Роботы слежения за порядком в Компаниях и Контактах в Битрикс24.CRM

Ежедневная рутина. Менеджеры регистрируют, правят, корректируют сотни карточек контактов и компаний клиентов и партнеров. Вопрос контроля за корректностью ввода данных и соблюдением правил компании это важный и серьезный вопрос с которым постоянно сталкиваются наши клиенты.

Каждая компания сама решает какие поля какой набор полей нужные ей для работы с клиентами. CRM Битрикс24.CRM предлагает широкий выбор уже стандартных готовых системных полей и предоставляет инструмент создания собственных дополнительных полей по желанию клиента на любой стадии работы без каких либо ограничений.

Какие типы полей есть в Битрикс24.CRM?

Системные, которые по умолчанию присутствуют в системе, эти поля представляют собой средне статистический набор наиболее часто встречающихся на практике вариантов полей. Системные поля часто представляются собой легко настраиваемые списки – справочники, которые корректируются в глобальный настройках CRM. Некоторые поля работают как счетчики или являются строковыми. Одной из особенностей, настраиваемых системный полей является то, то из них нельзя включить как обязательные. Строковые поля же которые используются для присвоения, например, названий компания являются обязательными по умолчанию.

Дополнительные пользовательские, которые дополнительно индивидуально создаются администраторами портала для нужд компании. Дополнительные поля универсальные и имеют возможности выбора типа данных и могут быть включены как обязательные по желанию пользователя.

От лица менеджера зарегистрируем новую компанию. Поле «Название компании» системное обязательное если не заполнить это поле, то система не позволит сохранить новую безымянную карточку. По факту это простое решение не позволит никому сохранить карточку, в которой не указано название компании.

фото 1.png

При вводе названия компании вручную система осуществляет поиск совпадений по базе данных и информирует менеджера о всех обнаруженных совпадениях для принятия окончательного решения, продолжать регистрацию или ее продолжить.

Что происходит дальше, обычно карточка содержит много пустых полей, менеджер торопится стремится ввести оговоренный регламентом минимум, быстрее сохранить данные, чтобы перейти к другой работе, например, к горячей продаже.

По-хорошему было бы правильно пометить все важные поля как обязательные и требовать до посинения их заполнения.

Еще один житейский момент очень часто на момент создания новой карточки менеджер просто физически не имеет нужной информации и может получить ее только спустя некоторое время.

А как быть с такими полями как контакт у которого на физическом уровне включен запрет быть обязательным полем?

Дальше уже обычный сценарий проходит время напряжение спадает, а новая полноценная информация в карточку не вносится, в итоге в нужный момент в карточках отсутствуют сведения, которые необходимы для полноценной сегментации клиентов, для проведения в будущем маркетинговых мероприятий рекламных компании и построения аналитических отчетов.

В итоге получается замкнутый круг информация о клиентах вроде бы есть, а по факту для полноценной работы ее нету.

Возникает вечный вопрос, что делать остановится на минимальном наборе данных, сохранить новую карточку и потом уже при удобном случае пополнить ее дополнительной информации или биться до последнего чтобы максимально наполнить каждую карточку данными.

Вывод простой нужно, чтобы всем полям без исключения была применена возможность контроля на любой стадии работы с сущностями.

Помочь в решении этой проблемы могут продуманные бизнес- процессы.

Вернемся к новой карточке компания, бизнес-процесс проверяет заполнение менеджером системного поля «Сфера деятельности компании», видит, что оно не заполнено пишет и ставит ему задачу – заполнить значение этого поля.

фото 2.png

До тех пор, пока, менеджер не заполнен поле, на которое указывает ему робот и не устранить препятствие менеджер не сможет далее работать с карточкой.

ВАЖНО:

Есть один нюанс о котором не знают или забывают многие пользователи. Дело в том, что при сохранении карточек сущностей системные поля тип список по умолчанию подсовывают и сохраняют первое значение в списке, которое по факту может совсем не соответствовать реальному значению. Поэтому правильные пользователи первым значением списка прописывают – не заполнено. Если менеджер по горячке или по умыслу сохранить новую карточку, робот или бизнес-процесс проверит значение поля и не позволит сохранить такое значение, в обязательном поле которое потом изгадит всю аналитику.

Что делает бизнес-процесс и как работает проверка?
  1. Бизнес процесс штатный, работает на изменения, его задача заключается в проверке значения поля «Сфера деятельности».
  2. Если значение поля равно «Не заполнено» или пустое, то менеджеру ставится автоматическая задача – заполнить поле.
  3. Если значение поля заполнено другим значением, то система считает, что проверка завершена и перестает обращать внимание на такие вроде бы мелочи.
На каких тарифах возможна реализация такого решения:
Команда + и выше.
Что еще нужно для реализации рабочего решения?
  • Бизнес-процессы
  • Составить список и описать поля которые должны быть заполнены менеджером при регистрации новой компании или контакта.
  • Составить, озвучить и ознакомить всех сотрудников компании с корпоративными правилами и требованиями по заполнению информацией карточки компании и контакты.
  • Контролировать правильность заполнения данных в игровой, призовой или иной мотивационной форме.
Сколько стоит реализация такого решения:
Она индивидуальна и рассчитывается в зависимости от особенностей проекта, внешних условий и количества обрабатываемых полей и параметров.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам