Разбирается с тем, как в 1 клик увидеть всю структуру компании по сотрудникам и должностям.

Карточки контакт и компании имеют стандартную анкетную форму Биртикс24.CRM:

• Они содержат обязательные поля, объединенные в разделы.
• Информационную часть в которой фиксируются все осуществляемые действия и связи.
• Количество, выбор и расположение полей легко меняется и комбинируется по желанию пользователя.
• Имеется возможность настройки общей формы для всех сотрудников портала.

Открывая заполненную карточку хорошо бы увидеть:

• Заполненную по единому стандарту информацию.
• Правильно описанную структуру компании.
• Кто и какие сотрудники работают в компании, в каких отделах и какие должности они занимают.

Какие варианты для этого предлагает штатное ПО Битрикс24.CRM?

• Они достаточно широкие и предоставляют большие возможности.
• Откроем рабочий портал, раздел CRM, вкладку «Компания» и зарегистрируем нового учебного покупателя-компанию.

• Прямо в карточке в активном режиме (изменить) откроем поле контакты и добавим в нее пять сотрудников компании.

• Таким образом путем простого добавления контактов прямо в карточке компании мы создали простую организационную структуру – примитивное древо компании.
• Визуально в нашей карточке отображается названии компании и под ней ее сотрудники.

• Для мгновенной ориентации и оценки компании не хватает информации о занимаемых должностях и в каких отделах работают эти сотрудники.
• Наличие информации такой информации позволило бы используя стандартные инструменты фильтрации быстро выделить определенные сегменты сотрудников для целенаправленного оповещения и общения с ними.
• Для указания должности контакта-сотрудника можно и удобно использовать системное поле «должность», оно присутствует в каждой карточке контакт по умолчанию, если оно заполнено, то автоматически располагается рядом с контактными данными контакта (сотрудника) и не требует ни каких дополнительных настроек.
• Для указания места работы сотрудника в общей структуре компании непосредственно в карточке «Контакт» создадим и добавим дополнительное поле «Название отдела», тип список, множественное значение. Прямо в строчках добавим названия отделов (Бухгалтерия, ИТ, Маркетинг и Совет директоров).

• Количество наименований отделов которое можно создать не ограничено и легко редактируется.
• Отредактируем карточки сотрудников, укажем их должности и принадлежность к отделам. Множественным тип названия отдела позволяет пометить любого сотрудника как работающего в нескольких отдела одновременно. Такое часто встречается. Например, сотрудник ИТ может являться одновременно членом Совета директоров.

• В карточке компания мы при всем желании не сможем увидеть в каком отделе работает заинтересовавший нас сотрудник, зато если мы активируем его карточку, то нам представится доступ к полной информации. Для ее отображения на экране достаточно активировать доступ к нужным полям и настроить под себя отображение на экране.

• Каждый пользователь портала выбирает и настраивает сам что он хочет видеть на экране.
• Штатный инструмент Битрикс24.CRM строка поиска и фильтры позволяют выбрать нужную информацию по любой комбинации полей карточки контакт или компания, но чтобы до нее достучатся, нужно совершить рад манипуляций и не вся информация отображается одновременно на одном экране.

Как работают расширенные возможности поиска и отображения информации:

• Откроем карточку компании, создадим в ней дополнительное поле «Подразделение», отображение радиокнопки, множественное значение установим связь со списком. Принцип создания и использования аналогичен примеру, описанному выше для карточки контакты.

• Это поле будет присутствовать во всех карточках компаний и по сути является списком, реестром, дополнительным справочником всех возможных отделов, которые существуют в типовых компаниях. Просто этот справочник создан не глобальных настройках портала, а с подошью специального приложения.
• Типовой пример работы по такому сценарию выглядит так, менеджер общается с сотрудником компании и в ходе переговоров одновременно отмечает какие отделы есть в его компании и в дальнейшем использует эту информацию. Выбранный набор остается привязанные непосредственно к карточке компании нашего контакта.
• В карточке контакты в горизонтальном меню у нас появляется новая вкладка «Подразделение» – выпадающий список с выбранными нами ранее отделами. Теперь у нас появилась возможность другим способом указать отдел, в котором работает наш сотрудник.

• Вся заполненная информация теперь будет доступна и в карточке компания.
• Чтобы увидеть сразу всю детальную структуры и привязку по отделам без применения фильтров, достаточно только активировать вкладку структура и получить обобщенную информацию на экране. Прямой доступ непосредственно к личным карточкам контактов осуществляется как обычно по прямым ссылкам.

Для кого и зачем нужно?

• В штатном функционале Битрикс24.CRM нет единого окна, в котором отображается вся необходимая о структуре компании информация. Обычно на практике большинство пользователей хранит такую информацию в поле комментарии. И использовать эту информацию для поиска, фильтрации и выделения сегмента не представляется возможным.
• Очень хочется и часто бывает нужно увидеть кто и чем занимается в уже зарегистрированной компании.
• А по факту удается увидеть список из 5-10 человек, без указания кто есть кто.
• Часто нужно выделять, дозировать и управлять информацией непосредственно предназначенную для сотрудников разных отделов клиента.

Что нужно чтобы реализовать такое решение?

• Установить и настроить приложение STRUCTURE.FIX4.ORG.
• Подготовить и настроить штатное тип список, для хранения реестра отделов.

В каких тарифах будет работать наше приложение?

• Во всех даже в бесплатных.

Где живет и как установить приложение STRUCTURE.FIX4.ORG?

• Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
• Установить приложение может администратор портала.
• Наберите в поисковой строке «STRUCTURE.FIX4.ORG».
• Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации. В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.

Важно:

Вся информация и данные о структуре компаний хранится на вашем портале, наше приложение является только обработчиком и удобной формой вывода информации на экран.

Наши планы на будущее:

• Добавить поле должность из контакта непосредственно в форму вывода в структуре компании.
• Добавить сортировку по отделам и сотрудникам на экране.
• Возможность прятать, скрывать лишнюю информацию на экране.
• Сколько стоит приложение?
• Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течении 30-дней.
• Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек кофе в месяц.
• Все наши приложения работают бесплатно если вы продлеваете или оформляете лицензию Битрикс24.CRM через нашу компанию в течении всего времени пока будет действовать ваша лицензия.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»