Спокойный отпуск Руководителя и Сотрудника благодаря Битрикс24.CRM

Как настраивать?
Как смотреть?
Что есть в штате?
Разберемся и покажем фишки :0

Возможности штатного функционала Битрикс24.CRM
  1. Откроем на рабочем портале «График отсутствий».
  2. Если Вы еще не знаете где он «живет» просто наберите в поисковой строке портала «График отсутствий» и Битрикс24.CRM подскажет.
  3. Модуль позволяет руководителю, администратору портала, начальнику отдела кадров указать планируемые и реальные периоды отсутствия каждого сотрудника компании, например, отпуска, командировки, отгулы и больничные. Модуль также учитывает отметки и из личных календарей сотрудников (работа вне офиса и т.п.).
Обязательные поля для описания причины отсутствия:
  1. Тип отсутствия (корректируемый список описания).
  2. Причина отсутствия.
  3. Период – начало и конец отсутствия.
Как это должно работать?
  1. Ваш сотрудник собрался в отпуск и заполнил карточку заявки.
  2. Вы, коллега или система планируете поручить своему сотруднику, которого не будет или уже нет на работе новую задачу.
  3. Приложение проверяет отсутствие этого сотрудника по графику-реестру, и автоматически перераспределяет эту задачу замещающему члену команды.
  4. При этом в случае прямого обращения система напомнит всем, что конкретный сотрудник, к которому пытались обратится не доступен, он отдыхает или в командировке.
  5. Во всех чатах портала будет висеть соответствующая иконка демонстрирующая реальный статус этого сотрудника.
фото 1.png

Чат Битрикс24.CRM, где с

Зачем это нужно?
  1. Чтобы руководители и сотрудники помнили, что их коллега в настоящее время отдыхает и учитывали это в своих и производственных планах.
  2. Чтобы сотрудник трезво рассчитывал свои силы и до отпуска максимально закрыл или передал все свои не завершенные дела другим сотрудникам отдела, вовремя доложил и отчитался перед непосредственным руководителем.
  3. Чтобы за несколько дней до начала отпуска сотруднику не добавляли новые задачи, дела или поручения, которые он не сможет выполнить по объективным причинам, а равномерно распределили их между другими сотрудниками.
  4. Чтобы руководители могли планировать отпуска своих сотрудников в течении года без ущерба производственным интересам.
  5. Чтобы минимизировать фактор человеческой ошибки и простой забывчивости.
ВАЖНО:
  • Модуль «График отсутствий» очень важен и максимально эффективен для компаний с большим количеством сотрудников и в том случае, когда часть сотрудников работает «в полях» на выездах или территориально разбросаны по местности, городу, региону.
  • Штатный модуль Битрикс24.CRM «График отсутствий» доступен на тарифах «Компания», «Команда» и «Коробка» (любой корпоративный портал).
  • Как настраивается и работает этот модуль широко освещено в доступных материалах, и мы подробно обсуждали в одном из предыдущем видеоролике, копия ролика доступна в архиве на Нашем Ютуб канале.
  • Для полноценного использования данных и управления процессом Вам необходимо на портал установить приложение FREE.FIX4.ORG
Какие дополнительные возможности предоставляет приложение и как это решение успешно работает в нашей компании?
  1. При установке приложения на портале автоматически создается отдельная группа FREE.FIX4.ORG – График отсутствий.
  2. Эта группа содержит специальный электронный журнал в форме стандартного списка, в котором в режиме реального времени ведется учет отсутствий сотрудников компании.
  3. Периодически все сотрудники открывают список и делают в нем служебные записи, для удобства рекомендуем сохранить прямую ссылку на него (нажать звездочку) в главном левом меню портала с пометкой для всех сотрудников.
  4. При необходимости сделать новую запись, например, оформить очередной трудовой отпуск сотрудник активирует список и в удобной форме отвечает на штатные вопросы – указывает дату, время и причину своего планируемого отсутствия.
  5. Если заявление требует разрешения и согласования, то запускается робот, который проинформирует непосредственного руководителя и запросит его разрешение. В случае одобрения руководства включится приложение со своими контрольными, информационными сообщениями и автоматическими задачами для сотрудников отдела, бухгалтерии и отдела кадров.
  6. В поле комментарии можно:
  7. Оставить сообщение коллегам, которые в отсутствие сотрудника будут продолжать работу с клиентами.
  8. Написать отдельное поручение.
  9. Выбрать сотрудника которому инициатор рекомендует передать свои незакрытые дела.
  10. Дальше от имени непосредственного руководителя сотрудника будут созданы автоматические задачи для нового исполнителя, чтобы клиенты компании не остались без внимания и опеки во время отсутствия отпускника.
Какие базовые задачи последовательно создает приложение для сотрудника?
  1. За 2 недели до начала события, отправит запрос – нет ли изменений в планах?
  2. За 7 дней до отпуска – повторит запрос - все ли в силе, нет ли проблем?
  3. За 2 дня до отпуска – нет изменений, все ли в порядке, нет ли не завершенных и не переданных дел, требующих внимания?
  4. Если вдруг возникли изменения в планах, то прямые ссылки в задачах откроют быстрый доступ к карточке заявления, где можно будет внести комментарии или правки в графике и списке незавершенных дел и задач.
Где «живет» FREE.FIX4.ORG?

Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейс.

Чем занимается приложение?

Приложение «мониторит» присутствие сотрудников на рабочих местах, запрашивает нагрузку по не закрытым делам, сделкам и равномерно распределяет дела (лиды, сделки) между присутствующими сотрудниками компании.

Подробно об возможностях и особенностях настройки приложения можно ознакомится в видеоролике, который находится в архиве на нашем Ютуб канале или в инструкции.

Кто может установить приложение?
  1. Только администратор портала.
  2. Наберите в поисковой строке «конвейер» или «FREE.FIX4.ORG» и установите приложение.
  3. Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации.
  4. В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.
Настройка приложения:
  • После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем ее и войдем в режим настройки. Не забудьте принять предложение от системы вступить в специальную группу.
  • Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями, отображающими включенные параметры настройки:
  1. Выбранный тип сущности(ей).
  2. Стадии.
  3. Сотрудников.
  4. Частоту проверки.
  5. Загрузку сотрудников в режиме реального времени.
  6. Количество просроченных задач.
  7. Кто из сотрудников менее нагружен.
  8. Какой БП учитывается.
  9. Регулируемые опции (радиокнопки) – Учитывать просроченные задачи и статус дня да или нет?
ВАЖНО:
  • Не забудьте включить галочку учитывать статус дня.
  • Теперь нужно настроить бизнес-процессы электронного журнала –отсутствий.
  • Открываем список правами администратора группы:
  1. Выбираем настройки бизнес процессов, режим редактирования – «Уведомление».
  2. Доступ к редактированию откроется только если вы не забудете принять приглашение и стать членом группы.
  3. В штатном графическом редакторе Битрик24.CRM необходимо в шаблоне внести индивидуальные правки вашей компании:
  4. В разделе константы или переменные прописать реальные данные ID вашей группы и списка.
  5. Где живут на вашем портале нужные Вам ID наглядно показано в этом ролике и расписано в инструкции. Просто скопируйте их и пропишите в нужном поле, затем сохраните изменения.
  6. Все остальное приложение сделает за Вас.
  7. Если вдруг понадобятся изменения в текстах задач или параметрах, то правки тоже делаются здесь, но подробно как мы обсудим в следующем видеоролике.
  • Приложение начинает работать сразу по завершению настроек.
  • Для полного счастья и удовольствия работы не забудьте ознакомить ваших сотрудников правилами, возможностями приложения и провести с ними мини-курс обучения.
В каких тарифах работает приложение и график отсутствия?

«Команда» и любая корпоративная версия (коробочная версия Битрикс24.CRM).

Сколько стоит приложение?
  1. Приложение, разработанное нами, работает бесплатно в течении 30-дней.
  2. Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
  3. Все наши приложения, установленные на Вашем портале вне зависимости от их количества, будут для Вас бесплатны если Вы продлеваете или оформляете лицензию Битрикс24.CRM через нашу компанию.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам