В Битрикс24.CRM есть удобный модуль генерации документов по готовым шаблонам. Клиенты используют его в работе для быстрого создания типовых договоров, коммерческих предложений, актов, счетов, накладных и других видов документов.

Типовая ситуация, компания состоит из нескольких юридических лиц и ИП, у нее несколько типов договоров и приложений на все случаи жизни, количество шаблонов документов, одновременно находящихся в работе постоянно растет и их число уже превысило 60-ть. Постепенно время на поиск нужного документа постоянно увеличивается и часто возникают ошибки при выборе нужной редакции.

Есть ли варианты оптимизации выбора из списка шаблонов документов?

Да, есть если Вы работаете в коробочной версии Битрикс24.CRM!

Откроем корпоративный портал и смоделируем ситуацию, когда нужно из сделки сгенерировать очень нужный документ по шаблону.

Откроем вкладку документ и получим доступ к большому списку шаблонов,который занимает несколько экранов.

Обычный вариант быстрого поиска:

Одновременно давим на клавиши Ctrl+F и в поисковой строке набираем по памяти вариант названия шаблона. Система по мере набора комбинаций букв будет ограничивать и предлагать нам выбор подходящих вариантов и быстрый поиск, находящихся на странице всего экрана.

Ищем нужное место и фиксируем наш выбор.

Недостатком такого метода является, то что поисковик «подсвечивает» совпадающую комбинацию букв и слов не только в нужной нам зоне поиска, но и по всему экрану монитора.

Немного упрощает поиск процедура включение опции разграничения доступа к отдельным документам.

Можно в настройках включить ограничения, для разных категорий сотрудников, ведь не всем сотрудникам в ходе их трудовой деятельности нужны обязательно все документы компании. Опция разрешения пользоваться шаблоном включается в настройках, добавить шаблон, открыть шаблон и прописать в соответствующем поле тех, кто будет работать с шаблоном.

Оптимизированный вариант поиска нужного шаблона для клиента.

1. Дорабатывается типовая форма карточки и в нее добавляется специальное поле «Поиск документов».
2. Осуществим набор слова «Агент…», в поисковом окне отобразятся все заготовленные компанией шаблоны, в названиях которых будет присутствовать это словосочетание.
3. Чтобы поиск работал удобнее и быстрее важно чтобы все названия шаблонам присваивались по утвержденному корпоративному стандарту –шаблону. Желательно чтобы в названии шаблона отображалась кратко и четко тип документа-договор, акт, между кем и кем (по форме собственности) и емкое и содержание, например, договор агента... Краткая запись такого примера может выглядеть так – ИП-ООО-Агент-Договор о аренде или ООО-ООО-Агент-Договор.
4. В нашем пример поиск осуществляется по последовательной комбинации букв. При необходимости алгоритм поиска может быть доработан конкретно под вас, например, поиск по отдельным словам и словосочетаниям.
5. Поиск нужного шаблона в доработанной коробочной версии Битрикс24.CRM значительно ускоряет и упрощает использование модуля генерации документов и расширяет его возможности.
6. Доработку стандартного окна и расширение возможностей можно заказать у любого партнера Битрикс24.CRM в том числе и в нашей лаборатории.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»