Что происходит с порталом после установки приложения?
- Создается специальная группа «Статистики сотрудников».
-
Система предложит Вам подключиться к группе и диску.
ВАЖНО:
-
Принять эти предложения и подтвердить свое согласие.
-
Именно в этой группе будут хранится все задачи по статистике.
-
Участники группы будут наделены доступами согласно своим полномочиям и должностных инструкций.
-
Вы как создатель или модератор пригласите всех заинтересованных лиц стать участниками группы.
Создаются дополнительные поля в задачах для сбора и хранения результатов.
Настройка приложения.
- Открываем режим настройки (процедура перехода в режим занимает некоторое время, порядка нескольких минут, оно зависит от объема анализируемой информации, качества коммуникационных линий и быстродействия вашего компьютера.
-
Выбираем созданную по умолчанию группу для хранения данных (штатная ситуация).
-
Если Вы планируете серьезный анализ, то рекомендуем создать несколько групп (Call-центр, отдел продаж и так далее), т.е. для каждого отдела или направления исследования. Количество групп не ограничено.
-
По потребности выбрать включить или выключить опцию «Отправлять сотруднику уведомление» или нет. Опция позволяет руководителю предоставить доступ к результатам анализа сотруднику компании робота которого анализируется приложением.
-
Важно, эта опция создает серию задач за каждый день и может быть обременительна и не нужна сотруднику, например, при анализе работы за прошедший квартал менеджер в течении короткого времени получит 90 задач, чему он будет чрезмерно удивлен и рад, особенно если его не предупредить об этом заранее. Обычно без острой необходимости мы рекомендует не включать эту опцию особенно в период обучения и тестирования приложения.
-
Как правило «аналитик» сначала сам изучает статистические данные и только потом при необходимости подключает менеджера к работе и совместному обсуждению результатов.
-
При отключенной опции «Отправить сотруднику уведомление» рекомендуем выбирать системного сотрудника. Обычно это проверяющий или специально содранный в структуре компании технический сотрудник.
-
Важно: не забывайте после внесения изменения и корректировок в настройки сохранять и обновлять страницу экрана.
-
Дальше нужно заполнить поле – время предоставления отчета.
-
Обычно выбирается время после завершения рабочего дня, например, 21-00 час, главная цель паузы дождаться периода, когда все сотрудники закончат свою работу в соответствии с рабочим графиком компании.
-
Для исключения проблем, связанных с пиковой нагрузкой на портал, время отчетов желательно разделять для разных групп и направлений (не назначать их все одновременно) и не пользоваться граничными временными параметрами такими как 24-00, так как Битрикс24.CRM, приложению и вашему порталу будет «не уютно» и они могут просто «захлебнуться» в потоке информации.
-
Рекомендуемая разница –шаг назначения отчетов обычно 15 минут.
-
Для тестирования и изучения работы приложения назначайте время +60 минут к текущему системному, этого будет достаточно и не обременительно для ожидания.
-
Важно не забывайте удалять тестовые задачи для анализа.
-
Следующий параметр – это выбор планового дня генерации недельного отчета, выбор делается на основании предпочтения пользователя. В итоге приложение будет выводит промежуточные отчеты по недельно за каждый день интересующего периода.
-
Необходимо выбрать уже ставшую привычную опцию – объект анализа конкретного сотрудника, сотрудников или отдел. Работа с отделом более правильная и предпочтительнее, особенно если соблюдаются все рекомендации по описанию правильной структуры компании.
-
Приложение предоставляет возможность исключить менеджера или менеджеров из анализируемого отдела. При активации этой опции приложение предлагает исключить по умолчанию руководителя отдела, согласитесь обычно руководитель не работает в качестве активного менеджера, и это разумный подход. Дальше выбор за Вами, кого оставить, а кого исключить.
Важная деталь настройки – выбор блока данных. Например, при анализе:
-
Для отдела производства – это блок задач.
-
Для отдела продаж блок CRM, объекты Лиды, сделки, счета…
-
Блок дела – для анализа по звонкам и письмам.
-
Возможен выбор любой удобной комбинации по усмотрению аналитика в одном анализе.
-
Возможен выбор дополнительных параметров для построения гибких и узко нацеленных запросов, таких как, выбор различных стадий различных сущностей. Например, поставим задачу проанализировать работу производственного отдела по задачам связанными с замерами непосредственно с выездом на объекты заказчика.
-
Приложение позволяет оперировать установленными связями между сущностями.
-
Отдельная опция пропускает при анализе нулевые (нерабочие, выходные и праздничные дни).
-
Отдельная опция предоставляет штатный выбор дат диапазона за которой планируется собирать статистику.
-
Важно: демонстрируемая версия приложения ограничивает максимальный период сбора статистки 7 днями. PRO версия приложения ограничений по периоду не имеет.
Важно:
-
Приложение, отчеты и задачи по созданной миссии начинают работать сразу после сохранения настроек.
-
Не перегружайте ваш портал избыточными или не нужными запросами, сокращайте объемы обрабатываемой информации и время необходимое на «переваривание» материалов с помощью точных запросов и выбранных фильтров.
Настройки завершены, что дальше?
- Чтобы убедится сформировался ли готовый отчет ил нет открываем раздел задачи, интересующая нас задача будет носить по умолчанию статус завершена (закрытая).
-
Крайний срок задачи соответствует времени планового получения отчета.
-
В нашем примере стоит отметка не передавать отчет сотруднику.
-
В поле ответственный (обязательное поле Битрикс24.CRM) – прописан технологический сотрудник, это наш маленьких технический прием, чтобы не «засыпать» реальных сотрудников мусорными сообщениями, не имеющими для них практической пользы.
-
Задача привязана к специальной технической группе.
-
В теле задачи отображается заполненная результатами мониторинга группа технических полей, которые создает приложение.
-
Все запросы и их результаты хранятся в группе, для поиска нужной задачи нужно не забыть отключить общий фильтр по умолчанию, чтобы получить доступ к всем (закрытым) задачам.
Про отчеты:
- Наша условная цель получить красивый отчет с графиками по конкретному сотруднику. Если смешивать всех в одну кучу (составить общий запрос на отдел), то система не сможет отобразить эту кучу результатов на одном графике и предоставит только общие цифры в виде таблицы. Это особенность работы системы. Но никто не мешает просто составить несколько индивидуальных отчетов – графиков и рассмотреть их в привязке к конкретным людям.
-
Открываем страницу CRM, задачи и проекты, дальше вкладку «ЕЩЕ»/ «Отчеты».
-
Правила и способы работы широко оповещены в свободном интернет пространстве и портале Битрикс24.CRM. Им посвящены множество видеороликов в том числе и наших. Ознакомится с ними можно в архиве нашего Ютуб канала или с помощью готовых примеров по ссылкам, приведенным под нашим видеороликом, которые можно взять за основу и на их базе самостоятельно настроить отчет любой сложности.
-
Правка стандартных шаблонов или исходников проводится в режиме редактирования. Опытные пользователи могут беспроблемно создавать в строенном редакторе Битрикс24.CRM любой отчет с нуля.
Какие основные параметры настройки типового отчета используются рассмотрим на нашем примере:
-
Отчетный период.
-
Колонки полей – выбранные из нашей технической задачи.
-
Выбираем для конкретного отчета только нужные.
-
Важная ключевая настройка – сортировать по какой колонке. В нашем примере указан крайний срок (по возрастанию), что соответствует дате, когда проводится анализ.
-
Фильтры: ограничиваем поиски полем постановщик – анализ по конкретному сотруднику, подставляем его ФИО из структуры компании, рекомендуем указать группу по названию или ID, интересующий период все это с сузит поиски и сократит время обработки.
-
Тип диаграммы (стандартный набор).
-
Аргументы (значения расположенные по оси Х, ограничение по количеству мах=10).
Как выглядит отчет Call-центра?
- На экране отображаются результаты в форме графика и электронной таблицы.
-
В графике можно включить отдельно только интересующий параметр, набор параметров или все параметры одновременно. При смене отображения перезагрузка экрана не нужна.
-
Удобный инструмент позволяет курсором выделить любой интересующий интервал или период.
-
Возможно предоставление ссылки на отчет проверяемому сотруднику и его работа с отчетом для личного самоконтроля, поиска ошибок и оптимизации трудового процесса.
Где будет работать приложение?
- Для использования всей мощи приложения нужны тарифы «Компания» или любая коробочная версия корпоративного портала. Дело в том, что пока только в этих тарифах реализована и доступна в Битрикс24 возможность создавать пользовательские поля в задачах.
-
Мы ищем решение и продолжаем развивать приложение, надеемся, что с дальнейшим развитием Битрикс24 эта возможность появится и на других тарифах.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
-
YouTube канал
-
Телеграм канал
-
Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
