делегирование и дисциплину исполнения: нарезку подзадач из чек-листа в 1 клик с наследованием связей CRM, автопередачу задачи напарнику при занятости в календаре, возврат закрытых задач при нулевом затраченном времени и копирование результата задачи в комментарий сделки, лида или смарт-процесса.

Что доступно в задачах Битрикс24 штатно и где возникает разрыв

Прежде чем включать дополнительные правила, полезно сверить, какие задачи закрывает сам Битрикс24 из коробки, а на каких операциях начинается ручной труд.

Когда у команды больше нескольких десятков активных поручений, основным рабочим режимом становится не канбан, а плотный табличный список (подробно критерии перехода мы разбирали в материале «Канбан или список: как выбрать представление задач под реальную нагрузку»). Именно в режиме списка визуальная маркировка заголовков и автоматическая гигиена крайних сроков дают максимальный выигрыш в скорости.

Приоритизация через влияние на цели и вкладка «АвтоФокус»

Многие руководители пробовали внедрять в отделе классическую матрицу Эйзенхауэра, которая делит задачи по двум осям:

• срочно и важно;
• не срочно, но важно;
• срочно, но не важно;
• не срочно и не важно.

Практика и опросы руководителей показывают, что в чистом виде эта матрица плохо приживается в Битрикс24. Когда линейный сотрудник открывает поток из 50 разнородных задач, для него неочевидно, почему одна задача «важная», а другая «не важная»: для каждого отдела собственное поручение кажется срочным.

В приложении «Планы» классическая матрица переосмыслена через осознанное влияние задачи на цели сотрудника, отдела и компании. Вместо абстрактной «важности» сотрудник оценивает прикладное действие:

1. 🔥 Влияет на цель (Важно, Срочно) - ключевые действия, которые напрямую ведут к выполнению плана продаж, получению выручки или сдаче главного этапа проекта. При выборе этого типа приложение добавляет в начало названия задачи эмодзи 🔥 и автоматически включает системный приоритет Битрикс24 «Важная задача» (огонек).
2. ⚡ Влияет на риски (Важно, Не срочно) - задачи по предотвращению потерь, продлению договоров, контролю дебиторской задолженности, резервному копированию, подготовке инфраструктуры и обучению. Если их игнорировать, они превратятся в аварии.
3. 🙋 Делегировать (Срочно, Не важно) - операционная текучка, сбор первичных данных, типовые расчеты и оформление документов, которые требуют быстрого выполнения, но не требуют личного участия руководителя или ведущего специалиста.
4. 🕖 Отложить (Не срочно, Не важно) - идеи на будущее, косметические улучшения и второстепенные запросы, к которым можно вернуться после закрытия целевых задач.

Поскольку соответствующий эмодзи (🔥, ⚡, 🙋, 🕖) автоматически прописывается в заголовок задачи, сотрудник в общем списке задач Битрикс24 мгновенно считывает категорию глазами и начинает рабочий день с группы 🔥 Влияет на цель.

Как настроить автоматическую разметку на вкладке «АвтоФокус»

Чтобы сотрудникам не приходилось классифицировать каждую типовую задачу вручную, в приложении предусмотрена вкладка «АвтоФокус».

Вкладка «АвтоФокус» в приложении «Планы» (Версия 11): настройка индивидуальных ключевых слов и автоматического закрепления задач по 4 категориям

На этой вкладке расположены четыре цветовых блока, соответствующих квадрантам матрицы:

• 1. 🔥 Влияет на цель (красная рамка);
• 2. ⚡ Влияет на риски (зеленая рамка);
• 3. 🙋 Делегировать (оранжевая рамка);
• 4. 🕖 Отложить (голубая рамка).

Внутри каждого блока сотрудник или руководитель может:

1. Ввести в текстовое поле характерные ключевые слова из названий своих регулярных задач (например, слова счет, оплата, договор для категории 🔥 Влияет на цель или претензия, проверка, бэкап для категории ⚡ Влияет на риски) и нажать кнопку «Добавить слово»;
2. Включить чекбокс «Автоматическое закрепление задачи» для нужной категории, чтобы система автоматически закрепляла задачи этого типа вверху списка;
3. Нажать кнопку «Сохранить» в нижней части экрана.

После сохранения приложение при создании или обновлении задачи проверяет ее заголовок по словарю сотрудника, автоматически присваивает нужную категорию, подставляет эмодзи и при необходимости закрепляет задачу в списке. Дополнительно в приложении доступен экран «Поиск 4% ключевых действий» (страница «Фокус 4%»), который выводит сводный список задач (вместе с названием рабочей группы/проекта) для быстрой фокусировки и пакетного редактирования приоритетов на день.

Быстрое управление и делегирование прямо из карточки задачи

После установки приложения из Маркетплейса внутри карточки каждой задачи Битрикс24 (в правой боковой колонке, а также во вкладке нижней панели рядом с разделами «Комментарии», «История», «Время») появляется рабочий блок «Планы». Выбрать категорию задачи и сохранить изменения можно мышью или нажатием клавиши Enter.

Помимо выбора квадранта матрицы, виджет в карточке задачи ускоряет восемь ежедневных операций, которые в штатном интерфейсе требуют перехода в режим полного редактирования задачи:

1. Быстрая коррекция названия задачи и приоритета без перезагрузки всей формы.
2. Быстрый ввод планового времени выполнения и планируемых дат начала и окончания по задаче.
3. Быстрая смена постановщика задачи: если задачу создал робот от имени администратора или линейный сотрудник поставил задачу сам себе, можно в один клик передать роль постановщика реальному руководителю для контроля. Из выпадающего списка постановщиков автоматически исключены уволенные сотрудники, чтобы не назначить контролером неактивный аккаунт.
4. Быстрое изменение привязки к сделкам CRM прямо из панели приложения.
5. Нарезка подзадач из чек-листа в 1 клик: когда руководитель или менеджер проекта расписывает план работ в чек-листе, достаточно назвать этот чек-лист «Подзадачи» или «Нарезать» и нажать кнопку «Создать из чек-листа». Приложение автоматически превратит пункты списка в самостоятельные дочерние задачи, которые легко распределить по исполнителям кнопкой «Делегировать подзадачи».
6. Создание головной (родительской) задачи из дочерней в 1 клик: если сотрудник прислал разрозненную задачу, которой не хватает верхнеуровневого управленческого контура, руководитель нажимает одну кнопку - и система создает над ней головную задачу со всеми настройками и контентом исходной карточки.
7. Кнопка «Передать клиента из задачи»: когда задачу передают новому исполнителю, ему часто нужны права и на карточку самого клиента в CRM. При нажатии на кнопку приложение проверяет связь задачи со сделкой или лидом, находит привязанный к ним контакт и автоматически меняет ответственного за контакт на сотрудника, который отвечает за задачу.

О том, как в целом устроен механизм точек расширения интерфейса в карточках задач и CRM, можно подробнее прочитать в обзоре конструктора «Свои встройки в Битрикс24: вкладки, отчёты и iframe в карточке CRM».

Вкладка «Общие настройки»: глобальные правила портала

При открытии приложения «Планы» из главного меню или раздела Маркетплейс первым загружается экран «Общие настройки» (рядом расположены вкладки «Персональные настройки», «АвтоФокус», «Инструкция» и «Пользователи»). Параметры на этой вкладке задаются глобальным администратором и действуют на весь корпоративный портал.

Вкладка «Общие настройки» приложения «Планы» (Версия 11): глобальные параметры портала, лимиты выгрузки сделок, календарь выходных дней и управление встройками

Разберем назначение каждого параметра на вкладке «Общие настройки»:

После изменения любых глобальных параметров обязательно нажмите кнопку «Сохранить» внизу формы.

Вкладка «Персональные настройки»: автоматизация сроков, уведомлений и дисциплины

В отличие от глобальных параметров, вкладка «Персональные настройки» позволяет каждому руководителю и сотруднику тонко включить только те автоматизации, которые нужны в его ежедневной роли.

Вкладка «Персональные настройки» приложения «Планы» (Версия 11): индивидуальные правила работы со сроками, уведомлениями, историей сделок CRM, результатами и передачей задач напарнику

Все 16 персональных опций можно разделить на четыре рабочих сценария.

Сценарий 1. Ежедневный фокус на длинных задачах: как работает автосдвиг крайнего срока

Одна из самых частых проблем планирования в Битрикс24 связана с многодневными задачами. Допустим, сотруднику поручена объемная задача со сроком сдачи через неделю (планируемая дата завершения - следующая пятница).

• Если поставить крайний срок сразу на пятницу следующей недели, сотрудник всю текущую неделю не видит эту задачу в списке дел «На сегодня» и вспоминает о ней в последний вечер.
• Если поставить крайний срок на сегодня, то завтра задача станет красной («Просрочена»), и сотруднику придется каждый день вручную переставлять дату крайнего срока.

В «Персональных настройках» эту проблему решает первая опция: «Автоматическое изменение крайнего срока при наличии планируемой даты завершения».

Логика ее работы:

1. В задаче одновременно заполняются два поля: планируемая дата завершения (финальная дата, когда работа должна быть полностью готова) и крайний срок (сегодняшний рабочий день, чтобы сотрудник приступил к задаче сегодня).
2. Если к концу дня задача еще не завершена и крайний срок переходит в состояние просрочки, приложение автоматически меняет крайний срок на плюс один рабочий день вперед (пропуская выходные и праздничные дни, указанные в «Общих настройках»).
3. Так крайний срок автоматически двигается каждый день в момент просрочки вплоть до наступления планируемой даты завершения. Сотрудник ежедневно видит задачу в своем рабочем фокусе на день, а настоящая просрочка фиксируется только тогда, когда сорван финальный плановый срок сдачи.

Рядом расположены еще три вспомогательные опции управления сроками и структурой:

• Автоматически устанавливать крайний срок задачи - подставляет дедлайн автоматически, если при быстрой постановке задачи поле крайнего срока оставили пустым;
• Автоматически установить группу для задачи, если группы нет - привязывает задачу к дефолтной рабочей группе сотрудника;
• Открыть возможность Ответственному добавлять “Плановые трудозатраты в часах” по задаче - позволяет исполнителю самостоятельно оценить и зафиксировать плановую трудоемкость поручения (и планируемые сроки), даже если постановщик их не задал.

Сценарий 2. Защита от информационного шума: отключение счетчиков будущих дней

Когда на сотрудника поставлено 50 задач на две недели вперед, красные и серые счетчики в левом меню и верхней панели Битрикс24 начинают отвлекать от тех 7-10 задач, которые нужно сдать именно сегодня.

При включении опции «Отключать уведомления пока не наступит крайний срок по дню» приложение автоматически приглушает счетчики и уведомления по всем задачам, чей крайний срок приходится на будущие даты. Как только наступает день крайнего срока задачи (сегодня нужно сдать работу), приложение автоматически включает счетчики обратно.

Сценарий 3. Контроль учета времени, процента выполнения и выгрузка результата в CRM

Для проектных команд, сметчиков, юристов и сервисных подразделений в «Персональных настройках» предусмотрен контур контроля качества закрытия задач:

1. Контроль учета затраченного времени: если в задаче ведется учет времени, но сотрудник нажал «Завершить», не списав ни одной минуты (затраченное время отсутствует), приложение автоматически возобновляет задачу (возвращает ее в работу) и добавляет в карточку комментарий с напоминанием указать реально затраченное время.
2. Процент выполнения задачи: автоматически рассчитывает и обновляет процент готовности задачи из отношения фактически затраченного времени к выделенному плановому бюджету часов.
3. Всегда требовать результат по задачам: автоматически включает системный признак обязательного письменного результата при завершении задачи.
4. Обратная запись результатов в CRM: три отдельных чекбокса - «Сохранить результат задачи в комментарии в сделке», «Сохранить результат задачи в комментарии в лиде» и «Сохранить результат задачи в комментарии в смарт-сущности». Когда исполнитель фиксирует в задаче итоговый результат (текстовое резюме и прикрепленные файлы - например, готовый расчет КП, смету или согласованный договор), приложение автоматически копирует эти тексты и файлы в ленту таймлайна связанной сделки, лида или элемента смарт-процесса. Менеджеру по продажам не нужно заходить внутрь закрытой задачи, чтобы скачать подготовленный коллегой файл.

Сценарий 4. Автоматическая подстраховка напарником при занятости в календаре

В нижней части вкладки «Персональные настройки» расположен блок «Автоматическая передача задач при создании напарнику, если у вас занятость в календаре на дату крайнего срока» с полем «Выберите напарника» (Выберите напарника, которому будут передаваться задачи).

Если сотрудник уходит в отпуск, уезжает на выездную встречу или отмечает отсутствие в календаре Битрикс24, а робот или коллега ставит на него срочную задачу с крайним сроком на этот период, работа не зависает без движения. Приложение проверяет доступность ответственного по календарю на дату дедлайна и автоматически переназначает задачу вместе со связанными элементами CRM указанному напарнику.

Практический сценарий: как выводить историю сделок и конверсию клиента в задаче по тегам #history и #history_co

Отдельного разбора заслуживает связка задач и истории клиентских коммуникаций CRM. В реальном отделе продаж или производства сотрудник часто работает из списка задач: ему ставится задача «Подготовить расчет коммерческого предложения», «Проверить условия отгрузки» или «Согласовать спецификацию».

В штатном Битрикс24, чтобы понять предысторию отношений с этим клиентом, исполнителю приходится:

1. Открыть задачу и кликнуть по ссылке привязанной сделки;
2. В карточке сделки найти блок «Контакт» или «Компания» и перейти в карточку клиента;
3. Переключиться на вкладку «Сделки» внутри контакта, настроить отображение колонок (сумма, стадия, ответственный, описание) и вручную просмотреть прошлые обращения.

При обработке 100-150 задач в день такие переходы отнимают десятки минут и приводят к тому, что сотрудники вовсе перестают смотреть историю клиента перед звонком или расчетом.

Видеоразбор: как автоматически загружать историю сделок в описание задачи по тегу #history

В видео ниже на живом портале показано, как работает событийная модель обновления задач и как настроить передачу тега #history вручную, через роботов сделок и через роботов задач (интерфейс в ролике записан на Версии 8 приложения; в текущей Версии 11 логика расширена поддержкой лидов и аналитическим тегом #history_co):

Открыть видео на YouTube · Открыть видео на Rutube

1. Как работает тег #history: таблица сделок и лидов прямо в теле задачи

Когда у сотрудника-постановщика в «Персональных настройках» включена галочка «Автоматически добавлять историю сделок и лидов к задаче по тегу #history», процесс выполняется по следующей цепочке:

Создание или обновление задачи со связью со Сделкой и тегом history
                                │
                                ▼
  Событийная очередь приложения «Планы» (интервал до 1 минуты)
                                │
                                ▼
  Проверка: включена ли опция #history у Постановщика задачи?
                                │
                                ▼
Запрос к Сделке -> получение первого привязанного Контакта / Компании
                                │
                                ▼
Выборка последних сделок и лидов клиента (по лимиту из Общих настроек,
                     по умолчанию до 20 записей)
                                │
                                ▼
 Вставка кликабельной таблицы в описание задачи (ID, Сделка, Воронка,
       Стадия, Клиент, Сумма, Ответственный, Дата создания)

В результате через несколько секунд (максимум в течение минуты, в зависимости от текущей очереди событий портала) прямо внутри описания задачи появляется аккуратная таблица со всеми прошлыми сделками клиента. Ссылки в таблице интерактивны: одним кликом из описания задачи можно перейти в нужную прошлую сделку, карточку клиента или профиль ответственного менеджера.

Почему настройка привязана именно к Постановщику задачи, а не к Исполнителю?
Потому что задачу может ставить руководитель отдела продаж или робот воронки, а исполнять - внешний сметчик, инженер или юрист. Достаточно, чтобы опция была включена у постановщика задачи: тогда любой исполнитель, открывший карточку, сразу увидит готовую историческую справку.

2. Три способа передать тег #history в задачу (вручную и через роботов)

Приложение распознает маркер history как в системном поле тегов задачи, так и в самом конце названия задачи. Благодаря этому запускать подгрузку истории можно на любом тарифе:

1. Вручную в карточке задачи: откройте задачу, в правом блоке в поле «Теги» выберите или создайте тег history и сохраните изменения (либо нажмите кнопку «История» во встройке приложения).
2. Автоматически через робота создания задачи в CRM: в стандартном роботе сделки «Поставить задачу» в некоторых редакциях интерфейса нет отдельного поля для ввода тегов. В этом случае просто допишите #history (или history) в самый конец названия задачи в настройках робота - например: Подготовить расчет КП для клиента #history. Важно: если написать слово history в начале названия, обработчик его проигнорирует - маркер должен стоять строго в конце заголовка или в системном поле тегов.
3. Автоматически через робота «Изменить задачу» внутри раздела «Задачи» (на тарифах Профессиональный, Энтерпрайз и в коробочной версии): если вы не хотите добавлять #history в заголовки задач в бизнес-процессах, перейдите в раздел Задачи и проекты -> Роботы и добавьте робота «Изменить задачу». Внутри этого робота доступно системное поле «Теги», куда можно прописать history для всех задач выбранной рабочей группы или стадии.

3. Как работает тег #history_co: сводный отчет и конверсия клиента для отдела расчетов

В Версии 11 приложения «Планы» рядом с обычной историей сделок появилась аналитическая опция: «Автоматически добавлять отчет по контакту и компании к задаче по тегу #history_co» и связанный с ней фильтр «Выберите отказные стадии для исключения расчета показателей для опции #history_co».

Для чего нужен этот режим:

• В компаниях со сложным продуктом отдел расчетов (сметчики, пресейл-инженеры, менеджеры по закупкам) ежедневно получает десятки задач на просчет стоимости заявок.
• Одни заказчики покупают регулярно (высокая конверсия в успешную сделку), а другие годами присылают десятки запросов только для мониторинга цен конкурентов и почти никогда не подписывают договор.

Когда к задаче, связанной со сделкой, добавляется тег history_co, приложение обращается к сделке, находит привязанные компанию и контакт, отбрасывает технические/мусорные стадии отказа, указанные в фильтре исключений, и добавляет в описание задачи сводную аналитическую карточку:

• общее количество успешных сделок по контакту и компании;
• сколько сделок находится в работе сейчас;
• какова реальная конверсия клиента в покупку.

Видя эту сводку прямо в задаче, специалист отдела расчетов сразу принимает верное управленческое решение: по клиенту с высокой конверсией сделать глубокую детальную калькуляцию, а по клиенту с низкой исторической конверсией - не тратить полдня на штучный подбор, а за 5 минут дать ориентировочную цену с запасом прочности. Подробнее о том, как связывать аналитические показатели с конкретными действиями сотрудников, читайте в статье «Отчёты для руководителя в Битрикс24: контроль клиентской базы».

Дополнительно в персональных настройках можно включить опцию «Искать последнюю сделку для автоматической связи задачи»: если сотрудник создал задачу без привязки к CRM, приложение по первому слову названия задачи (до первого пробела) найдет последнюю подходящую сделку и свяжет ее с задачей автоматически.

Ограничения, условия применимости и диагностика

Приложение «Планы» распространяется через официальный каталог Битрикс24 Маркетплейс по подписной модели (подробный разбор того, как работает подписка и когда она нужна, приведен в материале «Подписка Маркетплейс Битрикс24: что это и зачем нужна»).

При внедрении и проверке настроек учитывайте пять технических особенностей:

1. Событийная задержка до 1 минуты. Приложение работает по событийной модели Битрикс24: когда задача создается, меняется крайний срок, добавляется тег или фиксируется просрочка, сервер собирает события за минуту и обрабатывает задачи каскадно. Поэтому после добавления тега #history или #history_co таблица в описании задачи появляется не мгновенно в ту же секунду, а в интервале от нескольких секунд до минуты (чтобы увидеть результат, обновите карточку задачи).
2. Требование к связке «Задача -> Сделка -> Контакт/Компания». Опции #history и #history_co работают только тогда, когда у задачи заполнена связь со сделкой CRM, а внутри самой сделки привязан клиент (для таблицы #history берется первый контакт, который возвращает Битрикс24 по сделке). Если задача не привязана к сделке, приложению неоткуда получить идентификатор клиента.
3. Лимит выводимых сделок задается глобально. Если у постоянного клиента 150 исторических сделок, а в задачу подтянулись только 20, это не ошибка: администратор портала регулирует глубину таблицы в поле «Количество сделок для вывода в описании задачи» во вкладке «Общие настройки».
4. Актуализация воронок после изменений в CRM. Если вы создали в Битрикс24 новое направление сделок или переименовали отказные стадии, которые нужно исключать при расчете конверсии #history_co, зайдите во вкладку «Общие настройки» приложения и нажмите кнопку «Обновить» напротив пункта «Обновить категории сделок».
5. Разделение прав администратора и персональных правил. Фоновые изменения в карточках задач выполняются от имени пользователя, выбранного в поле «Изменить администратора приложения», но сами триггеры (автосдвиг дедлайна, подгрузка истории, контроль времени, передача напарнику) срабатывают индивидуально по чекбоксам вкладки «Персональные настройки» конкретного сотрудника.

Как внедрить систему планирования задач без перегрузки команды

Попытка включить все 25 галочек в первый же день часто приводит к тому, что сотрудники путаются в автоматических переносах сроков и возвратах задач. На практике запуск проходит спокойнее в четыре коротких шага:

1. Шаг 1. Базовая гигиена и календарь (День 1). Администратор устанавливает приложение «Планы», выбирает технического администратора приложения, заполняет календарь выходных и праздничных дней на год и задает лимит сделок для вывода в описании (20).
2. Шаг 2. Контекст клиента для смежных отделов (Неделя 1). Руководители продаж и постановщики задач включают в «Персональных настройках» опции #history и #history_co (с выбором отказных стадий), а также выгрузку результата задачи в комментарии сделки. Роботы постановки задач на расчет КП и производство дополняются тегом #history.
3. Шаг 3. Дисциплина сроков и времени (Неделя 2). Подключаются автосдвиг крайнего срока до планируемой даты завершения, отключение уведомлений по задачам будущих дней и контроль учета затраченного времени при закрытии задач.
4. Шаг 4. Приоритизация по целям и АвтоФокус (Неделя 3). Команда переходит к разметке задач по 4 категориям влияния на цели (🔥 Влияет на цель, ⚡ Влияет на риски, 🙋 Делегировать, 🕖 Отложить), настраивает индивидуальные словари во вкладке «АвтоФокус» и использует быструю нарезку подзадач из чек-листов.