Создаем название компании в Битрикс24.CRM по правилам и формату 1С

Зачем? Хочется сразу иметь правильный, полноценный обмен данными без «головной боли» и дополнительных правок при интеграции между CRM Битрикс24.CRM и 1С.

Почему?
  1. В 1С все названия компании формируются по строго утвержденному шаблону и правилам.
  2. В органах государственной регистрации другой формат, который отличается от формата 1С.
  3. В Битрикс24.CRM написание названия не регламентируется и зависят от фантазии заказчика, администратора и разработчика портала.
  4. После появления возможностей интеграции не хочется делать двойную скучную работу.
  5. Не нужно чтобы Бухгалтерия вносила ручные правки в каждую новую компанию.
Разберем пример на рабочем портале:
  • Страница CRM, вкладка компании.
  • Часть компаний уже записана по формату 1С (название + орг. форма).
  • Проведем изменения в карточке с «неправильным» форматом названия.
  • После обновления, отрабатывает бизнес-процесс и название компании обновляется до формата 1С.
  • Продолжим эксперимент для другой компании и видим, что обновление формата при изменении данных не произошло.
Почему?
  1. В настоящее время в этом портале Битрикс24.CRM нет «очищенных» данных именно об этой компании.
  2. Очищенные данные это запись названия компании в дополнительном поле без кавычек и организационно правовой формы.
  3. Специальный бизнес процесс, обновляет название компании по формату 1С берет стартовую информацию именно из поля «очищенное название».
Как быть?
  1. Воспользуемся вкладкой бесплатной программы «автореквизиты» и обновим данные о «упрямой» компании в Битрикс24.CRM.
  2. После обновления экрана происходит обновление названия до «правильного» формата.
  3. Важно, в поле реквизиты название компании сохраняет версию, совпадающую с названием, под которым компания зарегистрирована в налоговом органе.
Что хочется дополнительно?
  1. Чтобы в Битрикс24.CRM в списках была возможность сортировки по полю название.
  2. После внесения обновлений в написание названий, такая возможность теперь существует, ведь мы избавились описания формы собственности, и штатная сортировка отлично справляется, сортируя названия по первым буквам названия.
Какие еще дополнительные возможности появились?
  1. При автоматическом создании рабочих папок на облачном общем диске портала в названии которых имеется поле название компании они теперь не просто «рассыпаны» на диске, а красиво и удобно располагаются в алфавитном порядке повышая комфортность и удобства работы с большим количеством папок.
  2. На практике часто в таких папках хранятся типовые комплекты документы по годам и формам собственности. В этих папках хранятся проекты, счета, договора, отчеты. Часто используется модуль автоматической загрузка и обновлений рабочих версий документов…
ВАЖНО и ПРИЯТНО:

При приведении к единому формату написания названий и отказа от кавычек, которые системой распознаются, как служебные знаки после автоматического создания названия папок вдруг сразу начинает работать штатный инструмент быстрого поиска по нескольким символам. Дело в том, что кавычки по умолчанию системой превращались в нижнее подчеркивание и это отключал, блокировало нормальную возможность поиска.

Вдвойне приятно:

После приведения к единому стандарту «правильно» и корректно заработала поисковая строка «глобального» поиска и удобно работает сортировка от а до я.

Что нужно для реализации такого функционала?
  1. Бизнес-процессы и, следовательно, тарифы «Команда», «Компания» или любая коробочная версия Битрикс24.CRM.
  2. Бесплатное приложение «Автореквизиты» INN.FIX4.ORG. При установке приложение создает технические поля, которые необходимы для реализации проекта.
Где зарыта собака?
  1. В официальной переписке с клиентами, партнерами и компетентными органами используются шаблоны. В шаблоны необходимо подставлять официальные и правильные названия компаний согласно правилам русского языка и переписки.
  2. По факту у нас теперь используются не одно, а несколько полей на все случаю жизни, где хранятся названия компании в разных форматах. Ранее часть этих полей была просто не доступна для работы с шаблонами.
  3. Теперь эта проблема решена и поэтому важно не перепутать, знать «где лежат» и вставлять в шаблоны нужные подходящие к документу поля.
  4. Не приятно, но придется переделать или доработать уже существующие шаблоны Договоров, писем, счетов, актов и заменить в них ссылки на некоторые поля.
Что будет в следующем видеоролике?
  1. На практических примерах мы рассмотрим, как быстро внести необходимые правки в шаблоны документов.
  2. Как создавать с помощью бизнес-процессов папки на общем диске.
  3. Как настроить обновление данных между облачным диском и локальным компьютером.
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам