Планирование выездов сотрудников в Битрикс24.CRM

В работе многие компании применяют планирование, бронирование ресурсов и выезды своих специалистов на объекты заказчика, например, замеры, обследование объектов, условий, монтажные, строительные и сервисные работы. В связи с этим информация о свободных специалистах, о времени проведения выездных плановых работ становится ключевой составляющей качественной работы с клиентами и мерилом успешности компании. Особенно важны реально построенные календарные планы как для быстрых, так и для длительных по времени рутинных процессов.

Как ни странно, многие пользователи забывают, что успешно спланированный выезд специалистов на объект заказчика это только часть комплекса обязательных мер, которые должны выполнить специалисты. Не менее важно зафиксировать время, проведенное специалистами на объекте, качество и объем выполненных работ, оформить обязательные отчеты, акты, документы, завизировать их у заказчика и своевременно передать информацию в электроном и физическом виде в офис компании, после чего ответственный менеджер будет продолжать работу на проектом двигая сделку по стадиям дальше к успешному завершению.

Реализация грамотного решения планирования и бронирования ресурсов с помощью штатного функционала доступного всем и его возможности:

Поставим перед собой цель построение рабочего календаря для выездных сотрудников используем модуль CRM, сделки + задачи + группы.

Для успешной реализации решения нужны права администратора CRM или портала, создать сделку, заполнить обязательные поля, наполнить сделку товарами, указать контактные данные клиента и реквизиты компании клиента.

По легенде после получения заявки менеджер согласует с клиентом удобную дату выезда специалиста или группы сотрудников на объект и фиксируют время свободного специалиста с учетом его рабочего графика в компании за конкретной сделкой.

Дополнительному полю, в которое фиксируется согласованная дата выезда специалиста администратором присваивается обязательный статус начиная с определенной стадии сделки. Проскочить эту стадию без внесения информации у менеджера не получится. Система будет строго отслеживать наличие информации, включать запрет и своевременно информировать менеджера, не давая ему продвигаться дальше по стадиям.

фото 1.png

Далее зарезервированному специалисту вручную ставится задача с подробным описанием действий, которые ему необходимо выполнить в заданном объеме и в указанные задачей сроки. Иногда задача снабжается подробным чек-листом как ему действовать при различных сценариях. Для оптимальной визуализации, организации контроля и наглядности все задачи объединяются в соответствующие рабочие группы, например, «Замеры» или «Сервисная служба». Результаты ручного бронирования в задачах добавляются в общий график компании будут всеми учитываться при оформлении следующих заявок клиентов.

Каждый специалист и его начальник в любое время могут оценить количество поставленных перед ним, отделом и компанией плановых задач за день, за неделю, за месяц или другой период.

фото 2.png
фото 3.png

Отображение плановых задач удобно просматривать в режиме отображения экрана график или «Гант». Если в названии задач сразу прописаны наименования компании заказчика и краткая цель поездки, то получается качественная информационная картина с привязкой к сетке календаря. Более детальная информация о каждой поездке открывается провалом в задачу по короткой ссылке скрытой в названии задачи.

фото 4.png
фото 5.png

Руководители отделов, направления и компании оперируя инструментом фильтр могут легко выделить интересующую их информацию путем задачи параметров по ключевым полям.

фото 6.png
фото 7.png
фото 8.png

Бронирования ресурсов с помощью штатного функционала и элементов автоматики:

Применение полей для бронирования ресурсов доступно только для коммерческих тарифов.

Добавление поля в карточку сделки доступно сотруднику с правами администратора.

Поле (бронирования) позволяет зарезервировать время, название услуги, начало события, продолжительность, свободного специалиста или группу сотрудников в рабочем графике компании. Удобным свойством является то что в момент выбора свободного сотрудника на экране отображаются все данные о его уже зарезервированном в других проектах времени.

Возможности коммерческих тарифов позволяют автоматизировать с помощью роботов постановку задач для выездных сотрудников, при переходе в конкретный статус лида или сделки, что существенно повышает эффективность и организацию коллективной работы над проектами.

Чего для полного счастья не хватает в штатном ПО Битрикс24.CRM?

Наглядности, отображения данных о зарезервированных задачах на день, на неделю, на месяц для каждого сотрудника и отдела. Часто бронируемые работы на объекты клиента занимают не просто часы, а дни и даже недели и отсутствие наглядности этой информации затрудняют восприятие общей картины планируемых событий. Использование внешних обработчиков и электронных таблиц для построения общего календаря требуют дополнительного рабочего времени и так же не эффективны.

Работая с задачей выездной сотрудник в итоге ставит отметку об завершении и оставляет комментарий о выполненной работе, проблемах и отзыве клиента в свободной форме. Комментарии могут быть оценены только человеком, но не могут автоматически обрабатываться дальше. Проблема расходов комплектующих, понесенных расходов трат при работе только с задачами остаются не охваченными.

Следующий этап развития и повышения значимости при работе с бронированием становится возможность применения смарт-процессов, которые доступны при переходе на тариф «Профессиональный» или любой тариф «Коробка».
  • Смарт – процессы позволяют создавать и использовать в работе свои сущности с любыми дополнительными и обязательными полями, стадиями, роботами и бизнес-процессами.
  • Создаваемые карточки сущностей близки и обладают всеми свойствами карточек лидов или сделок. Работа с ними происходит по тем-же правилам, но позволяет нам дополнительно в рамках сделки работать с полноценной карточкой элемента, например, сервисного выезда специалиста на объект. Карточка такого элемента может быть организована и использоваться в виде детального отчета, где не будет необходимости сливать всю информацию в виде текста в комментарий.
Окончательное оптимальное завершения вопроса построения графика планирования может быть решено построением индивидуального отчета-графика под портал, в котором будут отображаться месячные данные о сотрудниках компании с планами их поездок.

В настоящее время построение такого графика - календаря — это индивидуальное решение, которое настраивается под конкретного пользователя внешним обработчиком.

Что нужно для начала работы с построением планов?
  1. Действующий портал.
  2. Выбрать устраивающее решение и соответствующий тариф.
  3. Настроенная и рабочая CRM в базовом режиме.
  4. Обученные сотрудники компании с четким понятием что такое лиды, сделки, контакты, компании, задачи, стадии, обязательные поля, роботы, как с ними работать и как правильно вносить данные.
  5. Вы должны иметь своего интегратора или обладать достаточными знаниями чтобы выполнить весь объем работ самостоятельно.
  6. Создать и разработать внешнее приложение, разместить его на вашем или арендованном хостинге.
  7. В идеале все планы должны отображаться дополнительно на общем экране офиса для информативности и контроля.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам