Платежи, согласование, реестр для бухгалтерии в вашем Битрикс24.CRM

С увеличением объемов производства и продаж, увеличивается количество сотрудников, происходит рост количества ежедневных платежей, увеличивается и число телодвижений, звеньев согласования и наступает момент, когда вроде бы передовая современная технология вместо того чтобы помогать начинает мешать работе, росту и развитию компании.

Типовая схема согласований внутри компании:

Все сотрудники работают в CRM Битрикс24.CRM. Процедура согласования осуществляется по:
  1. Телефону.
  2. E-mail.
  3. Чату.
  4. В задачах.
  5. При личной встрече.
  6. На бегу.
  7. На теннисном корде.
  8. Во время обеда.
  9. На даче :)
ПОЧЕМУ?

Все просто - растет количество уведомлений, задач, указаний, напоминаний, которые сливаются в мало регулируемый избыточный поток информации и обязательных действий, на который все со временем просто перестают обращать внимание.

Внедрение, работа, развитие, поддержка CRM - это не закостенелый одноразовый каркас на всю жизнь, а растущая вместе с компанией и приспосабливающаяся к изменению условий среды живая модульная система.

ВАЖНО всегда и везде отделять мух от котлет на всех этапах работы:

В бухгалтерию должна поступать информация только о тех платежах, которые прошли согласование и получили разрешение у руководства компании.

Не нужно грузить бухгалтерию лишней информацией. Им не интересно, о чем и сколько раз Вы контачили с клиентом.

Весь цикл действий сотрудника бухгалтерии должен быть продуман и ограничен минимальным количеством типовых операций: увидел согласованный счет –оплатил. Дальше всех оповестит и проинформирует система.

Рассмотрим реализованный проект:

Участники процесса:
  1. Менеджер.
  2. Руководитель ОП (отдела продаж).
  3. Сотрудники бухгалтерии.
фото 1.png

Открываем рабочий порта, главное меню, выбираем вкладку «Реестр согласования платежей». Реестр создан с помощью штатного модуля «списки» в группе «Графи платежей».

Реестр имеет привычную форму электронной таблицы, поля – колонки в которую постоянно заносится и обновляется информация. Главное поле таблицы – статус платежа, может иметь значения:
  • Черновик.
  • Передать на согласование.
  • Согласован к оплате.
  • Оплачен.
  • Отказано.
Пройдем весь процесс с начала до конца:

Менеджер создает заявку.
фото 2.png

  • Форма заявки унифицированная, стандартная, единая для всех.
  • Форма заявки содержит поля:
фото 3.png

  1. Статус черновик система проставляет по умолчанию сама.
  2. За что платим*.
  3. Подрядчик*.
  4. Сумма счета*.
  5. Тип валюты*.
  6. Оплатить до*.
  7. Реквизиты*.
  8. ИНН*.
  9. КПП.
  10. БИК Банка.
  11. Р/С*.
  12. К/С.
  13. Назначение платежа*.
  14. Эл. Версия счета.
  15. Платежка.
  16. История.
Где поля, помеченные * являются обязательными и без них заявка не будет зарегистрирована и принята к рассмотрению.

Завершающим этапом оформления заявки менеджером является смена статуса –черновик на «Передать на согласование».

фото 4.png

При сохранении формы заявки с этим статусом запускается бизнес-процесс автоматической процедуры – прохождения заявки по всем инстанциям.

Система определяет непосредственного руководителя автора заявки и согласно штатному расписанию отправляет документ на согласование. Если в течении времени произойдет ротация сотрудников, то система сама учтет и проконтролирует все изменения структуры компании и навсегда запомнит, кто, когда утвердил и согласовал каждый конкретный счет.

Что происходит дальше?

Руководитель менеджера, согласно регламенту, получает задачу рассмотреть и принять решение о заявке на оплату счета.

фото 5.png

Руководителю нет необходимости обращаться к реестру, если только ради любопытства или в рамках контроля работы отдела. Всю необходимую информацию он сможет считать прямо в теле конкретной задачи, а при необходимости перейти по прямым ссылкам непосредственно к сделке, договору, комментариям, карточке поставщика и истории коммуникаций.

фото 6.png

Руководитель менеджера принимает решение по счету. Вариант решения:

Отказать и отложить, попросить дополнительную информацию у менеджера. Весь процесс обсуждения может быть продолжен в поле комментарии.

Задача будет заморожена и бухгалтер не будет на нее отвлекаться.

В режиме канбан всем заинтересованным участникам процесса всегда будет наглядно доступна реальная информация о состоянии дел.

фото 7.png

Система автоматически меняет значение статуса заявки на указанную согласующим лицом.

фото 8.png

Менеджер получает об этом уведомление и открывает карточку своей заявки видит мотивированный отказ и результат согласования.

Создадим новую заявку:
  • Заполним поля и отправим на согласование.
  • Руководитель рассмотрел заявку, утвердил ее, сделал комментарий.
фото 9.png

Менеджер получает радостное уведомление, открывает задачу, видит, что все в норме, «принимает» задачу и система автоматически меняет статус заявки на согласовано, добавится прямая ссылка на задачу для удобства сотрудника бухгалтерии.

фото 10.png

Действия сотрудника бухгалтерии:
  1. По графику рабочего дня ответственный сотрудник бухгалтерии периодически обращается к реестру платежей и видит весь список заданий на каждый конкретный день, неделю,месяц.
  2. При необходимости он по прямой ссылке осуществляет вход в одну задачу и может получить доступ ко всем материалам, которые ему необходимы.
  3. В случае надобности он может оставить, добавить комментарий или даже вернуть задачу на доработку.
  4. Для удобства работы, сотрудник бухгалтерии может с помощью стандартного фильтра настроить по умолчанию отображение реестра платежей по собственным предпочтениям,например, оставить видимыми на экране только согласованные счета, тем самым скрыв всю лишнюю информацию.
фото 11.png

Проведя оплату, сотрудник бухгалтерии вручную меняет статус счета на оплачен. Если в компании настроена интеграция с 1С, то эту операцию вместо сотрудника бухгалтерии выполняет робот.

фото 12.png


Дальше система завершает работу автоматическим уведомление менеджера о оплате и подтверждает это ссылкой запись в реестре.

Что использовалось для реализации решения?
  • Реестр на модуле «список» в группе. Формально это отдельная база данных в формате электронной таблицы.
  • Бизнес-процессы.
  • Модуль «Задачи».
  • Уведомления для участников процесса.
Где это будет работать?
  • CRM+ (архив)
  • Команда.
  • Компания.
  • Коробка.
Какие недостатки у такого решения пока есть?
  1. Менеджеру нужно заполнить много полей, хотелось бы упростить эту процедуру и включить авто постановщики, если эта информация уже вводилась.
  2. Нет отдельно выделенной папки для платежей и счетов.
  3. Нет автоматического уведомления для подрядчика.
Можно ли минусы превратить в плюсы?
Можно. Танцы с бубном, волшебные заклинания, немного автоматизации, дополнительных знаний и умение работать с бизнес процессами позволят нам в следующем ролике рассказать о том, как преодолеть эти барьеры.

Сколько стоит реализация такого решения?
  • Подходящий тариф.
  • Работа специалистов, которая зависит от количества процессов и конкретных условий работы Вашего портала.
  • Оценки участия и числа сотрудников в процессе согласования.
  • Наличия интеграции с 1С.
  • Степени подготовки сотрудников компании.
  • Сроков реализации проекта.
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам