Счета поставщиков, согласование, оплата, уведомление контрагента

Как сохранять все документы контрагента в одном месте, в папке на общем облачном диске портала?

Что было в предыдущих сериях?

Мы рассказали:

1. Как организована процедура согласования и выдача разрешений на оплату счетов поставщиков в компании.
2. Как подается заявка.
3. Как работает осуществляется запись в реестр учета.
4. Способы контроля.
5. Где расположена вкладка «Согласование и статусы платежей).
6. Как автоматизировать процесс оформления заявки.
7. Как в какой последовательности происходит оплата.
8. Как меняются статусы заявки в процессе процедуры согласования и оплаты.
9. Как работаю роботы и бизнес-процессы автоматизации.
10. Какие есть пожелания у наших заказчиков.

Тема дня:

1. Как сохранять все документы контрагента в одном месте в папке на общем облачном диске портала?
2. Как отправить контрагенту автоматическое уведомление и письмо с ссылкой на документы?

Участники действия:

• Менеджер.
• Его непосредственный руководитель.
• Сотрудник бухгалтерии.
• Контрагент компании.

Смоделируем ситуацию работы с новым контрагентом:

На рабочем портале со стороны менеджера создадим новую компанию и заполним все необходимые реквизиты:

1. Название компании.
2. Пару контактов контрагента для переписки и согласований.
3. Реквизиты компании.
4. Банковские реквизиты.

 В карточке компании найдем дополнительное поле ID папки для документов убедимся, что она создана и все в порядке. Эту папку на диске создает специальный бизнес-процесс и теперь мы должно только указать системе, что ходим хранить в ней документы партнера при согласовании счетов для оплаты его услуг.



Запустим вручную бизнес процесс «Подачи заявки на согласование»



Введем обязательные поля:

1. Сумму.
2. Цель платежа.
3. До какой дату оплатить.
4. Сохраним заявку.
5. Бизнес-процесс кроме обычной карточки в реестре создаст дополнительно и папку на общем диске где теперь у нас будут хранится документы нашего контрагента.

При необходимости в карточке реестра возможно внести правки и дополнения.

Сохраним для демонстрации в специальном поле электронную версию счета.

После модификации бизнес-процесса карточка реестра изменилась, в ней появилось новое поле «Менеджер со стороны контрагента», выберем контактное лицо.



Убедимся в том, что все данные сохранены и поменяем статус заявки с черновика на отправить на согласование.



Посмотрим на портал руководителя:


Задача руководителю – согласовать заявку, выполняем процедуру.

По сценарию заказчика:

• Менеджер видит, что его руководитель одобрил заявку.
• Задача возвращается к менеджеру, и он должен вручную «принять работу» в облачной версии нет возможности заменить штатную надпись в модуле задачи, а так бы мы написали, например, Ура, все в порядке бегу обрадовать Контрагента.
• Дальше менеджер возвращается в карточку заявки и вручную меняет ее статус – на «Согласовано к оплате».

Посмотрим на портал со стороны сотрудника бухгалтерии:



Он в запланированное время открывает реестр согласования счетов, включает фильтр и отбирает согласованные счета и проводит оплату в соответствии с внутренним регламентом компании.

• После завершения процедуры оплаты бухгалтер открывает карточку заявки в реестре и сохраняет в специальном поле копию платежного документа и меняет статус заявки на оплачен.
• При изменении статуса заявки менеджер получает уведомление об этом, а выбранный нами контакт контрагента автоматическое письмо с полной информацией о платеже и вложением копии платежного документа.

Что твориться на общем диске?



В папе «Компания» создана индивидуальная папка контрагента.

• В этой папке лежит отдельная папка «Заявки на оплату».
• Внутри папки «Заявка на оплату» лежать копии счета и платежного поручения.

Что нужно для реализации такого решения?

• Штатная сущность CRM Битрикс24 Компания.
• Бесплатное приложение Битрикс24.CRM INN.FIX4.ORG.
• Группы.
• Списки.
• Задачи.
• Бизнес процессы.
• Бесплатное приложение для подстановки реквизитов компаний INN.FIX4.PRO.
• Штатный модуль Битрикс24.CRM для генерации документов по шаблонам
• Уведомления участников процесса согласования.
• Доступ к общему диску портала.
• Подключенный и настроенный модуль «Почта».

На каких тарифах будет работать решение?

• CRM+(old).
• Команда.
• Компания.
• Коробка.

Какие недостатки у такого решения пока есть?

• Отправленное нами письмо не установило связь с карточкой контакта нашего контрагента, и мы не увидим прочитал ли абонент наше письмо.
• Дело в том, что модуль списки Битрикс24 не имеет по умолчанию связи с модулем CRM и это как-то не добавляет уже привычного уюта в работе.
• Кроме этого при работе со списком нет графической наглядности отображения стадий заявки.
• Не видно итоговой согласованной суммы пакета счетов на день платежа.

Но не нужно отчаиваться так как в следующем ролике мы расскажет о том, как можно обойти и решить описанную выше проблему.

Сколько стоит реализация такого решения?

Она рассчитывается индивидуально и зависит от количества процессов и конкретных условий работы Вашего портала.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»