Системный учет договоров, приложений и соглашений в Битрикс24.CRM

Как используя только штатный функционал грамотно создать, настроить и вести учеты?

Типовая жизненная ситуация у нас новый клиент.

Менеджер открывает страницу CRM и регистрирует новую компанию, вернее он просто сохраняет новую карточку без или с любым названием, это не важно.

Открывает вкладу запуска установленного бесплатного приложения «Автореквизиты».

фото 1.png

В поле карточки приложения вписывает ИНН или несколько букв названия компании нового клиента.

Приложение по мере набора символов выводит на экран список компаний с обнаруженными совпадениями.

фото 2.png
  • При подтверждении выбора система закачивает в соответствующие поля все обнаруженные и доступные данные.
  • После закачки и автоматического сохранения данных приложение само обновит название компании в формате, принятом для 1С и ФНС РФ.
  • Далее менеджер вручную или используя встроенный генератор документов или с помощью робота или бизнес-процесса создает нужный ему Договор или Приложение.
  • В нашем примере мы используем уже традиционный и отработанный на практике метод. В карточке компании мы создали дополнительный раздел «Данные по договору» откуда в шаблон добавляются нужные нам данные – номер, дату начала действия, срок отсрочки платежа, информации на основании чего действует компания и т.п. и т.д. В этом же разделе есть специальное поле для хранения электронной версии согласованного и подписанного документа.
  • После сохранения копии Договора поле «Статус договора» меняется на «Договор успешно сохранен в общую папку.
  • При повторно помещении в это поле новой версии договора, робот опять же переместит новый файл в нужную папку, обновит статус документа на «Новая версия Договора сохранена в общей папке».
Как и на каком этапе обычно происходит генерация и сохранение документов, договоров, приложений и счетов.
  • Обычно, в ходе работы с клиентом создается сделка, с помощью которой менеджер продаж сопровождает заказ по стадиям.
  • В приличных «домах» менеджер в сделке заполняет товарные позиции. Битрикс24.CRM и 1С обмениваются данными. Б24 запрашивает в 1С номер Договора робот создает на общем диске специальную папку по названию компании и Договор с номером из 1С.
ВАЖНО:
  • Обмен данными между 1С и Битрикс24.CRM не мгновенный.
  • В карточке сделки мы создали и применяем в работе дополнительные разделы «Связь с 1С» и «Приложение к Договору». Техника работы с разделом стандартная – загрузить или обновить приложение, добавить файл.
  • Наш любимый робот автоматически обновляет название сделки добавляя в него номер Договора, полученный из 1С.
  • Используя десктопное приложение пользователь портала получает уникальную возможность автоматического обновления рабочих версий документов работая на своем компьютере без специального захода в Б24.
Что нужно для организации работы в ручном режиме?
  • Создать дополнительные пользовательские поля и разделы в карточке сделки и компании.
  • Используемые поля стандартного типа: дата, число и список.
  • Штатный модуль «Диск» Битрикс24.CRM.
Что нужно для организации работы дополнительно, но в автоматическом режиме?

Бизнес-процессы, доступные на тарифах Битрикс24.CRM начиная с «Команда».

Как реализовать решение и какова его стоимость?
  • Процедура простая и легко может быть реализована любым сертифицированным интегратором Битрикс24.CRM.
  • Стоимость реализации зависит только от количества параметров технического задания.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам