Автоматизация лидов и сделок в Битрикс24.CRM происходит с помощью роботов и бизнес-процессов. Обычно, такая автоматизация доступна только пользователям с правами администратора портала. Где живут роботы и бизнес процессы?

1. Роботы в карточках или в режиме настроек CRM начиная с тарифа CRM+.
2. Полноценные бизнес-процессы в тарифах: Команда, Компания и Корпоративный портал (во всех коробочных версиях).

Роботы –это микропрограммы, созданные для автоматизации сущностей. Они очень просты в настройках и интуитивно понятны пользователям любой квалификации от начального уровня до уверенных пользователей.

Особенности роботов:
1. Роботы «цепляются» - назначаются на стадиях лидов и сделок в той последовательности которая приносит максимальный результат с минимальными затратами.

2. Роботы легко редактируются, в них вносятся дополнения, условия, параметры и изменения, они просто копируются и перемещаются по рабочей зоне.

3. Каждое действие робота визуально оформлено в прямоугольник и отвечает за одну последовательную операцию, например, поставить задачу, отправить SMS уведомление и так далее.

4. Цепочка действий (прямоугольников) образует последовательное выполнение микропрограмм, расположенных в заданном порядке. Одна такая цепочка и образует так называемого робота, закрепленного за одной стадией сущности.

В рассматриваемом нами примере один из роботов отличается от остальных, на его поверхности стоит треугольник и имеется надпись: «Настройка роботов возможна только в дизайнере Бизнес-процессов».

Работа в дизайнере Бизнес-процессов требует определенной подготовки и первоначально пользователю открывающаяся картина может вызвать естественную растерянность. Кроме этого, не обладая практическими навыками можно легко повредить рабочий модуль.

Практический совет:

Нужно выбрать свободную стадию сущности где нет ни одного робота и потренировать там. Создайте в этом месте робота, который вам нужен, протестируйте его и потом выверенные результаты можно будет перенести.

Пример:

1. Поставим цель отправить SMS клиенту или сообщение в открытую линию.
2. Кликаем мышкой создать и выбираем готовый блок – для связи с клиентом, сообщение в открытую линию, набираем текст сообщения, выбираем условия, например, ответственным должен быть конкретный сотрудник компании.
3. Следующее действие, нужно чтобы в ленту был отправлен комментарий, выбираем блок и оформляем его.
4. Для роботов есть два режима редактирования – простое и в режиме дизайнер Бизнес-процесса. Предыдущие настройки мы выполняли в режиме простого редактирования.
5. Активируем теперь режим дизайнера и посмотрим, как выглядят проведенные нами настройки в этом режиме.
6. Редактор открывает роботы и автоматически преобразует их из отдельных блоков в бизнес-процесс, который отображается на экране в виде специфической блок схемы.
7. О том, как работает редактор имеется большое количество учебных материалов и описаний. Визуально это обычный графический редактор, в центральной части которого из готовых модулей собирается схема бизнес-процесса. В правой части экрана есть вертикальная колонка меню, состоящая из готовых тематических элементов блоков с помощью который и описываются любые процессы автоматизации.
8. Из последовательной цепочки отдельных блоков наш робот преобразовался в бизнес процесс, который теперь состоит из блока с параллельными ветками действий.
9. Для удобства «схлопнем» картинку в один блок, для этого достаточно кликнуть по минусу в верхнем углу параллельного блока.
10. Теперь удобно компактную упаковку мышкой перетащить (скопировать) в поле «Мои действия».
11. Удаляем «очищаем» место где мы подготовили временное решение.
12. Возвращаемся на ту стадию сущности где мы ходим в режиме редактора провести изменения и активируем редактор.
13. Теперь нам достаточно забрать сохраненное в «Моих действиях» заготовку и перенести ее в нужное место редактируемого робота.
14. Если раскрыть подготовленную нами заготовку и «прочитать» ее, то мы видим, что в этом блоке у нас находятся активити (блоки действий) для рассылки в открытую линию и уведомления в ленту которые мы подготовили согласно нашему плану. Редактирование текстов и параметров активити осуществляется традиционными методами.
15. Серый прямоугольный блок над активити представляет собой блок настройки условий, который обычном роботе расположены в верхней части.

Главный вопрос:

Так почему робот превратился в бизнес-процесс? Ведь мы создавали его с помощью штатных инструментов.

Дело в том режим простого редактирования - это простой шаблонный инструмент для начинающих пользователей. С помощью его и подсказок можно быстро без привлечения сторонних специалистов решить много простых вопросов по автоматизации процессов.

Роботы имеют ограничения и если к ним добавить действие – активити более высокого уровня, то он автоматически превращается в бизнес-процесс.

Кроме этого редактор Бизнес-процессов – это мощный профессиональный инструмент описания автоматизации и если с его помощью открыть простой робот, то он так же преобразуется до профессионального уровня и этот процесс не имеет обратной силы. Вернуть бизнес-процесс, открытый в редакторе обратно в шаблонный упрощенный вариант робота, не получится.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»