Откроем страницу портала задачи и проекты отображение экрана список. Рядом с полями «Задачи», «Руковожу», «Просрочены» и «Комментарий» расположены цифры, значения счетчиков, расположенные в красном или зеленом поле.



Что означают эти цифры счетчиков?

Цифра рядом с полем «Задачи и проекты» говорит о сумме количестве просроченных задач + задач у которых нет комментариев. В эту сумму входят задачи, в которых пользователь портала является исполнителем и постановщиком задач.

Если просроченных задач более 100, то счетчик обычно пишет не реальное значение, а 99+, почему так решили разработчики Битрикс24.CRM не известно, возможно они считают, что если задач больше 100, то работа построена в компании очень плохо и с этим бесполезно бороться уговорами и нужны жесткие меры для исправления ситуации.

В настоящее время под комментариями система понимает не только сообщения, сделанные человеком, но и системные уведомления о переносе сроков задач. Разработчики Битрикс24.CRM скоро обещают исключить влияние технических и системных сообщений на показания счетчиков. Очень на это надеемся, так как их при активной работе компании бывает много.

Как должен начинаться рабочий день руководителя?

Включить фильтр «в работе» + «поручил» и просмотреть все задачи подчиненных на предмет наличия свежих комментариев, возможно ваш подчиненный нуждается в помощи и без нее не может продолжить работу с клиентом. Необходимо дать обратную связь подчиненному, партнеру или клиенту.

Активировать вкладку делаю (это задачи где вы назначены исполнителем). Основным счетчиком задач с ролью – делаю, является счетчик просроченных задача. Ваша задача, чтобы это счетчик в идеале был равен нулю или его значение было минимальным. В случае если вы постановщик и исполнитель задач, то в этом случае счетчик комментарии не отображается на экране.

Что делать если у Вас есть просроченные задачи?

Нужно активировать список, отфильтровать задачи по крайнему сроку и отработать их по возможности как можно скорее начиная с самой «старой».

Если у Вас есть «бородатые» задачи посмотрите отсортируйте их. Если вы постановщик просроченных задач, то решите их или измените крайние сроки на реальные или закройте как утратившие актуальность. Если не вы постановщик задачи, то напишите комментарий и свяжитесь любым доступным способом с постановщиком что бы он принял конечное решение.

Страшный вопрос, видят ли счетчики ваших задач ваши непосредственные руководители?

Да, видят!

Как выделить и открыть все задачи с комментариями?

1. Для этого достаточно просто кликнуть по надписи рядом со счетчиком и все задачи расположатся на экране, по группам.
2. Если помощь не требуется, значит все в порядке и счетчик после прочтения комментария уменьшит свое значение.
3. Возможна работа с несколькими задачами одновременно, что сильно ускоряет просмотр при большом количестве задач.

Что можно, но не нужно делать при работе с задачами?

1. Можно выделить все задачи с комментариями и одновременно «прочитать их все», т.е. сбросить счетчики.
2. Единственный вариант, когда это вынужденная мера, когда вам в наследство остался хвост с тысячами запущенных задач и это единственный вариант продолжить работу.
3. Но лучше этого не делать, так как могут пропасть актуальные запросы коллег, клиентов и в результате пострадает общее дело.

Для чего нужны счетчики?

1. Для самоконтроля.
2. Для соблюдения планов и графиков выполнения работ.
3. Для контроля со стороны руководителей за исполнительностью сотрудников.
4. Для оказания своевременной помощи сотрудникам в случае затруднений.
5. Для равномерного распределения сил и средств внутри компании.
6. Счетчики — это не только инструмент, но и коллективная игра внутри компании. Основной целью вашей команды является задача победить счетчики, их значение в конце дня всегда должно быть равно нулю. У этой коллективной игры есть ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные победители в личном и командном первенстве. Основной приз игры – это повышение качества и эффективности работы всей компании.

Оборотная сторона медали:

Важно не просто победить все счетчики, накрутить их показатели, увеличить и перенести крайние сроки, но у сопроводить эту победу ростом успешно закрытых задач.

Ранее мы уже говори о том, как можно оптимизировать работу с задачами и приводили примеры применения приложения TASK 2.0 для работы сервисного центра технической поддержки IT компании.

При работе с большим объемом задач это приложение автоматически проверяет крайние сроки всех актуальных задач, отбирает задачи с фиксированными сроками и всем остальным задачам присваивает крайние сроки в соответствии с регламентом компании.

После обработки все задачи – все задания на рабочий день для сотрудников компании располагаются в строгом порядке и выполняются согласно рабочего графика в полном соответствии с крайним сроками и интервалами, чтобы исключить возможность нарушения и срыва сроков.

На каких тарифах работает приложение TASK 2.0?

• Пока только на коробочных версиях.
• Но при достаточном количестве запросов возможна будет реализована облачной версия, но это отдельная тема для разговора.

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:

• YouTube канал
• Телеграм канал
• Инстаграм канал

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»