Счета поставщиков, согласование, оплата, уведомление контрагента

Как сохранять все документы контрагента в одном месте, в папке на общем облачном диске портала?

Что было в предыдущих сериях?

Мы рассказали:
  1. Как организована процедура согласования и выдача разрешений на оплату счетов поставщиков в компании.
  2. Как подается заявка.
  3. Как работает осуществляется запись в реестр учета.
  4. Способы контроля.
  5. Где расположена вкладка «Согласование и статусы платежей).
  6. Как автоматизировать процесс оформления заявки.
  7. Как в какой последовательности происходит оплата.
  8. Как меняются статусы заявки в процессе процедуры согласования и оплаты.
  9. Как работаю роботы и бизнес-процессы автоматизации.
  10. Какие есть пожелания у наших заказчиков.
Тема дня:
  1. Как сохранять все документы контрагента в одном месте в папке на общем облачном диске портала?
  2. Как отправить контрагенту автоматическое уведомление и письмо с ссылкой на документы?
Участники действия:
  • Менеджер.
  • Его непосредственный руководитель.
  • Сотрудник бухгалтерии.
  • Контрагент компании.
Смоделируем ситуацию работы с новым контрагентом:

На рабочем портале со стороны менеджера создадим новую компанию и заполним все необходимые реквизиты:

фото 1.png
  1. Название компании.
  2. Пару контактов контрагента для переписки и согласований.
  3. Реквизиты компании.
  4. Банковские реквизиты.
фото 2.png

 В карточке компании найдем дополнительное поле ID папки для документов убедимся, что она создана и все в порядке. Эту папку на диске создает специальный бизнес-процесс и теперь мы должно только указать системе, что ходим хранить в ней документы партнера при согласовании счетов для оплаты его услуг.

фото 3.png

Запустим вручную бизнес процесс «Подачи заявки на согласование»

фото 4.png

Введем обязательные поля:
  1. Сумму.
  2. Цель платежа.
  3. До какой дату оплатить.
  4. Сохраним заявку.
  5. Бизнес-процесс кроме обычной карточки в реестре создаст дополнительно и папку на общем диске где теперь у нас будут хранится документы нашего контрагента.
фото 5.png

При необходимости в карточке реестра возможно внести правки и дополнения.

Сохраним для демонстрации в специальном поле электронную версию счета.

После модификации бизнес-процесса карточка реестра изменилась, в ней появилось новое поле «Менеджер со стороны контрагента», выберем контактное лицо.

фото 6.png

Убедимся в том, что все данные сохранены и поменяем статус заявки с черновика на отправить на согласование.

фото 7.png

Посмотрим на портал руководителя:

фото 8.png
Задача руководителю – согласовать заявку, выполняем процедуру.

По сценарию заказчика:
  • Менеджер видит, что его руководитель одобрил заявку.
  • Задача возвращается к менеджеру, и он должен вручную «принять работу» в облачной версии нет возможности заменить штатную надпись в модуле задачи, а так бы мы написали, например, Ура, все в порядке бегу обрадовать Контрагента.
  • Дальше менеджер возвращается в карточку заявки и вручную меняет ее статус – на «Согласовано к оплате».
Посмотрим на портал со стороны сотрудника бухгалтерии:

фото 9.png

Он в запланированное время открывает реестр согласования счетов, включает фильтр и отбирает согласованные счета и проводит оплату в соответствии с внутренним регламентом компании.

фото 10.png

  • После завершения процедуры оплаты бухгалтер открывает карточку заявки в реестре и сохраняет в специальном поле копию платежного документа и меняет статус заявки на оплачен.
  • При изменении статуса заявки менеджер получает уведомление об этом, а выбранный нами контакт контрагента автоматическое письмо с полной информацией о платеже и вложением копии платежного документа.
фото 11.png

Что твориться на общем диске?

фото 12.png

В папе «Компания» создана индивидуальная папка контрагента.

фото 13.png

фото 14.png
  • В этой папке лежит отдельная папка «Заявки на оплату».
  • Внутри папки «Заявка на оплату» лежать копии счета и платежного поручения.
фото 15.png

Что нужно для реализации такого решения?
  • Штатная сущность CRM Битрикс24 Компания.
  • Бесплатное приложение Битрикс24.CRM INN.FIX4.ORG.
  • Группы.
  • Списки.
  • Задачи.
  • Бизнес процессы.
  • Бесплатное приложение для подстановки реквизитов компаний INN.FIX4.PRO.
  • Штатный модуль Битрикс24.CRM для генерации документов по шаблонам
  • Уведомления участников процесса согласования.
  • Доступ к общему диску портала.
  • Подключенный и настроенный модуль «Почта».
На каких тарифах будет работать решение?
  • CRM+(old).
  • Команда.
  • Компания.
  • Коробка.
Какие недостатки у такого решения пока есть?
  • Отправленное нами письмо не установило связь с карточкой контакта нашего контрагента, и мы не увидим прочитал ли абонент наше письмо.
  • Дело в том, что модуль списки Битрикс24 не имеет по умолчанию связи с модулем CRM и это как-то не добавляет уже привычного уюта в работе.
  • Кроме этого при работе со списком нет графической наглядности отображения стадий заявки.
  • Не видно итоговой согласованной суммы пакета счетов на день платежа.
Но не нужно отчаиваться так как в следующем ролике мы расскажет о том, как можно обойти и решить описанную выше проблему.

Сколько стоит реализация такого решения?

Она рассчитывается индивидуально и зависит от количества процессов и конкретных условий работы Вашего портала.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам