Согласование счетов на оплату в мобильном Битрикс24 и передача данных в 1С.УНФ

Мир изменился, удобная мобильная процедура согласований между сотрудником, начальником, руководителем и бухгалтером и возможность принятия быстрых решений стала основой успешной работы большинства предприятий.

Процедура и бизнес процесс согласования счетов в настоящее время — это общепринятая процедура, которую собственники порталов создают самостоятельно предпочтительно в смарт-сущностях и настраивают под себя любимого и под основной бизнес-процесс компании.

фото 1.png

В рамках процесса сотрудники компании согласуют с руководством и получают разрешения или отказы на оплату услуг контрагентам, поставщикам, наёмным рабочим, например, на выплату комплектующий, расходных материалов, аренду складов, транспорта, помещений и т.д.

Стандартная схема процедуры выглядит так. Сотрудник в рамках рабочего проекта создаёт соответствующую заявку, которая проходит по цепочке стадий к непосредственному руководителю, к руководителю департамента и/или руководителю компании. На каждом этапе согласования система ставит автоматические задачи ответственным и информирует участников о том, на какой стадии находится заявка что, кому и когда нужно сделать. В результате руководители принимают взвешенное решение, а в конечной стадии заявка с полной информацией: за что платёж, какая сумма, кто получатель, кто плательщик, на какой расчётный счёт, какого банка, когда нужно провести платёж попадает в бухгалтерию для производства оплаты.

Естественно, что на начальном этапе вся необходимая информация о платеже вносится инициатором в CRM Битрикс24, а потом на заключительном корректно должна быть передана в 1С.

Для быстрого, правильного, полного и безошибочного внесения реквизитов получателя платежа по стандартам ФМС РФ и 1С Бухгалтерии рекомендуется ручной ввод информации в карточку партнёра осуществлять с применением профессионального приложения "Автореквизиты" [PRO.INN.FIX4.ORG] от Лаборатории автоматизации «‎LOG [IN] OFF». Быстрый поиск и ввод данных партнёра с применением приложения осуществляется по ИНН или названию компании.
фото 2.png
Примечательно:

Один раз правильно введённые данные партнёра в Битрикс24 с помощью модуля обмена передаются в 1С и при повторных платежах их не нужно снова вводить или обновлять.

Использование в работе штатного модуля Битрикс24 товары позволяет проводить штатные регулярные платежи, например, за аренду и последующее оформление заявки для согласования практически в несколько кликов.
фото 3.png

Как технически в нашем примере происходит процедура согласования на компьютере?

Новая заявка создана, руководитель получает уведомление, задачу или бизнес-задачу о необходимости согласовать или отказать.

Если руководитель у ПК, и ему ставится задача, то он открывает её и по короткой ссылке проваливается в заявку для ознакомления и принятия решения. Вариантов дальнейших действий руководителя может быть несколько:
  • Отказать, закрыть и перевести заявку в соответствующий статус.
  • Вернуть заявку в стадию – черновик на доработку в сопровождении замечания в комментарии.
  • Утвердить и перевести заявку в стадию –передано бухгалтеру для проверки и проведения оплаты в соответствии с действующим регламентом.
ВАЖНО: задача о необходимости принятия решения руководителем при этом закрывается вручную.

Если руководитель у ПК, и ему ставится бизнес-задача, то он открывает её из меню для ознакомления и принятия решения.

В случае, когда при согласовании используются бизнес-задачи вместо задач, то отпадает необходимость вручную менять статусы, закрывать бизнес-задачу, эту работу вместо него автоматически выполнят роботы, руководителю достаточно просто при необходимости добавить комментарий и один раз кликнуть по кнопке с решением.

фото 4.png
фото 5.png

Как эта же процедура согласования выполняется на мобильном устройстве?

Если согласование на мобильном устройстве проходит на задачах, то достаточно активировать вкладку «Задачи» и приступить к штатной работе.

фото 6.png

Если согласование на мобильном устройстве проходит на бизнес-задачах, то достаточно активировать вкладку «Новости» и перейти к процессам и приступить к штатной работе.

фото 7.png
фото 8.png

Если руководитель принимает положительное решение о удовлетворении заявки об оплате, то дальнейшие события происходят по уже привычному сценарию. CRM в режиме реального времени передаёт данные в 1С или обменивается по настроенному сценарию информацией.

фото 9.png

Сотрудник бухгалтерии получает уведомление указание – задачу или бизнес-задачу от руководителя, внести нужную информацию, например, номер договора, размер налога и оплатить. После оплаты сотруднику бухгалтерии достаточно в дополнительном поле сделать отметку об оплате, чтобы эта информация «вернулась» в Битрикс24, была автоматически отслежена, успешно завершила процедуру согласования и проинформировала всех участников процедуры о событии.

фото 10.png

Почувствуйте разницу:

Сотрудник бухгалтерии проверяет, а не вносит вручную реквизиты получателя платежа включая банковские, все данные в полном соответствии с требованиями подготовленные менеджером «перетекли» из Битрикс24 в 1С.

фото 11.png

После оплаты данные о событии автоматически вернутся (синхронизируются) в Битрикс24 и робот успешно передвинет процедуру в следующий статус «Отправлен запрос на закрывающие документы».

фото 12.png

Руководитель компании в режиме реального времени не только получает уведомления о необходимости принять участие в процесс работы, но и может на мобильном устройстве ознакомится с темой и принять решение по согласованию очередной заявки.

Настроенная и интегрированная система автоматически проводит двухсторонний обмен данными между Битрикс24 и 1С.

На каких тарифах Битрикс24.CRM возможно такая реализация?

На архивных тарифах, поддерживающих работу бизнес-процессов в «Облаке» на «Профессиональном» и в «Коробке» на любом.

Что ещё использовано при реализации решения?
  1. Смарт-процессы
  2. Бизнес-процессы
  3. Роботы
  4. Модуль задачи и Проекты
  5. Бизнес-задачи
  6. Модуль группы
  7. Бэкофис 2.0
  8. Мобильное приложение Битрикс24.CRM.
  9. Приложение Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка [INN.FIX4.ORG]
фото 13.png
Что ещё можно использовать в работе?

Приложение Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG] для построения отчетов в BI-аналитике.

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам