Удобная и прозрачная оцифровка заявок любой сложности для службы сервиса в Битрикс24.CRM

История вопроса почему нельзя оцифровать заявку клиента с помощью камеры мобильного телефона не новая, насчитывает уже почти 10 лет и развивается по мере увеличения возможностей Битрикс24.

В начале пути использовалось и считалось наиболее перспективным применение экстранет возможностей системы. Правда минусы такого решения сильно напрягали:
  • Обязательная авторизация всех ее участников в том числе клиентов.
  • Умение работать в портале особенно для клиентов.
Второе решение проблемы виделось в применении своей формы обратной связи на сайте в которую клиент сам вносил все необходимые данные, а они потом перетекали в CRM. И тут нашлись неприятные мелочи в виде необходимости иметь свой хостинг, постоянных доработок и допиливаний.

Стало значительно проще стало, когда с развитием платформы в Битрикс24.CRM появились свои CRM-формы, но оставалась проблемы дубликатов контактов, компаний и сделок.

С появлением возможностей в Битриркс24.CRM после заполнения форм обратной связи сразу создавать контакты и сделки жизнь стала почти прекрасной, а добавление возможностей создавать еще и задачи ну просто интересной.

А дальше вроде бы случилось чудо заработала CRM аналитика и внезапно началась мешанина внешних и внутренних сделок, что привело к полному искажению данных отчетов.

Требовалась свежая мысль и идея как работать дальше, но при этом опираться только на штатный функционал Битрикс24.CRM. Недавно 18 мая 2021 г. произошло новое обновление Битрикс24.CRM и появились новые супер возможности, которые позволили совершить рывок вперед и избавится от имеющихся проблем.

Откроем рабочий портал, специально созданное направление сделки IT-поддержка. Создадим новую регулярную сделку, которая будет помогать нам подсчитывать количество задач, решенных для клиента, реально потраченное на эту работу время, выставленные счета и закрытые акты за отчетный месячный период. Всего в течении одного год планируется таких 12 сделок на одного клиента, находящегося на нашем обслуживании.

Для чего нам нужна сделка? Для установления связей с контактом и компанией, постановки задач по каждому обращению клиента в техническую поддержку и выставлению ежемесячного автоматической счета по итогам выполненных работ в отчетный период.

Как технически происходит процедура:

Мы сгенерировали и подготовили для клиентов специальную ссылку QR- код, которую мы раздаем нашим клиентам на все оборудование которое находится на нашем попечении.

фото 1.png

Клиент кратко пишет о своей проблеме, прикладывает если нужно файл с фото и одним кликом отправляет свою заявку в нашу CRM.

фото 2.png

CRM, роботы и бизнес-процессы автоматически обрабатываю весь поток обращений клиентов, распределяет их по исполнителям, специалистам разных направлений, ставят соответствующие задачи и включает контрольные подзадачи проверяющим. Для равномерной нагрузки между сотрудниками компании осуществляется автоматически с помощью специального бесплатного Приложения Автоматический конвейер загруженности сотрудников [FREE.FIX4.ORG], которое распространяется по подписке Битрикс24.Маркет

Система без участия человека создает отдельный слайдер – карточку очередной заявки со всей необходимой информацией и единый реестр по всем заявкам.

фото 3.png

Назначенный исполнитель по заявке работает непосредственно только с задачами пользуюсь удобным для него отображением в виде списка или канбан.

Приятные плюшки, к каждому контакту и компании привязываются все отправленные им заявки в техническую поддержку, которые могут отображаться в виде отдельного личного списка.

Что использовалось для реализации такого решения?
  • Битрикс24.CRM "Компания, "Профессиональный" или коробка.
  • Смарт-сущности, это новый отдельный модуль-конструктор, который позволяет создавать неограниченно свои сущности со своими отдельными полями.
  • CRM-формы.
  • Приложение Универсальный генератор QR кодов QR-LINK.FIX4.ORG от Лаборатории автоматизации «‎LOG [IN] OFF».
  • Приложение Автоматический конвейер загруженности сотрудников [FREE.FIX4.ORG].
  • Любой мобильный телефон с фотокамерой и установленным бесплатным считывателем QR кодов.
Какие преимущества дает использование смарт-сущностей?
  • Теперь не нужно грузить сделки обременительными лишними полями для решения специфических задах своего бизнеса, они создаются и хранятся теперь в смарт-сущностях. В каждой сущности создаются и хранятся только свои поля.
  • При создании новых направлений сделок не будут в фильтрах и настройках вываливаться общие не пересекающиеся поля для всех сделок, которые нужно лишь избирательно.
  • Для смарт-сущностей доступны все ранее созданные и использующиеся привычные нам рабочие инструменты и настройки доступов.
  • Адекватно и корректно работает сквозная аналитика, устранены все проблемы, описанные выше.
  • Смарт-сущности выводятся в отдельный пункт меню и с ними работаю штатные роботы.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам