ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ И СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ

Ау, какие планы, когда в отпуск, ты где?

• В нашей компании есть электронный журнал, график «Отсутствия».
• Обычно доступ к нему расположен в левом главном меню портала. Если новый сотрудник им еще ни разу не пользовался, то достаточно в поисковой строке набрать его название, найти специальную группу и закрепить ссылку в меню «звездочкой» на ее быстрое открытие.
• По клику на ссылку система предоставляет доступ к списку-реестру учета отсутствий сотрудников компании.

Какие виды отсутствия заносятся в журнал?

• Отпуска.
• Командировки.
• Отгулы.
• Встречи.
• Отсутствие по болезни.
• В общем все события, когда сотрудник не выполняет свои непосредственные должностные обязанности в качестве специалиста компании.

Как и откуда попадает информация в журнал?

Маразматический сценарий:

1. Все сотрудники строго следят за перемещениями коллег, перезванивают, утоняют, исправляют и в режиме онлайн постоянно вносят информацию.
2. Проверяющие строго контролируют соблюдение инструкции и дисциплину внутри компании.
3. Видеокамеры постоянно фиксируют, а роботы и дорогое программное обеспечение распознает сотрудников по лицам и вносят свои корректировки.
4. Это является их главной задачей и целью в течении рабочего дня, недели, месяца, квартала, года.
5. Все включая уборщицу точно знают, где в каком помещении находится сотрудники, кто забыл пластиковый стаканчик на скамейке перед офисом, прилепил жвачку на стул соседу.
6. В оставшееся время сотрудники работают с клиентами если конечно останется рабочее время.

Оптимистический сценарий с человеческим лицом:

1. Все сотрудники компании планируют отпуска в течении года и раз в год вручную отмечают желаемые даты в общем графике. После утверждения графика руководством в соответствии с производственным планом компании этот документ становится регулирующим и учитывается в работе.
2. В случае изменения обстоятельств сотрудник может обратится с просьбой о переносе сроков и если это не противоречит производственным планам, то его желание учитывается.
3. Вручную лично или ответственным лицом компании по факту вносится жизненная информация об отсутствии по болезни.
4. Дальше все корректировки в реестре производятся автоматически системой исходя из служебной деятельности сотрудников.
5. Начало и конец рабочего дня сотрудника фиксируется системой автоматически с того момента, когда сотрудник включает свой персональный компьютер и делает отметку на компьютере или мобильном устройстве.
6. В ходе работы каждый сотрудник в лидах, сделках, задачах планирует деловые встречи, выезды на объекты, резервирует свое время и время коллег для участия мероприятиях.
7. В некоторых совместных проектах сотрудника в качестве специалиста с учетом его личных и производственных планов приглашают на совещания, осмотры, выездные работы, ему ставятся производственные задачи и поручения. Все эти мероприятия и планы автоматически фиксируются и корректируются роботами бронирования, которые корректируют рабочие графики и вовремя подсказывают организаторам, поручителям и коллегам о уже имеющихся планах и реальной нагрузке сотрудника.
8. Вся информация учитывается роботами при распределении поступающих новых ежедневных заказов клиентов, назначении дел, постановки задач, отправки сообщений с мессенджеров, чат-ботов и на перераспределение входящих звонков.

ПО ФАКТУ, Сотрудник:

1. Один раз в год вручную «пишет» заявление о отпуске.
2. Ежедневно делает отметку о начале и завершении работы.
3. Все остальное за него делает CRM.

Как подать заявление об отпуске?

• Кликнуть в меню по вкладке и открыть список-реестр.
• Реестр выглядит как обычная привычная электронная таблица похожая на «эксель».
• Информация в реестре постоянно пополняется и обновляется в основном в автоматическом режиме и немножко вручную.
• После активации кнопки создать, открывается типовая форма карточки, которую нужно заполнить, например.

От кого:

1. Если Вы заполняете информацию лично, то укажите себя.
2. Если вы сотрудник отдела кадров и начальник отдела, то выберите нужного вам сотрудника.

1. Даты начала и конца события.
2. Причина (отсутствия текстом).
3. Поля дополнительной информации для коллег или руководителя для передачи незавершенных и текущих дел с какими клиентами во время своего отсутствия.
4. Если Вам позволяют полномочия, то можете просто поручить своему подчиненному, напарнику или коллеге свои незавершенные дела требующие внимания.

Тип отсутствия – это утвержденный регламентом и соглашениями компании список стандартных причин.

ВАЖНО не забыть сохранить заполненную карточку или внесенные в нее изменения.

• Сохраненная информация автоматически добавится, обновится в реестре.
• Если речь идет об отпуске, то робот запустит в соответствии с действующим законодательством о трудовых взаимоотношениях штатную процедуру согласования.

Процедура согласования отпуска:

• Руководитель сотрудника получит автоматическое уведомление о заявлении о предоставлении очередного трудового отпуска, задачу рассмотреть и включить в общий график отпусков.
• В случае согласия руководителя система запоминает информацию и учитывает ее в дальнейшей работе компании.
• В случае отказа, отпуск сотрудника откладывается. В этом случае задача возвращается к сотруднику инициатору и процесс обсуждения дат продолжается до принятия, устраивающего обе стороны решения.

ВАЖНО и УДОБНО:

• Все заявления сотрудников компании об отпусках будут концентрироваться и хранится в отдельной папке на общем диске предприятия.
• К заявлению будут «привязаны» информация о сроках отсутствия о том, кто подменит сотрудника, прямые ссылки о текущих рабочих задачах, которые будут решаться во время планового отсутствия.

ВНИМАНИЕ:

• Данные возможности реализованы в тарифах Битрикс24.CRM начиная с «Команда», «Компания», а также во всех корпоративных порталах (коробочных версиях).
• Только в этих тарифах происходит синхронизация системного и созданного нами реестра.
• В системном графике отсутствий компании отдельной строкой будет выделена информация о том, что конкретный сотрудник находится в отпуске.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ДАЛЬШЕ? (ВОЗМОЖНЫЙ ТИПОВОЙ СЦЕНАРИЙ)

• За 14 дней до начала сотруднику, обратившемуся за предоставлением отпуска, от имени его руководителя будет поставлена задача напоминание с просьбой подтвердить готовность к отдыху.
• За 7 дней новая задача сотруднику завершить текущие дела и если предусмотрено регламентом, то задачи сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии оформить соответствующие приказы и подготовить необходимые выплаты.
• За 1 день передать дела, подтвердить отсутствие «хвостов», незавершенных дел и других обязательств.

ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ АДМИНИСТРАТОРОВ ПОРТАЛА

Что нужно для реализации такого решения?

• Установить приложение FREE.FIX4.ORG.
• Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
• Установить приложение может администратор портала.
• Наберите в поисковой строке «конвейер» или «FREE.FIX4.ORG» и установите приложение.
• Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации.
• В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.

Настроить приложение:

После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем ее и войдем в режим настройки.

Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями, отображающими включенные параметры настройки:

1. Выбранный тип сущности(ей).
2. Стадии.
3. Сотрудников.
4. Частоту проверки.
5. Загрузку сотрудников в режиме реального времени.
6. Количество просроченных задач.
7. Кто из сотрудников менее нагружен.
8. Какой БП учитывается.
9. Регулируемые опции (радиокнопки) – Учитывать просроченные задачи и статус дня да или нет?

• Приложение начинает работать сразу по завершению настроек.

ВАЖНО:

• В настройках будет указана прямая ссылка на специальный БП в который нужно внести индивидуальные изменения конкретно для Вашего портала. Этот бизнес-процесс выполняет работу по переносу данных их списка реестра отсутствий (созданный приложением) в системный график отсутствий (штатный модуль Битрикс24.CRM). Он же ставит задачу руководителю согласовать дату отпуска и контрольные задачи за 14, 7 и один день описанные выше.
• Если Вы не укажите индивидуальные настройки вашего портала в настройках БП, то он к сожалению, работать не сможет.
• При активации ссылки БП откроется в встроенном редакторе бизнес-процессов.
• Напоминаем это справедливо только если Вы работаете в тарифах «Команда», «Компания» Битрикс24.CRM или в любой коробочной версии.

Какие настройки нужно сделать в БП?

• Скопировать полную адресную строку списка реестра.
• Открыть параметры шаблона и разделе константы внести изменения в константы: ID группы, ID списка.

В строку комментарии вставить запомненный адрес списка-реестра. Выбрать из строки номер группы и списка и вставить их в соответствующие поля констант, так как указано в нашем видео примере.

Какие настройки нужно сделать в списке – журнал реестру отсутствия?

• Настроить (открыть) доступы для сотрудников к списку.
• Активируем список, вкладку действия, выбираем опцию настроить список.
• Открыть раздел «Доступ», добавить раздел группы пользователей – Моя компания: сотрудники.
• Предоставить группе Моя компания: сотрудники - Изменение с ограничениями и сохранить внесенные настройки.

Теперь все сотрудники компании смогут:

1. Просматривать список.
2. Вносить свои заявления.
3. Вносить изменения.

Всем сотрудникам будет запрещено удалять уже зарегистрированные записи. Право удаления останется только у администратора портала.

Какие настройки нужно сделать в группе, где хранится – журнал реестр отсутствия?

• Опять активируем список, вкладку действия, выбираем опцию настроить список.
• Теперь выбираем опцию участники проекта.
• Выбираем и приглашаем (рассылаем приглашения) сотрудников во вкладки «Подразделение», «Кто участвует в проекте».

При настройках мы настоятельно рекомендуем использовать такие единицы структуры компании как отделы, подотделы и категорически не использовать персональные приглашения. Дело в том, что при таком подходе в случае обновления, прихода новых и увольнения старых сотрудников компании всю дальнейшую работу будут автоматически делать роботу:

1. Рассылать приглашения новым сотрудникам.
2. Отключать убывших.

А если Вы будете работать с конкретными людьми, то администратору (можно подумать ему больше нечего делать) придется всю «жизнь» тратить на ежедневное отслеживание кадровых изменений и вручную вносить правки.

Добрый совет – рекомендация:

Снова активируем список, вкладку действия, выбираем опцию права доступа, раздел задачи, включаем:

1. Опция кто может удалять все задачи –только владелец группы.
2. Опция кто может изменять все задачи –только владелец группы.
3. Опция кто может просматривать все задачи –только владелец группы.
4. В этом случае все рядовые сотрудники будут видеть только свои личные задачи.
5. Покажите наш видеоролик всем сотрудникам компании.
6. Обучите и расскажите им как правильно работать с реестром.

Сколько стоит приложение?

Все приложения входя в подписку Маркет для Битрикс24.

Что еще может приложение?

• Дело в том, что мы обсудили в нашем примере только 1/10 реальных возможностей и всего один реализованный сценарий.
• По факту приложение предоставляет целый пакет дополнительных возможностей. Подробно об возможностях приложения читайте в инструкции и смотрите наши видеоролики, которые можно найти в свободном доступе в архиве нашего Ютуб канала.

Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:

• YouTube канал
• Телеграм канал
• Инстаграм канал

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»