Как создать одним кликом красивое письмо и счет клиенту из Битрикс24.CRM

Настройка, особенности, нюансы:

Мы хотим:
  • Сгенерировать счет.
  • Создать по почтовому шаблону письмо клиенту.
  • Автоматически внести и подставить в документы:
  1. № счета.
  2. Дату выставления счета.
  3. Все реквизиты нашей компании.
Действия сотрудника компании:
  1. Отрыть рабочий портал, страницу CRM, вкладку сделки.
  2. Создать новую сделку.
  3. Вставить реквизиты заказчика (если компания уже зарегистрирована в каталоге «Компании».
  4. Создать новую компанию прямо в карточке сделки (если это новый клиент), тем самым автоматически установив связь между сделкой и компанией.
Поработать с карточкой нового клиента и заполнить обязательные поля, регистрационные и банковские реквизиты.

Для быстрого и корректного введения данных из баз данных ФНС рекомендуем использовать бесплатную версию приложение Битрикс24.CRM Автореквизиты [INN.FIX4.ORG], для продвинутых пользователей предлагается приложение версии PRO.

фото 1.png

Для заполнения всего пакета данных достаточно набрать в поисковой строке приложения ИНН или часть точного названия компании и одним кликом заполнить всем обязательные поля.

Для создания счета активировать вкладку товары и заполнить поля.

фото 2.png

При условии, что на портале подключена синхронизация с 1С необходимо соблюсти последовательность ввода информации, обычно сначала создается новый товар.

фото 3.png

Кликнуть по кнопке и создать счет на базе штатного функционала Битрикс24.CRM.

фото 4.png

Убедится в том, что все данные подготовлены и сохранены корректно.

ВАЖНО:
В карточке сделка есть штатная вкладка «Действие» для отправки готового документа по электронной почте.
фото 5.png

Почтовый модуль предлагает воспользоваться генератором шаблона письма, к которому автоматически прикладывается электронная копия счета.

По умолчанию шаблон письма — это скучная типовая форма, в которую нужно заполнить текстом, обращением, информацией и так далее.

фото 6.png

Штатный привычный функционал позволяет отправить не только письмо клиенту, но и его копии сразу нескольким адресатам.

СОВЕТЫ:
  1. Заранее подготовить, сохранить и пользоваться шаблоном письма.
  2. Шаблон может создать любой пользователь, но правильнее будет если его создаст администратор портала и все остальные сотрудники будут пользоваться единым стандартным унифицированным бланком.
  3. Шаблон письма доступен администратору в режиме глобальных настроек, в модуле «Работа с почтой» во вкладке «Почтовые шаблоны».
фото 7.png

Опытный администратор легко откорректирует почтовый шаблон, заполнит его полями для подстановки переменных данных.

Функции редактирования доступны при активации включателя в виде трех точек в конце каждой строки.

фото 8.png

ВАЖНО:
Возможности редактирования шаблонов достаточно скромны, но предоставляют доступ к сущностям и их полям, что позволяет использовать их в качестве места подстановки переменных данных.

фото 9.png
  1. Номер счета.
  2. Дата выписки счета.
  3. Название компании и ИНН клиента.
  4. Имя контакта.
  5. И другие необходимые данные.
Здесь очень удобно использовать дополнительные поля нашего бесплатного приложения в которых хранятся уже сформированные и правильно записанные названия вместе с ИНН.

В штатном функционале Б24 без установки приложения таких возможностей нет.

Повторим отправку счета клиенту с письмом, созданным по подготовленному нами шаблону:

Из карточки сделки, активируем действие отправить письмо и укажем подготовленный шаблон.

фото 10.png

Контроль переноса и автоподстановки данных проверяется на экране монитора.

Что нужно для осуществления решения?
  • Штатный модуль счета.
  • Штатный настроенный и подключенный модуль почта.
  • Подготовленный лично или администратором портала шаблон письма.
  • Бесплатное приложение Битрикс24.CRM Автореквизиты [INN.FIX4.ORG].
На каких тарифах Битрикс24.CRM будет работать такое решение?
Везде, на всех тарифах, даже на бесплатном!

Сколько стоит?
БЕСПЛАТНО - для всех :)

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам