Напряженная обстановка. Поток новых и незакрытых задач. Мы уже научились ставить запрет на несанкционированный перенос крайних сроков, но осталась еще одна проблема – возможность случайного или как бы ненароком удаления самой задачи.

Откроем корпоративный портал и смоделируем ситуацию:

Менеджер отправил каталог и КП клиенту. Система поставила менеджеру очередную задачу. Откроем карточку задачи, ознакомимся с описанием, чек-листом. Видим, что в нашем примере зафиксирована связь с «лидом» элементом CRM, но задача носит индивидуальный характер и какая-либо связь менеджера к принадлежности какой-либо группе отсутствует.

ВАЖНО: задача носит личный характер менеджер имеет законное право и возможность ее удалить.

Как ограничить – наложить запрет на удаление задач менеджером?

Необходимо закрепить каждого менеджера в соответствии с его функциональными обязанностями за конкретной рабочей группой.

Что такое группы?

1. Группы (проекты) это общая папка, диск или календарь в которой сгруппированы все данные, задачи, файлы, сообщения и встречи, объединенные одной рабочей темой.
2. Группы (проекты) объединяют сотрудников компании, работающих над одной рабочей темой. Все действия внутри группы (проекта) доступны только ее участникам, другие сотрудники организации не будут иметь к ним доступ.

Где живут группы и проекты?

• Открываем портал.
• Левая колонка главного меню, раздел ГРУППЫ или ЗАДАЧИ И ПРОЕКТЫ.
• Создавать и редактировать группы может сотрудник компании с правами администратора.

Основное отличие групп от проектов:

• Группы не имеют временных ограничений, они вечные.
• Проекты создаются только для решения конкретного проекта, они «живут» пока существует этот проект и имеют дату начала и конца.

Что еще могут группы?

• Концентрируют на одном экране все актуальные задачи.
• Позволяют руководителям быстро и легко ориентироваться общей картине дел и в распределение нагрузки между сотрудниками.
• Предоставляют руководителям возможность использовать материалы группы для аналитической работы и составления отчетов.

Как создать новую группу?

• Для этого активируем кнопку «создать» в правом верхнем углу экрана.
• Система предложит создать группу (проект) тип: Открытую, Закрытую или Внешнюю.

Тип группы (проекта) определяет права на доступ в эту группу:

Открытую группу видят все сотрудники и стать ее участником может любой сотрудник без подтверждения.

Закрытую группу сотрудники видят в списке активных групп, а доступ к ней открывается после разрешения владельца.

Внешнюю группу видят в списке, если она открыта. В такую группу можно приглашать внешних участников: клиентов, консультантов, поставщиков или партнеров т.е. не только сотрудников компании.

Создадим группу «Отдел продаж», пригласим в нее сюда сотрудников отдела.

Отключим в настройках все лишние опции, которые мы не будем использовать в работе группы, в нашем примере мы оставим только задачи.

Настроим видимость и доступность группы.

Для удобства дальнейшей работы и настроек по установке связей запомним название и номер группы, его можно подглядеть в адресной строке url.

Теперь все задачи сотрудников отдела продаж мы будем хранить в этой группе, аналог специально выделенная папка на общем диске нашего портала.

Продолжим тонкую регулировку прав доступа модуля задачи группы в режиме «настройка».

Включим режим – удалять задачи может только администратор или модератор группы.

Повторно смоделируем переход в статус и автогенерацию новой задачи для менеджера:

При попытке удалить задачу от имени менеджера система блокирует такую попытку. Наша цель достигнута.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»