Отчеты для руководителей в Битрикс24.CRM

Серия – отчеты для руководителей компании, возможности и особенности построения штатными инструментами Битрикс24.CRM и дополнительные возможности приложений и обработчиков.

Важно:

Информация о данных сотрудников доступна только для их непосредственных руководителей и администраторов портала.

Календарь сотрудника:

Руководитель должен перейти в профиль сотрудника. Битрикс24.CRM предоставляет несколько вариантов перехода:
  1. Через поисковый фильтр.
  2. Задачи.
  3. Чат.
  4. Структуры компании.
  5. Через любой раздел где есть упоминание о сотруднике.
  6. Для перехода достаточно кликнуть по «аватарке».
  7. Открываем страницу, верхней части доступны сгруппированные блоки; задачи, календарь, диск, живая лента, эффективность и время.
  8. Активируем календарь сотрудника.
  9. Штатный календарь откроет информацию о делах и планах на интересующий период.
  1. Доступ к этой информации хранится на странице CRM, во вкладке «Еще», в подразделе «Отчеты».
  2. Модуль отчетов предоставляет руководителям по сущностям:
  3. Сделка.
  4. Товар.
  5. Лид.
  6. Счет.
  7. Дело.
  8. Информация о звонках, письмах, встречах – хранится в сущности «Дело»
  9. Активируем вкладку «Дело».
  10. Откроется встроенный конструктор отчетов Битрикс24.CRM.
  11. Присвоим название отчету – «Звонки за месяц».
  12. Отчетный период по умолчанию – этот месяц. При дальней работе с отчетом это поле можно легко менять.
  13. Раздел колонки – основные параметры отчета, та информация которая буде выводится на экран.
Добавить новые поля – выбрать их из списка, расположить и переместить можно использую привычные инструменты типового экранного редактора.
  1. Ответственный ФИО.
  2. ID.
  3. Дата создания.
  4. Дата завершения.
  5. Тип.
  6. Направление.
Включаем поле сортировки –Дата завершения, по убыванию.

Включим поля фильтра – для удобного манипулирования данными и отбора информации на экране из карточки отчета:
  1. Сотрудник.
  2. Направление.
  3. Тип.
Укажем максимально удобное количество выводимых по умолчанию элементов на экран.

Последний этап – настройка типа и вида диаграммы на экран для наглядного отображения результатов отчета:
  1. Круговая диаграмма.
  2. По количеству уникальных ID (ходящих исходящих звонков).
  3. В качестве аргументов выберем направления и ID.
Диаграмма кроме графического отображения результатов сопровождается пояснительными текстами и цифрами. Итоговые и детальные значения сведены в стандартную электронную таблицу данных.

Блок фильтров позволяет легко изменить интересующий диапазон и элементы отображения данных. Например, можно легко выбрать всех сотрудников отдела продаж и получить по ним отчет.

В нижней части экрана настроек есть специальный раздел, в котором можно прописать кто кроме автора может увидеть и иметь доступ к этому настроенному отчету.

Особенность штатного модуля отчетов заключается в том, то он отображает только сводную информацию на момент создания отчета и не предоставляет возможности перехода карточку конкретного звонка или дела.

Если пользователь захочет внести изменения и правки в настроенный отчет созданный другим сотрудником, то он этого сделать не сможет. Но есть возможность сохранить копию отчета под своим авторством и уже в нем вносить необходимые правки.

Какую информацию еще можно получить, манипулируя имеющимися данными?
  1. Добавим в фильтр поле дата завершения.
  2. Что нам это дает? Входящий звонок или встреча могли быть запланированы, но по какой-то причине не осуществлены. Т.е. сотрудник информирует руководителя о том, что он очень занять у него в планах провести десятки встреч, а по факту встречи не состоялись и результат от такой деятельности минимальный.
Воспользуемся готовым шаблоном для отчета по звонкам, скопируем его (кликнув по шестеренке в правом верхнем углу экрана) и на его основе создадим отчет уже для встреч с клиентами.

Необходимо сохранить отчет под новым названием. Изменить в фильтре Тип –звонки на встречи. Добавим поле в фильтр – дата завершения, пропишем условие больше, а само поле оставим пустым.

Запустим новый отчет и ознакомимся с его данными. На экране отображается информация о запланированных встречах и напротив некоторых из них отсутствует информация о дате завершения. Это наглядно демонстрирует именно те случаи, когда назначенная встреча не состоялась и является основанием для «разбора полетов» и выяснения причин почему встречи не состоялись.

Можно ли с помощью базового функционала Битрикс24.CRM узнать сколько в нашей базе есть контактов, у которых никогда не было сделок?

Нет штатное ПО в этом деле не помощник.

  1. Для корпоративного портала (коробочная версия Битрикс24.CRM) можно «написать» специальный обработчик, который будет отбирать нужную информацию из базы данных и выводить ее в форме отчета.
  2. Для облачной версии Битрикс24.CRM процедура составления нестандартных отчетов более проблемная и требует предварительно «отобрать и выгрузить» необходимые данные с портала и только потом заниматься их обработкой. Технически это возможно, но требует больших усилий и имеет ряд ограничений. Расчет стоимости такого решения индивидуален и зависит от целого ряда причин.
Можно воспользоваться уже готовым приложением STATISTICS.FIX4.ORG.
  1. Приложение постоянно фиксирует данные по звонкам, письмам и отображает данные в виде статистических данных в привязке ко времени.
  2. Эта отличительная особенность от штатных отчетов результаты который отображают реальную картину только в момент генерации отчета.
  3. Детальный разбор и демонстрация возможностей приложения будут доступны в следующем ролике.
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам