Правильно присваиваем названия компаниям для быстрого поиска и сортировки

Крошка сын к отцу пришел и спросила кроха: "Что такое хорошо и что такое плохо?"

Как не нужно делать!
  • Писать названия разными реестрами.
  • Указывать правовую форму компании перед названием компании.
  • Брать названия в кавычки.
  • Писать названия прописными буквами.
  • Писать названия как хочется, а не по утвержденному в компании регламентом шаблону.
Какие последствия несоблюдения правил написания названий компаний:
  • Реально не красиво.
  • Нет возможности подставлять одним кликом названия компаний и генерировать документы, счета, договора и акты по шаблонам.
  • Создание дубликатов одной и той-же компании с несколькими вариантами написания.
  • Нет возможности использовать штатные инструменты фильтрации и сортировки при работе с массивами. При старте сортировки по алфавиту на экране в один ряд выстроятся ООО и ИП, а не компании по их названиям.
  • Невозможно будет импортировать и обмениваться данными между порталом Битрикс24.CRM и 1С без огромных усилий потраченных на исправление ошибок и приведения названий компаний к формату 1С и ФНС РФ.
  • Аккуратно собранный бардак в Битрикс24.CRM плавно переместится в 1С со всеми вытекающим последствиями и карами со стороны сотрудников бухгалтерии и руководства компании.
  • При автоматизации бизнес-процессов и автоматическом создании папок на общем диске заварится такая каша, которую долго придется хлебать всей компании. Вместо удобной работы получится ужасная ситуация.
  • Любимые многими менеджерами кавычки при автоматической обработке будут генерироваться в нижние подчеркивания и добавлять хауса в общую картину.
  • Роботы просто будут путаться куда пересылать и где хранить документы компаний, а менеджеры не будут знать где и что искать.
Как правильно писать названия компаний в карточке, чтобы потом не было плохо!

Утвердить единый шаблон написания названий компаний формата 1С и ФНС РФ, проинструктировать всех сотрудников компании и строго придерживаться этого стандарта.

Постоянно контролировать соблюдение регламента и строго наказывать нарушителей поручая им вручную исправлять свои косяки.

Какие стандартные действия рекомендуются?

Открыть каталок «Компании» в CRM.

фото 1.png
  • Создать новую компанию введя название, в идеале просто указать ИНН, что к сожалению, не всегда возможно.
  • Сохранить карточку.
  • Открыть вкладку приложения «Авто реквизиты» и запустить его.

фото 2.png
фото 3.png

Если в выпадающем списке открылась нужная компания из сервиса DaData.ru, то кликнуть по ней.

После сохранения карточки и обмена информации первично введенное вручную название обновится и название компании будет записано в общепринятом формате НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ + ПРФ (ООО) или другая.

фото 4.png

С чего начать?
  1. Установите и опишите в регламенте компании единый шаблон для написания названия компании в формате 1С и ФНС РФ.
  2. Требуйте укоризненного соблюдения правила если название заполняется вручную.
  3. Установите из Маркетплейс Битрикс24.CRM бесплатно пока есть такая возможность приложение INN.FIX4.ORG и используйте для быстрого и удобного заполнения реквизитов по стандарту 1С и ФНС РФ.
фото 5.png
  • После установки приложения вкладка авто реквизиты появится в левом главном меню портала и в верхнем горизонтальном меню карточки компании.
  • Для активации опции переименования в настройках приложения последней версии нужно не забыть включить соответствующую галочку.
Что делать если раньше о проблеме названий на задумывались?
  • Детально ознакомится с каталогом и поиграть с фильтрами чтобы оценить реальные размеры ущерба.
  • Дальше ручками править обнаруженные ошибки.
  • Если у Вас установлено приложение «Авто реквизиты» или успеваете его установить до 1 января 2021г., то открываем приложение и в каждой карточке имитируем изменения, что бы приложение отработало автоматически.
  • В коробке можно использовать приложение STATISTIKS.FIX4.ORG, которое быстро отловит все проблемные названия и сформирует специальный отчет.
На каких тарифах работает приложение?
На всех тарифах начиная с Старт+

ВАЖНО:
  • Конечный выбор о том, как хранить и записывать названия в компании принимаете Вы, последнее слово остается за Вами.
  • Для названия компании можно использовать небольшой конструктор, который позволяет построить несколько шаблонов на любой выбор.
  • Начиная с 1 января 2021г. установить и использовать бесплатно приложение INN.FIX4.ORG не получится. По новым правилам Битрикс24.CRM дальнейшее распространение будет только по подписке.
  • Владельцам платных тарифов, которые установят это приложение до 1 января 2021 года включительно, приложение по-прежнему будет бесплатным.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам