Ваши клиенты заполняют Квизы и обратные формы на сайте, которые в виде заявки приходят к вам на почту? Нужно, чтобы каждое входящее письмо клиента CRM система генерировала в отдельный лид? Сделаем это вместе.

Для решения поставленной задачи необходимо осуществить настройки:

• Подключить почту. Это будет почтовый технический ящик, на который будет приходить все обращения наших клиентов в форме писем с сайта.
• Настройка осуществляется из вкладки «Почта» главного левого меню портала.

Смоделируем ситуацию, когда необходимо подключить сервис mail.ru.

1. Активируем логотип mail.ru и откроем режим настройки.
2. Если вы уже авторизованы в текущем браузере, то можно выбрать кнопку «авторизация» и пойти этим путем.

Выберем подключенного пользователя и осуществим настройки:

1. Забрать письма из ящика (если это нужно по сценарию).
2. Можно забрать письма из конкретного ящика или от конкретного отправителя.

Включаем: Опцию создание лидов с каждого нового почтового адреса.

Отключаем:

1. Обработку писем из ящика поступивших до активации.
2. Опция назначения ответственных за письма известных клиентов.
3. Опцию создания лидов для исходящих писем.
4. Создание контактов из вложений в формате Cart.

После завершения и сохранения настроек почтовый ящик сразу начинает работать и автоматически осуществлять синхронизацию писем. При необходимости старт синхронизации осуществляется вручную.

Провести тестовую отправку писем из внешних почтовых сервисов и убедится в том, что все работает.

Правильным результатом настройки и синхронизации будет считаться если:

1. Для каждого входящего письма, отправленного с разных почтовых ящиков система создаст индивидуальный лид.
2. В карточке каждого лида будет заполнено обязательное соответствующее поле и произойдет правильный перенос данных: Почтовый ящик отправителя.

Важно:

• Если мы отправим повторное письмо с одного и того же адреса, то система определит это и «подвяжет» его к уже к ранее созданному лиду.
• Почему так происходит? У нас на выбранный ящик (по сценарию, описанному выше) собирает все обращения с сайта, и система считает, что все письма с сайта имеют один почтовый адрес. Все правильно именно так как указано в наших настройках.
• Мы убедились, что система работает правильно, но поставленная нами задача о создании нового лида с каждого письма еще не решена.

Вернемся карточку в настройки почты:

1. В разделе создать новый лид для каждого входящего письма с указанного адреса и пропишем в этом поле почтовый адрес, привязанный к сайту или адрес партнера, который электронной почтой направляет Вам новые заявки.
2. Проводим новое тестирование – отправляем серию писем сайта, запускаем ручную синхронизацию чтобы не ждать техническую паузу и убеждаемся в том, что система реагирует на каждое новое письмо даже с одного почтового ящика генерацией нового лида.

Какие минусы есть у данного сценария?

• В поле всех лидов сгенерированных из этого источника (с сайта) будет прописан один почтовый ящик отправителя – E-mail технического ящика.
• По этой причине придется просматривать все полученные письма и по карточкам лидов квалифицировать их и вручную раздавать-разносить менеджерам для работы.

Какие решения возможны для устранения этого неприятного фактора?

Если позволяют условия, то активно использовать CRM-формы. Такое решение позволяет всю информации раскладывать строго по полочкам.

А если не позволяют? И у Вас могут быть особые условия – Квиз формы, или применяется своя форма. В этом случае нужно писать собственный обработчик.

Следующий вариант если есть техническая возможность, то использовать в работе Вебхуки с формы.

Также возможно использовать парсер почты.

Парсер – это специальное приложение, которое позволяет подключиться к вашей почте, анализировать тексты полученных писем, создать новые лиды и разложить информацию по соответствующим полям.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»