Поиск дубликатов лидов и связей с сущностями в Битрикс24.CRM

Компания активно работает и развивается. Одновременно в работе находится несколько тысяч лидов. Увы среди лидов находящихся в работе есть дубликаты, некоторые лиды могут быть созданы при обращении одного и того же клиента.

Проверим как можно решить эти вопросы на реальном рабочем портале:

Откроем страницу CRM, лиды.



Какие сегодня есть штатные способы, инструменты решения:

• Контроль дубликатов в модуле Битрикс24.CRM расположен в верхнем левом углу экрана и активируется кликом по уже привычной иконке «шестеренка».
• Для оптимальной работы индивидуально выбирается комбинация полей, по которым будет проходит сравнение:

1. ФИО.
2. Название компании.
3. Телефон.
4. E-mail.

На практике чаще всего используются только два последних параметра. Дальше возможны два варианта решения проблемы:

1. Автоматическое объединение дубликатов – схлопывание и объединение данных в одной карточке, которое проведет система.
2. Ручное объединение дубликатов – решение по каждому объединению должен будет принять человек.

Усложним ситуацию и поставим новую задачу:

• Наша дополнительная цель узнать есть ли у дубликатов лидов зарегистрированный контакт, компания и закреплен ли за ними ответственный менеджер.
• Если есть, то нужно установить все связи и связать лиды с конкретными клиентами и передать в работу курирующему менеджеру.
• Поручить системе «схлопнуть» все лишние лиды и объединить информацию в последнем из них.

Как это можно сделать?

Штатное ПО Битрикс24.CRM этого делать не умеет, но можно воспользоваться специальным приложением Lead.Fix4.org

Где живет приложение?

• Приложение «Поиск дублей и связей» «живет» в CRM и его можно скачать на маркетплейсе. Наберите в поисковой строке «лиды и дубликаты лидов» или «LEAD.FIX4.ORG» и установите его.
• Установить приложение может сотрудник компании с правами администратора портала.

Доступ к настройкам приложения:

• Открываем вкладку, после установки она появляется в левом главном меню колонке портала.
• Уже привычная штатная форма настроек меню имеет простую и интуитивно понятную карточку.
• В настройках прописываются стадии, проверочные поля, основные цели работы приложения, поиск дубликатов лидов и количество дней не общения с клиентом.

• В нашем рабочем портале клиент проводит детальный анализ на всех рабочих стадиях.
• Количество стадий для проверки и набор полей определяется индивидуально пользователем и может быть легко скорректировано по мере необходимости в ходе работы.

• Для работы с социальными сетями такими как Instagram в настройках имеется специальное поле 100% совпадение по названию.
• После завершения настройки приложения система создает дополнительные поля для уведомлений, хранения и обработки информации:

1. [Lead.Fix4.Org] Лид проверен на наличие дубликатов к контактах и компаниях»
2. [Lead.Fix4.Org] Открытые лиды
3. [Lead.Fix4.Org] Успешные лиды
4. [Lead.Fix4.Org] Открытые сделки
5. И другие.

На что стоит обратить внимание-особенности работы с приложением:

Приложение постоянно отслеживает изменения событий лидов:

1. Если движений нет, то приложение «спит» и не нагружает систему.
2. Если событие зафиксировано, то приложение отрабатывает и опять переходит в режим ожидания.
3. Если события происходят массово, то приложение фиксирует их, распределяет в очередь и обрабатывает согласно протоколу и требованиям предъявляемыми системой Битрикс24.CRM.
4. Согласно действующим правилам Битрикс24.CRM имеется ограничение на количество одновременно обрабатываемых сущностей внешними приложениями, в настоящее время это 50 единиц. Коллеги из Битрикс24.CRM знают об этой проблеме и планируют изменить границы в большую строну.

Если Вы уже работаете в CRM Битрикс24 и только установили приложение Lead.Fix4.Org как правильно и быстро обработать «старые» лиды? С новыми лидами приложение справится самостоятельно.

• В глобальных настройках (один раз) включить разрешение отображать это поле в фильтрах.
• Включить поле [Lead.Fix4.Org] Лид проверен на наличие дубликатов к контактах и компаниях» фильтр – значение «Нет».
• В нашем примере количество не проверенных лидов система определила, как 3103.
• Перевести отображение экрана с лидами в формат «список» отображение 50 записей.
• Выделить 50 записей (помним –про это техническое ограничение Битрикс24.CRM), активировать кнопку «редактировать» и потом кнопку «сохранить». Система поймет нашу просьбу, будет считать, что в лидах произошло событие-изменение и запустит работу приложения.
• Поочередно листая страницы, выделяя, редактируя и сохраняя серии по 50 лидов мы поэтапно запустим проверку всех лидов созданных до момента установки приложения.

В случае если возникнет необходимость запустить проверку на дубликаты конкретного лида, то это удобно и легко можно сделать непосредственно в карточке, для этого достаточно просто поменять значение поля с проверено на нет (выключить галочку).

Результаты работы приложения предоставляют возможность для дальнейшего использования роботов и бизнес-процессов для реализации любого сценария автоматизации:

1. Анализа.
2. Оценки ситуации.
3. Объединения.
4. Схлопывания.
5. Установки связи с уже зарегистрированным контактом или компанией.
6. Передачи ответственности.
7. И так далее…

ВАЖНО:

• Обработка лидов приложением на дубликаты и связи занимает некоторое время и на прямую зависит от степени вашей «запущенности», от количества лидов которые одновременно необходимо массово проверить, от возможностей вашего оборудования и скорости интернета.
• Обработка 150 лидов в среднем занимает порядка 3-5 минут.

В каких тарифах работает приложение?

• На любых коммерческих тарифах.
• Если нужна автоматическая обработка дубликатов лидов по сценариям, то нужны тарифы (CRM+, Команда, Компания или любая коробочная версия (корпоративный портал)).

Сколько стоит приложение?

• Приложение распространяется под подписке в Маркетплейс. Подписка на 30 дней - бесплатная.
• Стоимость подписки, обычно не превышает стоимости пары чашек кофе в месяц.

Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:

• Телеграм Канал
• Инстаграм канал

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»