Почему сотрудники саботируют и не хотят работать в модуле почта?

Частенько видим, что после подключения почты к Битрикс24 возникает желание запретить использовать приложения и клиенты для работы с почтой, кроме как через Битрикс24. Ведь в этом случае почта не будет сохранена в Битрикс24, так думаю руководители. А точно это так?

В результате в работе возникает напряжение, новшество не нравится сотрудникам и возникают вопросы как всем достойно выйти из этой непростой ситуации.

О том, как подключается почта и где она расположена в портале мы говорили в предыдущем видео и сейчас пропустим этот раздел.

Модуль почты ее интерфейс был разработан компанией Битрикс24.CRM с нуля, как почтовый клиент. Он содержит типовой функционал для работы с почтой.

Пользователь может легко писать, читать, хранить, искать, отправлять и получать письма в привычной среде. Кроме этого к почте подключен специальный модуль для создания задач.

Что же не нравится сотрудникам в почтовом модуле Битрикс24.CRM?
  1. Это десятиминутная задержка в получении писем с момента начала работы.
  2. Часто ссылаются и на низкую скорость работы интерфейса, которая между прочим складывается из многих факторов даже не относящихся к Битрикс24.CRM.  А это важные составляющие любого почтового сервера, а именно:
  1. Скорость подключенного мобильного или проводного интернета.
  2. Скорость работы вашей внутренней сети.
  3. Скорость работы вашего сервера.
  4. Скорость работы вашего компьютера.
  5. Сильно зависит от версии и тарифа Битрикс24.CRM (облачная или коробочная версии).
  6. Тривиально зависит от нагрузки и потока писем в обоих направлениях.
Кроме этого есть еще много других факторов которые могут повлиять на скорость работы, но при этом обычно все валят в одну кучу, обязательно на Битрикс24.CRM.

Иногда высказываются упреки о проблемах отображением почтовых сообщений по верстке.

Например, мы получаем и пакетно отправляем массовую рекламную рассылку с картинками в которых были не учтены некоторые моменты по отображению изображения. При чем в разных почтовых серверах, в десктопной версии Битрикс24 в мобильных версиях почтовых серверов, в других браузерах и непосредственно в Битрикс24 эти картинки могут не совпадать, открываться с ошибками и отличаться друг от друга.

Но дело в том, что в этот момент мы смотрим картинки в Битрикс24 и у многих возникает ложное впечатление что плохое отображение возникает только в Битрикс24 а у других оно хорошее.

Все просто, чем больше мы обрабатываем писем от разных клиентов, тем больше дизайнерских вариантов, странностей и особенностей будет встречаться.

При желании можно найти еще тысячи причин на которые можно ссылаться, при этом все забывают, что и у других почтовых серверов есть много своих старых и детских болячек, ну нет в мире ничего идеального.

Попробуем посмотреть на ситуацию с другой стороны и понять может быть все те проблемы, которые мы озвучили, на которые фокусируют внимание наши сотрудники все же не такие фатальные.

А как на проблему перехода смотрят руководители?

Обычно в приказном порядке руководство обязует всех сотрудников работать только в Битрикс24.CRM.  Мотивация этой идеи проста, обстоятельна и логична, всем хочется, чтобы все письма клиентов, подрядчиков, заказчиков и всех других абонентов сохранились в центральном корпоративном хранилище.

Чтобы можно было всегда поднять любую переписку даже если сотрудник, который ее вел уже уволился. Ведь всем важно чтобы переписка не пропала, не поменялось и так далее. Считается что в случае увольнения сотрудника достаточно всего лишь назначить нового ответственного за сущность чтобы восстановить и получить доступ к почтовой переписке с клиентом и центральному хранилищу.

Почему-то считается, что если рабочая переписка с клиентами велась через веб-браузер Яндекс или через другой почтовый клиент, то такие письма не будут зафиксированы в Битрикс24.CRM.

Это ложное утверждение порождает множество запретов и преград в организации ежедневной работе с клиентами, как технические, так и служебные.

Проверим на практике так ли это? Подключим Яндекс почту к Битрикс24.CRM отправим и примем текстовые письма. Запустим для скорости ручную синхронизацию и убедимся в том, что все письма получены адресатами и мы получили ответ. Убедимся, что все письма привязаны к сущностям CRM, сохранены в едином архиве и подтвердим свое предположение, что Битрикс24.CRM все равно какой браузер или почтовый клиент был нами использован. Главное перед началом работы убедиться, что параметры настройки почтового ящика настроены правильно. Мы рекомендуем не включать снимать галочки для новых e-mail, не создавать контакты или лиды с такого ящика. Эти опции используются обычно при настройке общего корпоративного почтового ящика компании. Зачем сотрудникам собирать всякий хлам и спам не известно от куда.

фото 1.png

Перед тем как отправить письмо новому клиенту мы рекомендуем просто создать Битрикс24.CRM новый контакт и уже потом начинать и вести с ним переписку.

Работаем ли мы сами непосредственно с почтовым модулем?

В Битрикс24.CRM нет необходимости вести коммуникацию в том привычном сознание как мы это делаем, когда работаем в других почтовых программах.

Все просто, когда к нам приходят новые письма, то система добавляет счетчики к сущностям CRM. Видим новый красный счетчик, значит пришло письмо, которое мы еще не прочитали и не ознакомились.

Для того чтобы его прочитать не нужно заходить в модуль почты, достаточно просто кликнуть по сущности, открыть карточку, посмотреть кто написал, получить доступ и тут же написать ответ.

Это нормально, просто и удобно с этим могут работать все сотрудники компании. Увидел, прочитал и ответил. Если нужно что-то найти, то осуществляем поиск тут же.

фото 2.png
фото 3.png

Важным обстоятельством является то, что по факту Битрикс24.CRM представляет из себя большой и сложный веб-сайт. Когда вы заходите в систему, то открываете и перемещаетесь по страницам сайта. Именно ваши перемещения в Битрикс24.CRM являются триггером для модуля почта, который автоматически запускается, совершает необходимые подключение и в течении десяти минут скачивает электронные письма.

Тонкости:
  • Если в настройках почтового ящика включена настройка назначать на письма, ответственных сотрудников, то при первом касании на своем рабочем месте любого сотрудника, того кто, который первым придет на работу почта активируется и у всех сотрудников начнется забор почты.
  • Если опция привязки не у кого не активирована, то синхронизация произойдет один раз в сутки при начале любой активности.
  • Если в течении суток никто из сотрудников компании не активирует свой портал, то синхронизация почту не включится.
ВАЖНО:

Активность портала фиксируется только в веб версии браузера, работа в мобильном устройстве или в десктопе активностью не считается.

Подведем итоги:
  • Работать с e-mail сообщениями в Битрикс24.CRM можно без обращения в модуль почты сразу непосредственно в CRM.
  • Улучшить временные показатели скорости получения почты можно работая в тарифе «коробка» Битрикс24.CRM. Настройки этого тарифа позволяют каждую минуты синхронизировать почтовые ящики всех сотрудников.
Больше информации можно получить на наших новых каналах telegram и instagram
  • YouTube Канал
  • Телеграм Канал
  • Инстаграм Канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам