Счет и сделка от разных компаний. Настройка роботов и триггеров в счетах отправка уведомлений

Как часто слышны сладкие слова для каждого предпринимателя «Прошу вставить мне новый счет…»

Отвечаем на вопросы на тему: Как удобно управлять счетами с помощью штатного ПО Битрикс24.CRM.

Вопрос №1. Сделка оформлена на юридическое лицо, а оплатить ее клиент хочет со счета ИП.

Как правильно и быстро оформить такой счет с минимальными усилиями?

Создадим тестовую сделку, заполним обязательные поля, наполним ее товарными позициями и переходим к главному привязываем сделку к компании с заполненными реквизитами. Первоначальные условия моделирования вопроса выполнены. Что дальше?

Продолжаем штатную процедуру и создаем новый счет, в результате готовый счет отображается на экране монитора.

Активируем вкладку редактирование счета и поменяем в поле «контрагент» компанию на которую нами был первоначально выписан счет на нужного нам ИП из каталога Б24 или при необходимости создадим нового.

фото 1.png
фото 2.png

Вопрос №2. Автоматизация.

Благородная лень это двигатель прогресса. Как попросить систему с помощью триггеров отслеживать поступление денежных средств и автоматически продвигать статусы сделки?

Сотрудник компании с правами глобального администратора портала должен настроить роботы сделки на соответствующий контроль и следующую реакцию системы.

Оплата счета и контроль за его состоянием — это отдельная тема и сейчас мы ее затрагивать не будем. Примем как факт вручную или автоматически (режим интеграции с 1С) система получает сигнал о том, что счет оплачен. Триггер робота стадии «Ожидает выбор группы» ждем такой сигнал. Как только сигнал зарегистрирован роботом, то сделка автоматически меняет свой статус со стадии «Счет на предоплату» на стадию «Ожидает выбор группы» и робот поведет сделку дальше согласно настроенному и описанному сценарию.

ВАЖНО:

Обычно подобная процедура происходит не под пристальным визуальным контролем менеджера и в фоновом режиме, а так как обновление экрана по умолчанию автоматически не происходит, то для наглядности контроля при тестировании или настройки нужно не забывать «встряхивать» обновлять экран своего монитора.

Для экранов, выставленных в офисе для общего обозрения и внимания присутствующих клиентов подключают приложение автоматического обновления экрана, например, каждую минуту. На рабочем месте активного сотрудника это не актуально.

Мы рассмотрели самый простой случай без оговорок, а именно то что триггер отслеживает только полное поступление денег по одному счету, а ведь счетов по одной сделке может быть несколько, и это отдельная тема следующего разговора.

Вопрос №3. Уведомления.

По регламенту компании если в три банковских дня не произошла ожидаемая оплата счета и по поступление денежных средств на счет продавца, то полагается отправить клиенту уведомление-напоминании о этом затруднении с целью активировать процесс.

Как это реализовать просто на роботах?

В роботе на соответствующей стадии сделки к триггеру «Счет отправлен-реакция, например, на отправленное вручную письмо вместе с счетом» необходимо добавить условие ожидание с заданной паузой ожидания по истечении которой если статус сделки не поменяется, то робот отправит уведомление удобным клиенту способом о задержке оплаты.

ВАЖНО:

Более сложные и изысканные варианты оповещений можно реализовать с помощью бизнес-процессов доступных на высоких тарифах Битрикс24.CRM.

Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам