Как сделать, чтобы в Битрикс24.CRM сотрудники каждого отдела видели только свои контакты и компании?

Система распределения контроля и доступа к базам данных, к коммерческой и служебной информации это очень важный и щепетильный вопрос в работе любой компании.

Актуальность этого вопроса многократно возросла особенно сейчас, когда формат работы компаний изменился на удаленный.

Обычно, в работу компании необходимо подключать кроме сотрудников большое количество различных сторонних подрядчиков.

Поэтому очень важно организовать работу так, чтобы никто из сотрудников не отвлекался по пустякам и не «забрел» туда где ему в соответствии с должностной инструкцией быть не положено.

Рассмотрим пример как в рабочем портале Digital агентства согласно действующего сценария распределить и ограничить доступы для сотрудников отдела продаж и отдела производства.

Создадим новую тестовую сделку:

1. Заполним обязательные поля, контактные данные клиента и укажем цель обращения.
2. Запишем сумму договора, сохраним его электронную версию на диске и переведем сделку на стадию «Договор подписан».
3. По ходу работы с заказом система ставит задачи сотрудникам нескольких отделов компании, которые наделены разными полномочиями.
4. Отработаем в качестве менеджера отдела продаж и выполним обязательные действия согласно регламенту, подготовим, отправим счета клиенту и закроем условно выполненные нами задачи.
5. Будем считать, что клиент оплатил нам предоплату.
6. Заполним поле «Желаемая дата готовности» проекта.
7. Система штатно отработала описанный выше алгоритм и поставила новую задачу сотруднику отдела производства компании «отобрать подрядчиков» для выполнения работ по этому проекту.
8. Правами администратора портала откроем портал от имени этого сотрудника.
9. В кабинете сотрудника появилась новая задача по проекту и прямая ссылка на карточку сделки.
10. Согласно инструкции, сотрудник должен иметь возможность изучить материалы. Количество и объем информации, которым может воспользоваться сотрудник производственного отдела ограничено описание в теле задачи и правами его доступа к карточке сделки. В нашем примере сотрудник отдела производства не видит информации о том, кто являться конечным заказчиком сделки (проекта). Согласно сценарию, он изучает общедоступную информацию технического задания и обязан на ее основании осуществить подбор подрядчика –исполнителя. Например, пусть это будут специалисты по монтажу специализированных стендов или верстальщик печатного издания.

Сотрудник производственного отдела, открывает вкладку «Подрядчики», производит подбор по каталогу компании, подрядчика, отвечающего необходимым критериям и заполняет обязательные поля регистрационной таблицы:

1. Форму собственности подрядчика.
2. Название или ФИО.
3. Стоимость его услуг и так далее.
4. Если нужно зарегистрировать нового подрядчика, то сначала выполняется процедура регистрации и потом завершается выбор для конкретной сделки.

Согласно регламенту, сотрудник производственного отдела, должен обладает правами:

1. Читать, создавать и править свои контакты и компании.
2. Контакты и компании других сотрудников (сотрудников отдела продаж) ему не доступны.

В каких тарифах работает распределение доступа?

Только в коммерческих тарифах – начиная с CRM+ и выше, а так же во всех коробочных версиях.

1. Где живут, как и кто может настраивать разграничение доступов в Битрикс24.CRM?
2. Режим настройки доступен только сотрудникам компании с правами администратора.
3. Сначала необходимо настроить структуру компании.
4. Открывается вкладка главного левого меню «Сотрудники», настраивается структура компании, приглашаются сотрудники и им предоставляется доступы к порталу компании.
5. Каждый приглашенный сотрудник занимает четко определенное место в структуре организации.
6. Один сотрудник может занимать несколько должностей и являться сотрудником нескольких отделов.
7. Переход сотрудника из одного отдела в другой или его увольнение автоматически означает изменение его прав, прописанных и оговоренных для данной категории сотрудников.
8. Грамотное распределение доступов в структуре компании строится на распределении прав между отделами. Такая концепция позволяет описать права непосредственно сразу для всех сотрудников конкретного подразделения и при этом отпадает необходимость прописывать права каждого отдельно взятого сотрудника.
9. Переходим к настройкам прав. Открываем вкладку CRM, раздел настройки, права, права доступа.
10. В отрывшейся таблице фиксируются отделы, группы или конкретные работники их роли, наделенные полномочиями.
11. Настройка конкретных прав ролей происходит в режиме создания, редактирования и удаления.

Рассмотрим права сотрудников отела производства – роль «Производство».

1. В электронной таблице в интуитивно понятном режиме администратор, согласно инструкции компании включает, выключает или ограничивает возможности сотрудников отдела продаж для все сущностей CRM.
2. В нашем примере права сотрудников производства ограничены чтением, добавлением и изменением сущности контакты и компании в рамках – свои и своего отдела.
3. Инструмент настройки позволяет осуществить настройку каждой сущности на любой ее стадии.
4. Выбор вариантов прав ограничен фиксированным набором: нет прав, свои, вои и своего отдела, свои + своего отдела и подразделений, все открытые или все.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»