Что такое задачи и зачем они нужны?
Задачи в Битрикс24 - это один из основных инструментов планирования и регулирования деятельности компании.
Этот инструмент позволяет:
- Создавать регулярные, индивидуальные и групповые задачи для сотрудников.
-
Задавать сроки задач и контролировать их исполнение.
-
Бронировать и эффективно распределять ресурсы.
-
Отслеживать занятость сотрудников и продуктивность их работы.
-
Управлять стадиями проектов.
-
Оперативно обсуждать текущие вопросы и сложные моменты.
-
Оценить работу каждого сотрудника в компании.
-
Контролировать работу отделов и подразделений.
-
Видеть общую картину работы организации.
Где расположен модуль задачи и группы в Битрикс24.CRM?
Отдельная вкладка с одноименным названием расположена в главном левом меню колонки Вашего портала.
Стандартный вид экрана отображения задач:
- Список.
-
Сроки (канбан в котором все задачи сгруппированы по крайним срокам исполнения).
-
Гант.
- Заголовка.
-
Блока описания задачи.
-
Чек листа.
Настроек полей:
-
Крайний срок.
-
Ответственного.
-
Исполнителя.
-
Оценки.
-
Напоминания.
Правила хорошего тона для сотрудников компании или как правильно работать с задачами:
Если поручение не зафиксировано в Битрикс24.CRM, то ее можно не делать.
Каждая задача должна быть вручную, а лучше автоматически с помощью роботов или бизнес-процессов привязана к группе (проекту, отделу, папке).
- Нет группы, нет задачи.
-
Нет быстрого поиска и фильтрации в том числе по группам.
-
Нет привязки – деньги, задача «на ветер».
-
Средне статистическая энергичная компания за год перерабатывает до 150000 задач. Представляете какая будет каша и сколько времени потребуется чтобы найти или сориентироваться на экране.
- Сотрудник не работал.
-
Нет учета.
-
Нет контроля.
-
Нет статистики.
-
Нет данных анализа.
Если надо, то запрещать исполнителю менять крайний срок вообще или при отсутствии комментария или без согласования с постановщиком задачи.
-
Если надо, то принимать и контролировать качество исполнения задачи.
-
У каждого сотрудника не должно быть ни одной просроченной задачи.
-
Не должно быть задач по работе с клиентами без связи с модулем CRM.
-
Если сотрудник работает без задач, то считай, что он не работает.
-
Считай, что задача делается бесплатно за свой личный счет.
-
Денег от клиента мы не увидим.
Сложно ли соблюдать правила хорошего тона?
Нет!
Сколько времени уходит на выработку устойчивых навыков?
-
Обычно 3 недели.
-
За одну неделю: Если Вы и сотрудники пройдете курс бесплатного обучения.
Важна ли системность в этом вопросе?
- Да, она является основой успеха!
-
Да, она является фундаментом для автоматизации рутинных процессов.
О чем говорят задачи подчиненных их руководителя?
- Чем были, чем заняты, чем будут заниматься их подчиненные вчера, сегодня, завтра?
-
С каким клиентом работает сотрудник?
-
Выгоден ли был отработанный заказ?
Как найти нужную задачу в массиве?
Штатный модуль фильтр позволяет найти нужную задачу по названию, По статусу (ждет контроля, поручил, не просмотрены, делаю), По группе, По любому доступному полю…
Какой вид экрана наиболее удобен в работе?
- Для исполнителя, менеджера, сотрудника – «Сроки».
-
Для руководителя особенно по утрам и вечерам - «Список» с поочередно включенными фильтрами статусов.
-
Комбинация обоих отображений в зависимости от ситуации.
О чем кричат счетчики задач?
О количестве задач на которые нужно обратить внимание.
- О просроченных задачах.
-
О задачах на сегодня, завтра, на потом.
-
О задачах, в которые были добавлены, возможно важные комментарии или заданы уточняющие вопросы.
Основная задача сотрудника компании любого ранга, чтобы счетчик с задачами на сегодня был равен 0.
Как оптимизировать работу с задачами?
- Вводите мотивационные корпоративные игры!
-
Ведите рейтинги самых активных и исполнительных сотрудников.
-
Почаще заглядывайте в модуль эффективность на показатели и графики.
-
Активно пользуйтесь и учите сотрудников применять опцию напоминание о крайнем сроке задачи.
-
Не забыть пройти курс бесплатного обучения CRM4.org/e, который построен на задачах группы.
Где работают задачи?
Везде, на всех тарифах Битрикс24.CRM!
Сколько стоят модуль задач Битрикс24 и приложение CRM4.org/e?
Бесплатно, совсем, совсем и всем!
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
-
YouTube Канал
-
Телеграм Канал
-
Инстаграм Канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»