Реестры отсутствий и согласования отпусков в 1 клик в Битрикс24

ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ И СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ

Ау, какие планы, когда в отпуск, ты где?
  • В нашей компании есть электронный журнал, график «Отсутствия».
  • Обычно доступ к нему расположен в левом главном меню портала. Если новый сотрудник им еще ни разу не пользовался, то достаточно в поисковой строке набрать его название, найти специальную группу и закрепить ссылку в меню «звездочкой» на ее быстрое открытие.
  • По клику на ссылку система предоставляет доступ к списку-реестру учета отсутствий сотрудников компании.
Какие виды отсутствия заносятся в журнал?
  • Отпуска.
  • Командировки.
  • Отгулы.
  • Встречи.
  • Отсутствие по болезни.
  • В общем все события, когда сотрудник не выполняет свои непосредственные должностные обязанности в качестве специалиста компании.
Как и откуда попадает информация в журнал?

Маразматический сценарий:
  1. Все сотрудники строго следят за перемещениями коллег, перезванивают, утоняют, исправляют и в режиме онлайн постоянно вносят информацию.
  2. Проверяющие строго контролируют соблюдение инструкции и дисциплину внутри компании.
  3. Видеокамеры постоянно фиксируют, а роботы и дорогое программное обеспечение распознает сотрудников по лицам и вносят свои корректировки.
  4. Это является их главной задачей и целью в течении рабочего дня, недели, месяца, квартала, года.
  5. Все включая уборщицу точно знают, где в каком помещении находится сотрудники, кто забыл пластиковый стаканчик на скамейке перед офисом, прилепил жвачку на стул соседу.
  6. В оставшееся время сотрудники работают с клиентами если конечно останется рабочее время.
Оптимистический сценарий с человеческим лицом:
  1. Все сотрудники компании планируют отпуска в течении года и раз в год вручную отмечают желаемые даты в общем графике. После утверждения графика руководством в соответствии с производственным планом компании этот документ становится регулирующим и учитывается в работе.
  2. В случае изменения обстоятельств сотрудник может обратится с просьбой о переносе сроков и если это не противоречит производственным планам, то его желание учитывается.
  3. Вручную лично или ответственным лицом компании по факту вносится жизненная информация об отсутствии по болезни.
  4. Дальше все корректировки в реестре производятся автоматически системой исходя из служебной деятельности сотрудников.
  5. Начало и конец рабочего дня сотрудника фиксируется системой автоматически с того момента, когда сотрудник включает свой персональный компьютер и делает отметку на компьютере или мобильном устройстве.
  6. В ходе работы каждый сотрудник в лидах, сделках, задачах планирует деловые встречи, выезды на объекты, резервирует свое время и время коллег для участия мероприятиях.
  7. В некоторых совместных проектах сотрудника в качестве специалиста с учетом его личных и производственных планов приглашают на совещания, осмотры, выездные работы, ему ставятся производственные задачи и поручения. Все эти мероприятия и планы автоматически фиксируются и корректируются роботами бронирования, которые корректируют рабочие графики и вовремя подсказывают организаторам, поручителям и коллегам о уже имеющихся планах и реальной нагрузке сотрудника.
  8. Вся информация учитывается роботами при распределении поступающих новых ежедневных заказов клиентов, назначении дел, постановки задач, отправки сообщений с мессенджеров, чат-ботов и на перераспределение входящих звонков.
ПО ФАКТУ, Сотрудник:
  1. Один раз в год вручную «пишет» заявление о отпуске.
  2. Ежедневно делает отметку о начале и завершении работы.
  3. Все остальное за него делает CRM.
Как подать заявление об отпуске?
  • Кликнуть в меню по вкладке и открыть список-реестр.
  • Реестр выглядит как обычная привычная электронная таблица похожая на «эксель».
  • Информация в реестре постоянно пополняется и обновляется в основном в автоматическом режиме и немножко вручную.
  • После активации кнопки создать, открывается типовая форма карточки, которую нужно заполнить, например.
От кого:
  1. Если Вы заполняете информацию лично, то укажите себя.
  2. Если вы сотрудник отдела кадров и начальник отдела, то выберите нужного вам сотрудника.
  1. Даты начала и конца события.
  2. Причина (отсутствия текстом).
  3. Поля дополнительной информации для коллег или руководителя для передачи незавершенных и текущих дел с какими клиентами во время своего отсутствия.
  4. Если Вам позволяют полномочия, то можете просто поручить своему подчиненному, напарнику или коллеге свои незавершенные дела требующие внимания.
Тип отсутствия – это утвержденный регламентом и соглашениями компании список стандартных причин.

ВАЖНО не забыть сохранить заполненную карточку или внесенные в нее изменения.
  • Сохраненная информация автоматически добавится, обновится в реестре.
  • Если речь идет об отпуске, то робот запустит в соответствии с действующим законодательством о трудовых взаимоотношениях штатную процедуру согласования.
Процедура согласования отпуска:
  • Руководитель сотрудника получит автоматическое уведомление о заявлении о предоставлении очередного трудового отпуска, задачу рассмотреть и включить в общий график отпусков.
  • В случае согласия руководителя система запоминает информацию и учитывает ее в дальнейшей работе компании.
  • В случае отказа, отпуск сотрудника откладывается. В этом случае задача возвращается к сотруднику инициатору и процесс обсуждения дат продолжается до принятия, устраивающего обе стороны решения.
ВАЖНО и УДОБНО:
  • Все заявления сотрудников компании об отпусках будут концентрироваться и хранится в отдельной папке на общем диске предприятия.
  • К заявлению будут «привязаны» информация о сроках отсутствия о том, кто подменит сотрудника, прямые ссылки о текущих рабочих задачах, которые будут решаться во время планового отсутствия.
ВНИМАНИЕ:
  • Данные возможности реализованы в тарифах Битрикс24.CRM начиная с «Команда», «Компания», а также во всех корпоративных порталах (коробочных версиях).
  • Только в этих тарифах происходит синхронизация системного и созданного нами реестра.
  • В системном графике отсутствий компании отдельной строкой будет выделена информация о том, что конкретный сотрудник находится в отпуске.
ЧТО ПРОИСХОДИТ ДАЛЬШЕ? (ВОЗМОЖНЫЙ ТИПОВОЙ СЦЕНАРИЙ)
  • За 14 дней до начала сотруднику, обратившемуся за предоставлением отпуска, от имени его руководителя будет поставлена задача напоминание с просьбой подтвердить готовность к отдыху.
  • За 7 дней новая задача сотруднику завершить текущие дела и если предусмотрено регламентом, то задачи сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии оформить соответствующие приказы и подготовить необходимые выплаты.
  • За 1 день передать дела, подтвердить отсутствие «хвостов», незавершенных дел и других обязательств.
ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ АДМИНИСТРАТОРОВ ПОРТАЛА

Что нужно для реализации такого решения?
  • Установить приложение FREE.FIX4.ORG.
  • Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
  • Установить приложение может администратор портала.
  • Наберите в поисковой строке «конвейер» или «FREE.FIX4.ORG» и установите приложение.
  • Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации.
  • В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.
Настроить приложение:

После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем ее и войдем в режим настройки.

Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями, отображающими включенные параметры настройки:
  1. Выбранный тип сущности(ей).
  2. Стадии.
  3. Сотрудников.
  4. Частоту проверки.
  5. Загрузку сотрудников в режиме реального времени.
  6. Количество просроченных задач.
  7. Кто из сотрудников менее нагружен.
  8. Какой БП учитывается.
  9. Регулируемые опции (радиокнопки) – Учитывать просроченные задачи и статус дня да или нет?
  • Приложение начинает работать сразу по завершению настроек.
ВАЖНО:
  • В настройках будет указана прямая ссылка на специальный БП в который нужно внести индивидуальные изменения конкретно для Вашего портала. Этот бизнес-процесс выполняет работу по переносу данных их списка реестра отсутствий (созданный приложением) в системный график отсутствий (штатный модуль Битрикс24.CRM). Он же ставит задачу руководителю согласовать дату отпуска и контрольные задачи за 14, 7 и один день описанные выше.
  • Если Вы не укажите индивидуальные настройки вашего портала в настройках БП, то он к сожалению, работать не сможет.
  • При активации ссылки БП откроется в встроенном редакторе бизнес-процессов.
  • Напоминаем это справедливо только если Вы работаете в тарифах «Команда», «Компания» Битрикс24.CRM или в любой коробочной версии.
Какие настройки нужно сделать в БП?
  • Скопировать полную адресную строку списка реестра.
  • Открыть параметры шаблона и разделе константы внести изменения в константы: ID группы, ID списка.
В строку комментарии вставить запомненный адрес списка-реестра. Выбрать из строки номер группы и списка и вставить их в соответствующие поля констант, так как указано в нашем видео примере.

Какие настройки нужно сделать в списке – журнал реестру отсутствия?
  • Настроить (открыть) доступы для сотрудников к списку.
  • Активируем список, вкладку действия, выбираем опцию настроить список.
  • Открыть раздел «Доступ», добавить раздел группы пользователей – Моя компания: сотрудники.
  • Предоставить группе Моя компания: сотрудники - Изменение с ограничениями и сохранить внесенные настройки.
Теперь все сотрудники компании смогут:
  1. Просматривать список.
  2. Вносить свои заявления.
  3. Вносить изменения.
Всем сотрудникам будет запрещено удалять уже зарегистрированные записи. Право удаления останется только у администратора портала.

Какие настройки нужно сделать в группе, где хранится – журнал реестр отсутствия?
  • Опять активируем список, вкладку действия, выбираем опцию настроить список.
  • Теперь выбираем опцию участники проекта.
  • Выбираем и приглашаем (рассылаем приглашения) сотрудников во вкладки «Подразделение», «Кто участвует в проекте».
При настройках мы настоятельно рекомендуем использовать такие единицы структуры компании как отделы, подотделы и категорически не использовать персональные приглашения. Дело в том, что при таком подходе в случае обновления, прихода новых и увольнения старых сотрудников компании всю дальнейшую работу будут автоматически делать роботу:
  1. Рассылать приглашения новым сотрудникам.
  2. Отключать убывших.
А если Вы будете работать с конкретными людьми, то администратору (можно подумать ему больше нечего делать) придется всю «жизнь» тратить на ежедневное отслеживание кадровых изменений и вручную вносить правки.

Добрый совет – рекомендация:

Снова активируем список, вкладку действия, выбираем опцию права доступа, раздел задачи, включаем:
  1. Опция кто может удалять все задачи –только владелец группы.
  2. Опция кто может изменять все задачи –только владелец группы.
  3. Опция кто может просматривать все задачи –только владелец группы.
  4. В этом случае все рядовые сотрудники будут видеть только свои личные задачи.
  5. Покажите наш видеоролик всем сотрудникам компании.
  6. Обучите и расскажите им как правильно работать с реестром.
Сколько стоит приложение?
Все приложения входя в подписку Маркет для Битрикс24.
Что еще может приложение?
  • Дело в том, что мы обсудили в нашем примере только 1/10 реальных возможностей и всего один реализованный сценарий.
  • По факту приложение предоставляет целый пакет дополнительных возможностей. Подробно об возможностях приложения читайте в инструкции и смотрите наши видеоролики, которые можно найти в свободном доступе в архиве нашего Ютуб канала.
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам