Одной из основных задач каждого руководителя является контроль за показателями эффективности работы своих подчиненных, определение узких мест, управление, устранение проблем и как результат достижение еще более лучших результатов.

Какие инструменты имеются в распоряжении руководителей?

Штатные отчеты Битрикс24.CRM по делам, компаниям, контактам, лидам и сделкам.

На что нужно в первую очередь обращать внимание?

На поставленные и просроченные дела подчиненных и их связи в CRM.

Что мы и Битрикс24.CRM подразумевает под термином дела?

Это коммуникации с клиентами:

• Встречи.
• Визиты.
• Задачи.
• Задания.
• Звонки.
• SMS.
• Обзвоны.
• Визиты.
• Обращения с форм обратной связи.
• Чаты.
• Маркет.
• Комментарии.

Где живут дела?

В сущностях CRM в:

• Лидах.
• Сделках.
• Контактах.
• Компаниях.
• Заказах.

Сущности имеют общий принцип построения, рассмотрим на примере карточки лида:

Левая половина карточки рабочая, а правая информационная, она заполняется историей событий и содержит меню для создания новых дел в рамках данной сущности: звонков, встреч и т.д.



По факту этот инструмент большой, удобный, современный электронный органайзер и планировщик дел.

В этой области система пишет автоматические сообщения об ошибках коммуникации, настроек, о не подключенных сервисах и другие подсказки для пользователя портала.

Как оптимально управлять потоком свалившихся дел и не утонуть в потоке?

Расположите в верхнем горизонтальном меню портала вкладку «мои дела», если ее не видно на экране, то она прячется во вкладке «ЕЩЁ» в правом верхнем углу экрана портала.




Обязательные действия руководителя:

Регулярно посещать страницу «Мои дела», знакомится с состоянием своих дел и дел непосредственных подчиненных чтобы быть в курсе всех событий, при необходимости подсказать, помочь, разгрузить, поддержать подчиненных, вручную управлять общим процессом и раздать мотивирующие деятельность подарки за нарушения регламента.

Выбор параметров и статусов дел осуществляется с помощью штатного гибкого инструмента фильтры.



ПРИМЕЧАНИЕ:

• Штатное ПО позволяет выбирать за один поиск только одного сотрудника или сразу всех подчиненных.
• Открывающиеся вкладки дополнительного выбора полей позволяют составить запрос любой сложности по любому активному полю или показателю: клиенту, компании, товару, времени и т.д.
• Каждый пользователь может видеть только свои дела.
• Руководитель отдела может видеть только свои дела и дела своих непосредственных подчиненных, согласно структуры компании.
• Администратор портала может видеть свои дела и дела всех сотрудников компании.
• Руководитель компании может видеть свои дела и дела всех сотрудников компании.

Как быстро находить просроченные дела?

Просто укажите в фильтре в поле «статус» -невыполненные дела, можно добавить тип дета и дату, например, намеченного срока.

Как строить отчеты?

Можно воспользоваться меню «ЕЩЁ» вкладкой «Старт» и активировать кнопку создать.



Интеллектуальное меню поможет настроить параметры нужного отчета, например, дело, категория звонки, количество входящих звонков…

Можно воспользоваться меню «ЕЩЁ» вкладкой «Отчеты» и активировать кнопку создать. Этот инструмент более разнообразный и сложный, но соответственно с большими возможностями. Результаты отчетов отображаются на экране в графической и табличной форме. Настройка осуществляется так же с помощью инструмента фильтры.





ПРИМЕЧАНИЕ:

• Построение отчетов, настройка и работа — это обширная тема которой посвящены отдельные ролики доступные в нашем ютуб архиве https://www.youtube.com/channel/UCvl6h3AekWG3XgipB3P78eg.
• По умолчанию портал предлагает стандартные отчеты, в том числе по делам.
• Копии стандартных отчетов легко копируются, редактируются, дополняются, сохраняются и передаются коллегам.

Типов дел на наш взгляд очень много, а как работает Вы?

Рекомендации от Лаборатории автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

• После перебора всех типов и множества проб и ошибок мы все свои дела перевели в один универсальный формат «ЗАДАЧИ», тоже рекомендуем сделать и Вам.
• Не ЗАДАНИЯ, а именно ЗАДАЧИ.
• Мы создаем задачи.
• Все задачи автоматически привязываются к сущностям CRM.
• Да, мы искусственно сократили количество типов дел и добровольно отказались от большей части их применения перейдя на задачи.
• Количество типов дел на наш взгляд избыточно и это создаёт больше трудностей чем приносит пользы.

ПОЧЕМУ мы работаем в задачах?

Формат задачи — это мощный конструктор, который позволяет:

• Создать описание любой сложности.
• Добавить чек лист с неограниченным количеством записей.
• Вложить в описание файлы.
• Использовать в роботах и бизнес-процессах.
• Назначать ответственных, соисполнителей, наблюдателей, крайние сроки.
• Устанавливать связи с CRM, группами и проектами.
• Ставить подзадачи.
• Включать учеты времени.
• Учитывать эффективность.

Как перевести дела в формат задачи?

• Нужна встреча, задача, звонок, то ставится задача с назначением исполнителя и крайнего срока…
• При этом отпадает необходимость перемещений по разным модулям, типам дел, экранам, теперь все дела в одном месте – в задачах.
• Метод перехода на задачи позволяет легко отслеживать и работать с большим количеством дел, а именно обрабатывать более сотни в день на одного сотрудника.
• Видео-примеры контроля большого количества задачи подробно были рассмотрены и хранятся в нашем ютуб архиве.

ПРЕИМУЩЕСТВА перехода в формат задачи:

• Все дела в едином пространстве в модуле задачи.
• Удобное, гибкое управление и обслуживание.
• Неограниченные возможности автоматизации.
• Единая и удобная детальная история событий.
• Возможность вложения файлов, запись комментариев на любом этапе работы.
• Активировать инструмент контроля и фиксация фактически потраченного времени на каждое дело, т.е. задачу.
• Задачи и их сопровождение легко доступны в мобильном приложении Битрикс24.CRM в отличии от дел.
• По просьбе владельцев коробочных версий Битрикс24.CRM мы часто отключаем доступы к делам оставляя только задачи и комментарии. Такое решение сильно разгружает насыщенность экрана, упрощает интерфейс, сокращает число ошибок человеческого фактора, унифицирует и упрощает работу компании.

А что еще есть крутого?

Для владельцев коробочных версий Битрикс24 можно значительно повысить качество отчетов с применением приложения STATISTICS 2.0 от Лаборатории автоматизации «‎LOG [IN] OFF» распространяемое по подписке Битрикс24.Маркет.



Приложение позволяет:

• Обрабатывать все ключевые показатели по всем сущностям CRM, на одном экране.
• Анализировать отчеты по лидогенерации, нагрузке на сотрудников, по количеству неуспешных лидов и сделок…
• Сопоставлять информацию о результативности работы сотрудников.
• Оценивать детальную и подробную информацию о статусах задач, в том числе о незавершенных и просроченных, поставленных перед действующими так и уволенными сотрудниками.

ВАЖНО:

• Приложение STATISTICS 2.0 это не только механизм и отображения построения всевозможных и сложных отчетов, но и инструмент мгновенного перехода по коротким ссылкам для непосредственного влияния и управления ситуацией в отделе и компании.
• Время ожидаемого выхода приложения STATISTICS 2.0 для облачных тарифов Битрикс24.CRM зависит только от количества одобрений, заинтересованных комментариев, которые мы получаем на видеоролики на эту тему.

Почему официальный Битрикс24.CRM поддерживает и развивает такое количество разнообразных типов дел?

• Чтобы у каждого пользователя был выбор, и он мог выбрать для себя удобную среду и формат работы.
• Возможно наше предложение и опыт не подойдет для отдельного специфического бизнеса и тогда его можно будет подстроить индивидуально.
• Возможно в будущем в Битрикс24.CRM появится опция для отключения неиспользуемых опций дел в интерфейсе вашего портала.

Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:

• YouTube канал
• Телеграм канал
• Инстаграм канал

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»