Внедряем Бизнес-процесс по организации закупок в Битрикс24.CRM?

Типовой сценарий, что должен делать исполнитель?
  1. Создать заявку.
  2. Заполнить обязательные поля.
  3. Согласовать объемы, временные рамки и ценовые границы с руководителями направлений в строго оговоренных временных рамках.
  4. Получить «добро» руководителя компании или лица принимающего решение (ЛПР).
  5. Связаться с контрагентами и совершить закупку.
  6. Постоянно контролировать все стадии процесса до момента поступления на склад.
Рабочее решение:
  1. Создать отдельное направление сделки отвечающее за этот процесс.
  2. Одна сделка отвечает за новую очередную заявку.
  3. Чтобы не плодить бесконечное количество новых полей в рамках карточки за каждую позицию отвечает отдельная строка реестра (электронной таблицы).
  4. Каждая позиция состоит из: наименования (номенклатуры), объема, желаемой даты поступления на склад, максимальной цены за единицу товара, сведений о дате выработке и гарантийном сроке годности, фотографий качества и упаковки, итоговая сумма и планируемая дата оплаты за партию.
  5. После сохранения данных по заявке в работу включаются роботы и бизнес-процессы, сопровождающие заказ по всем этапам.
  6. Автоматически создаются параллельные и последовательные задачи для всех участников сопровождения заявки.
  7. По сценарию рассматриваемого примера, создаются одна общая задача с общим конечным контролем у операционного директора обобщить данные и три подзадачи для руководителей основных направлений бизнеса о необходимости согласовать и утвердить все параметры заявки по каждой позиции, находящейся в его компетенции.
  8. Каждая отдельная задача для руководителей направлений стандарта и интуитивно понятна, ограничена крайним сроком, содержит полный набор необходимых полей с информацией заявки и обязательным набором полей, которые он должен по факту заполнить. Быстрые ссылки позволяют исполнителю легко попасть в нужное место реестра, включен доступ распределения только тех полей, которые относятся непосредственно к его личной задаче.
  9. Результаты совместных действий по работе с задачами отображаются в общем реестре в табличном формате.
  10. Возможность редактирования сохраняется на всех этапах обсуждения заявок.
  11. После конечной инстанции – принятием и утверждением итоговой заявки операционным директором процесс заявка автоматически переходит в очередной статус «Согласована (номенклатура) и система ставит задачу ответственному за исполнение принятого решения осуществить согласование финансирования закупки с соответствующим контролем со стороны финансовых руководителей компании.
  12. Дальше процесс идет по накатанной, ставиться задача исполнителю связаться с контрагентами и осуществить закупку, проконтролировать поступление на склад и закрыть сделку как успешную.
  13. Вся информация о закупке на всех ее стадиях информативно отображается на экране в формате КАНБАН у всех заинтересованных для оперативного контроля, автоматического и при необходимости ручного управления.
Что нужно для реализации подобного решения?
  • Отдельное направление – воронка сделки.
  • Бизнес-процессы.
  • Универсальные списки.
  • Роботы в задачах.
  • Доступы и разграничения в сделках.
На каких тарифах может быть реализовано такое решение?
Компания, Коробка, Профессиональный.
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам