Работаем с документами в Битрикс24.CRM, Google DOCS или MS Office?

  • Откроем страницу сделки CRM Битрикс24.
  • Создадим тестовую сделку, заполним обязательные поля, сохраним внесенные изменения.
фото 1.png

  • В рамках сделки по сценарию нам нужно согласовать проект договора.
  • Создадим новую задачу прямо в карточке сделки и подгрузим файл заготовку.
фото 2.png
фото 3.png
фото 4.png

ВАЖНО:
  • Работа с документами в Битрикс24.CRM возможна во всех сущностях в любом поле комментарии.
  • В Битрикс24.CRM можно работать как с десктопными так и облачным текстовыми редакторами.
Отличия:

При работе с десктопным приложением система создает новый текстовый файл сохраняет его на компьютере в специальной папке на моем диске «Созданные файлы» и открывает для редактирования.

фото 5.png
  1. Важно нужно помнить, что бесплатное приложение Битрикс24.CRM для ПК перед началом работы нужно предварительно установить с официального сайта Битрикс24.CRM.
  2. Скорость работы десктопного приложения почти мгновенная при сохранении документа копировании.
  3. Вставки ссылки на документ в поле комментарии задачи (сущности) осуществляется одним кликом мыши.
  4. Документ в теле задачи может быть просмотрен на экране, скачан и отредактирован.
Рассмотрим еще один вариант использования декстопного приложения при работе с документами:
  1. Создадим на моем, общем или диске группы портала Битрикс24.CRM специальную именную папку и поместим в нее редактируемый файл.
  2. Вернемся в нашу задачу и подгрузим в ссылку на этот файл.
  3. В этом случае мы физически не переносим файл, а просто указываем путь, устанавливаем связь с специально созданной нами папкой.
При таком решении работы с файлами, Битрикс24.CRM предлагает дополнительные возможности:
  1. Просмотр.
  2. Редактирование.
  3. Скачивание.
  4. Загрузку новой версии.
  5. Удаление.
  6. Создание внутренней и публичной ссылки.
  7. Указывает связь с сущностью, с которой он связан.
При работе с привязанным авторизованным облачным сервисом (редактором), например, MS Office Online:
  • Происходит закачивание вашего файла в гугл (облако), открытие, редактирование и сохранение конечной версии с последующей загрузкой результате в Битрикс24.CRM.
  • Эта процедура занимает некоторое время и зависит от физических параметров файла, возможностей средств коммуникации и интернета.
  • Важно дождаться и убедится в том, что процедура полностью завершена и обновленный результат зафиксирован в Битрикс24.CRM.
  • При работе в облаке чаще встречаются ошибки, подвисания и не сохранения внесенных изменений.
  • Так же возможна потеря информации в случае сбоя интернет связи или несвоевременного прерывания процесса.
  • Каждое сохранение обновленной версии документа в облаке сопровождается соответствующим комментарием и сохраняется в истории.
  • Важно к сожалению, в десктопном приложение такого комментария система не пишет.
Настройка и синхронизация инструментов по работе с документами для коробочной версии Битрикс24.CRM несколько более сложная и требует привлечения специалиста актуальных и оплаченных кодов активации.

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам