Что было в предыдущих сериях?
Мы рассказали:
- Как организована процедура согласования и выдача разрешений на оплату счетов поставщиков в компании.
- Как подается заявка.
- Как работает осуществляется запись в реестр учета.
- Способы контроля.
- Где расположена вкладка «Согласование и статусы платежей).
- Как автоматизировать процесс оформления заявки.
- Как в какой последовательности происходит оплата.
- Как меняются статусы заявки в процессе процедуры согласования и оплаты.
- Как работаю роботы и бизнес-процессы автоматизации.
- Какие есть пожелания у наших заказчиков.
- Как сохранять все документы контрагента в одном месте в папке на общем облачном диске портала?
- Как отправить контрагенту автоматическое уведомление и письмо с ссылкой на документы?
- Менеджер.
- Его непосредственный руководитель.
- Сотрудник бухгалтерии.
- Контрагент компании.
На рабочем портале со стороны менеджера создадим новую компанию и заполним все необходимые реквизиты:

- Название компании.
- Пару контактов контрагента для переписки и согласований.
- Реквизиты компании.
- Банковские реквизиты.

В карточке компании найдем дополнительное поле ID папки для документов убедимся, что она создана и все в порядке. Эту папку на диске создает специальный бизнес-процесс и теперь мы должно только указать системе, что ходим хранить в ней документы партнера при согласовании счетов для оплаты его услуг.

Запустим вручную бизнес процесс «Подачи заявки на согласование»

Введем обязательные поля:
- Сумму.
- Цель платежа.
- До какой дату оплатить.
- Сохраним заявку.
- Бизнес-процесс кроме обычной карточки в реестре создаст дополнительно и папку на общем диске где теперь у нас будут хранится документы нашего контрагента.

При необходимости в карточке реестра возможно внести правки и дополнения.
Сохраним для демонстрации в специальном поле электронную версию счета.
После модификации бизнес-процесса карточка реестра изменилась, в ней появилось новое поле «Менеджер со стороны контрагента», выберем контактное лицо.

Убедимся в том, что все данные сохранены и поменяем статус заявки с черновика на отправить на согласование.

Посмотрим на портал руководителя:

Задача руководителю – согласовать заявку, выполняем процедуру.
По сценарию заказчика:
- Менеджер видит, что его руководитель одобрил заявку.
- Задача возвращается к менеджеру, и он должен вручную «принять работу» в облачной версии нет возможности заменить штатную надпись в модуле задачи, а так бы мы написали, например, Ура, все в порядке бегу обрадовать Контрагента.
- Дальше менеджер возвращается в карточку заявки и вручную меняет ее статус – на «Согласовано к оплате».

Он в запланированное время открывает реестр согласования счетов, включает фильтр и отбирает согласованные счета и проводит оплату в соответствии с внутренним регламентом компании.

- После завершения процедуры оплаты бухгалтер открывает карточку заявки в реестре и сохраняет в специальном поле копию платежного документа и меняет статус заявки на оплачен.
- При изменении статуса заявки менеджер получает уведомление об этом, а выбранный нами контакт контрагента автоматическое письмо с полной информацией о платеже и вложением копии платежного документа.

Что твориться на общем диске?

В папе «Компания» создана индивидуальная папка контрагента.


- В этой папке лежит отдельная папка «Заявки на оплату».
- Внутри папки «Заявка на оплату» лежать копии счета и платежного поручения.

Что нужно для реализации такого решения?
- Штатная сущность CRM Битрикс24 Компания.
- Бесплатное приложение Битрикс24.CRM INN.FIX4.ORG.
- Группы.
- Списки.
- Задачи.
- Бизнес процессы.
- Бесплатное приложение для подстановки реквизитов компаний INN.FIX4.PRO.
- Штатный модуль Битрикс24.CRM для генерации документов по шаблонам
- Уведомления участников процесса согласования.
- Доступ к общему диску портала.
- Подключенный и настроенный модуль «Почта».
- CRM+(old).
- Команда.
- Компания.
- Коробка.
- Отправленное нами письмо не установило связь с карточкой контакта нашего контрагента, и мы не увидим прочитал ли абонент наше письмо.
- Дело в том, что модуль списки Битрикс24 не имеет по умолчанию связи с модулем CRM и это как-то не добавляет уже привычного уюта в работе.
- Кроме этого при работе со списком нет графической наглядности отображения стадий заявки.
- Не видно итоговой согласованной суммы пакета счетов на день платежа.
Сколько стоит реализация такого решения?
Она рассчитывается индивидуально и зависит от количества процессов и конкретных условий работы Вашего портала.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»