Мир изменился, удобная мобильная процедура согласований между сотрудником, начальником, руководителем и бухгалтером и возможность принятия быстрых решений стала основой успешной работы большинства предприятий.
Процедура и бизнес процесс согласования счетов в настоящее время — это общепринятая процедура, которую собственники порталов создают самостоятельно предпочтительно в смарт-сущностях и настраивают под себя любимого и под основной бизнес-процесс компании.
В рамках процесса сотрудники компании согласуют с руководством и получают разрешения или отказы на оплату услуг контрагентам, поставщикам, наёмным рабочим, например, на выплату комплектующий, расходных материалов, аренду складов, транспорта, помещений и т.д.
Стандартная схема процедуры выглядит так. Сотрудник в рамках рабочего проекта создаёт соответствующую заявку, которая проходит по цепочке стадий к непосредственному руководителю, к руководителю департамента и/или руководителю компании. На каждом этапе согласования система ставит автоматические задачи ответственным и информирует участников о том, на какой стадии находится заявка что, кому и когда нужно сделать. В результате руководители принимают взвешенное решение, а в конечной стадии заявка с полной информацией: за что платёж, какая сумма, кто получатель, кто плательщик, на какой расчётный счёт, какого банка, когда нужно провести платёж попадает в бухгалтерию для производства оплаты.
Естественно, что на начальном этапе вся необходимая информация о платеже вносится инициатором в CRM Битрикс24, а потом на заключительном корректно должна быть передана в 1С.
Для быстрого, правильного, полного и безошибочного внесения реквизитов получателя платежа по стандартам ФМС РФ и 1С Бухгалтерии рекомендуется ручной ввод информации в карточку партнёра осуществлять с применением профессионального приложения "Автореквизиты" [PRO.INN.FIX4.ORG] от Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF». Быстрый поиск и ввод данных партнёра с применением приложения осуществляется по ИНН или названию компании.
Примечательно:
Один раз правильно введённые данные партнёра в Битрикс24 с помощью модуля обмена передаются в 1С и при повторных платежах их не нужно снова вводить или обновлять.
Использование в работе штатного модуля Битрикс24 товары позволяет проводить штатные регулярные платежи, например, за аренду и последующее оформление заявки для согласования практически в несколько кликов.
Как технически в нашем примере происходит процедура согласования на компьютере?
Новая заявка создана, руководитель получает уведомление, задачу или бизнес-задачу о необходимости согласовать или отказать.
Если руководитель у ПК, и ему ставится задача, то он открывает её и по короткой ссылке проваливается в заявку для ознакомления и принятия решения. Вариантов дальнейших действий руководителя может быть несколько:
-
Отказать, закрыть и перевести заявку в соответствующий статус.
-
Вернуть заявку в стадию – черновик на доработку в сопровождении замечания в комментарии.
-
Утвердить и перевести заявку в стадию –передано бухгалтеру для проверки и проведения оплаты в соответствии с действующим регламентом.
ВАЖНО: задача о необходимости принятия решения руководителем при этом закрывается вручную.
Если руководитель у ПК, и ему ставится бизнес-задача, то он открывает её из меню для ознакомления и принятия решения.
В случае, когда при согласовании используются бизнес-задачи вместо задач, то отпадает необходимость вручную менять статусы, закрывать бизнес-задачу, эту работу вместо него автоматически выполнят роботы, руководителю достаточно просто при необходимости добавить комментарий и один раз кликнуть по кнопке с решением.
Как эта же процедура согласования выполняется на мобильном устройстве?
Если согласование на мобильном устройстве проходит на задачах, то достаточно активировать вкладку «Задачи» и приступить к штатной работе.
Если согласование на мобильном устройстве проходит на бизнес-задачах, то достаточно активировать вкладку «Новости» и перейти к процессам и приступить к штатной работе.
Если руководитель принимает положительное решение о удовлетворении заявки об оплате, то дальнейшие события происходят по уже привычному сценарию. CRM в режиме реального времени передаёт данные в 1С или обменивается по настроенному сценарию информацией.
Сотрудник бухгалтерии получает уведомление указание – задачу или бизнес-задачу от руководителя, внести нужную информацию, например, номер договора, размер налога и оплатить. После оплаты сотруднику бухгалтерии достаточно в дополнительном поле сделать отметку об оплате, чтобы эта информация «вернулась» в Битрикс24, была автоматически отслежена, успешно завершила процедуру согласования и проинформировала всех участников процедуры о событии.
Почувствуйте разницу:
Сотрудник бухгалтерии проверяет, а не вносит вручную реквизиты получателя платежа включая банковские, все данные в полном соответствии с требованиями подготовленные менеджером «перетекли» из Битрикс24 в 1С.
После оплаты данные о событии автоматически вернутся (синхронизируются) в Битрикс24 и робот успешно передвинет процедуру в следующий статус «Отправлен запрос на закрывающие документы».
Руководитель компании в режиме реального времени не только получает уведомления о необходимости принять участие в процесс работы, но и может на мобильном устройстве ознакомится с темой и принять решение по согласованию очередной заявки.
Настроенная и интегрированная система автоматически проводит двухсторонний обмен данными между Битрикс24 и 1С.
На каких тарифах Битрикс24.CRM возможно такая реализация?
На архивных тарифах, поддерживающих работу бизнес-процессов в «Облаке» на «Профессиональном» и в «Коробке» на любом.
Что ещё использовано при реализации решения?
- Смарт-процессы
-
Бизнес-процессы
-
Роботы
-
Модуль задачи и Проекты
-
Бизнес-задачи
-
Модуль группы
-
Бэкофис 2.0
-
Мобильное приложение Битрикс24.CRM.
-
Приложение Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка [INN.FIX4.ORG]
Что ещё можно использовать в работе?
Приложение Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG] для построения отчетов в BI-аналитике.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF» 
