Задачи в Битрикс24.CRM. Работа. Учет. Фильтрация. Поиск. Связи. Отчеты

Задачи в Битрикс24.CRM - это один из основных инструментов планирования и регулирования деятельности компании.

Что такое задачи и зачем они нужны? Этот инструмент позволяет:
  1. Создавать регулярные, индивидуальные и групповые задачи для сотрудников.
  2. Задавать сроки задач и контролировать их исполнение.
  3. Бронировать и эффективно распределять ресурсы.
  4. Отслеживать занятость сотрудников и продуктивность их работы.
  5. Управлять стадиями проектов.
  6. Оперативно обсуждать текущие вопросы и сложные моменты.
  7. Оценить работу каждого сотрудника в компании.
  8. Контролировать работу отделов и подразделений.
  9. Видеть общую картину работы организации.
Где расположен модуль задачи и группы в Битрикс24.CRM?

Отдельная вкладка с одноименным названием расположена в главном левом меню колонки Вашего портала.

Стандартный вид экрана отображения задач:
  1. Список.
  2. Сроки (канбан в котором все задачи сгруппированы по крайним срокам исполнения).
  3. Гант.
Типовая карточка задачи состоит из:
  1. Заголовка.
  2. Блока описания задачи.
  3. Чек листа.
Настроек ключевых полей:
  • Крайний срок.
  • Ответственного.
  • Исполнителя.
  • Оценки.
  • Напоминания.
Правила хорошего тона для сотрудников компании или как правильно работать с задачами:
Если поручение не зафиксировано в CRM Битрикс24, то ее можно не делать.

Каждая задача должна быть вручную, а лучше автоматически с помощью роботов или бизнес-процессов привязана к группе (проекту, отделу, папке).

Что будет если не следовать правилам хорошего тона?
  1. Нет группы, нет задачи.
  2. Нет быстрого поиска и фильтрации в том числе по группам.
  3. Нет привязки – деньги, задача «на ветер».
Среднестатистическая энергичная компания за год перерабатывает до 150 000 задач. Представляете какая будет каша и сколько времени потребуется, чтобы найти или сориентироваться в портале, если не будет хлебных крошек для поиска и систематизации информации?

У каждой задачи должен быть крайний срок. Нет срока, это равносильно, что забыл про задачу.

Если у задачи не включен счетчик учета времени (дополнительные настройки задачи), то считай, что:
  1. Сотрудник не работал.
  2. Нет учета.
  3. Нет контроля.
  4. Нет статистики.
  5. Нет данных анализа.
фото 1.png
фото 2.png
фото 3.png
фото 4.png
  • Если надо, то принимать и контролировать качество исполнения задачи.
  • У каждого сотрудника не должно быть ни одной просроченной задачи.
  • Не должно быть задач по работе с клиентами без связи с модулем CRM.
фото 5.png
  • Считай, что задача делается бесплатно за свой личный счет.
  • Денег от клиента мы не увидим.
  • Если сотрудник работает без задач, то считай, что он не работает.
Сложно ли соблюдать правила хорошего тона?
Нет!

Сколько времени уходит на выработку устойчивых навыков?
  • Если работать каждый день - 3 недели.
  • Или за одну неделю, Если Вы и сотрудники пройдете курс бесплатного обучения.
Важна ли системность в этом вопросе?
  • Да, она является основой успеха!
  • Да, она является фундаментом для автоматизации рутинных процессов.
О чем говорят задачи подчиненных их руководителя?
  1. Чем были, чем заняты, чем будут заниматься их подчиненные вчера, сегодня, завтра?
  2. С каким клиентом работает сотрудник?
  3. Выгоден ли был отработанный заказ?
Как найти нужную задачу в массиве?

Штатный модуль фильтр позволяет найти нужную задачу:
  • По названию.
  • По статусу:
  1. Ждет контроля.
  2. Поручил.
  3. Не просмотрены.
  4. Делаю
фото 6.png
фото 7.png
  • По группе.
фото 8.png
  • По любому доступному полю…
Какой вид экрана наиболее удобен в работе?
  • Для исполнителя, менеджера, сотрудника – «Сроки».
  • Для руководителя особенно по утрам и вечерам - «Список» с поочередно включенными фильтрами статусов.
  • Комбинация обоих отображений в зависимости от ситуации.
О чем кричат счетчики задач?
  • О количестве задач на которые нужно обратить внимание.
  • О просроченных задачах.
  • О задачах на сегодня, завтра, на потом.
  • О задачах, в которые были добавлены, возможно важные комментарии или заданы уточняющие вопросы.
  • Основная задача сотрудника компании любого ранга, чтобы счетчик с задачами на сегодня был равен 0.
Как оптимизировать работу с задачами?
  • Вводите мотивационные корпоративные игры!
  • Ведите рейтинги самых активных и исполнительных сотрудников.
  • Почаще заглядывайте в модуль эффективность на показатели и графики.
фото 9.png
фото 10.png

Где работают задачи?
Везде, на всех тарифах Битрикс24.CRM!

Сколько стоят модуль задач Битрикс24 и приложение CRM4.org/e/?
Бесплатно!

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам