Актуальность этого вопроса многократно возросла особенно сейчас, когда формат работы компаний изменился на удаленный.
Обычно, в работу компании необходимо подключать кроме сотрудников большое количество различных сторонних подрядчиков.
Поэтому очень важно организовать работу так, чтобы никто из сотрудников не отвлекался по пустякам и не «забрел» туда где ему в соответствии с должностной инструкцией быть не положено.
Рассмотрим пример как в рабочем портале Digital агентства согласно действующего сценария распределить и ограничить доступы для сотрудников отдела продаж и отдела производства.
Создадим новую тестовую сделку:
- Заполним обязательные поля, контактные данные клиента и укажем цель обращения.
- Запишем сумму договора, сохраним его электронную версию на диске и переведем сделку на стадию «Договор подписан».
- По ходу работы с заказом система ставит задачи сотрудникам нескольких отделов компании, которые наделены разными полномочиями.
- Отработаем в качестве менеджера отдела продаж и выполним обязательные действия согласно регламенту, подготовим, отправим счета клиенту и закроем условно выполненные нами задачи.
- Будем считать, что клиент оплатил нам предоплату.
- Заполним поле «Желаемая дата готовности» проекта.
- Система штатно отработала описанный выше алгоритм и поставила новую задачу сотруднику отдела производства компании «отобрать подрядчиков» для выполнения работ по этому проекту.
- Правами администратора портала откроем портал от имени этого сотрудника.
- В кабинете сотрудника появилась новая задача по проекту и прямая ссылка на карточку сделки.
- Согласно инструкции, сотрудник должен иметь возможность изучить материалы. Количество и объем информации, которым может воспользоваться сотрудник производственного отдела ограничено описание в теле задачи и правами его доступа к карточке сделки. В нашем примере сотрудник отдела производства не видит информации о том, кто являться конечным заказчиком сделки (проекта). Согласно сценарию, он изучает общедоступную информацию технического задания и обязан на ее основании осуществить подбор подрядчика –исполнителя. Например, пусть это будут специалисты по монтажу специализированных стендов или верстальщик печатного издания.
- Форму собственности подрядчика.
- Название или ФИО.
- Стоимость его услуг и так далее.
- Если нужно зарегистрировать нового подрядчика, то сначала выполняется процедура регистрации и потом завершается выбор для конкретной сделки.
- Читать, создавать и править свои контакты и компании.
- Контакты и компании других сотрудников (сотрудников отдела продаж) ему не доступны.
Только в коммерческих тарифах – начиная с CRM+ и выше, а так же во всех коробочных версиях.
- Где живут, как и кто может настраивать разграничение доступов в Битрикс24.CRM?
- Режим настройки доступен только сотрудникам компании с правами администратора.
- Сначала необходимо настроить структуру компании.
- Открывается вкладка главного левого меню «Сотрудники», настраивается структура компании, приглашаются сотрудники и им предоставляется доступы к порталу компании.
- Каждый приглашенный сотрудник занимает четко определенное место в структуре организации.
- Один сотрудник может занимать несколько должностей и являться сотрудником нескольких отделов.
- Переход сотрудника из одного отдела в другой или его увольнение автоматически означает изменение его прав, прописанных и оговоренных для данной категории сотрудников.
- Грамотное распределение доступов в структуре компании строится на распределении прав между отделами. Такая концепция позволяет описать права непосредственно сразу для всех сотрудников конкретного подразделения и при этом отпадает необходимость прописывать права каждого отдельно взятого сотрудника.
- Переходим к настройкам прав. Открываем вкладку CRM, раздел настройки, права, права доступа.
- В отрывшейся таблице фиксируются отделы, группы или конкретные работники их роли, наделенные полномочиями.
- Настройка конкретных прав ролей происходит в режиме создания, редактирования и удаления.
- В электронной таблице в интуитивно понятном режиме администратор, согласно инструкции компании включает, выключает или ограничивает возможности сотрудников отдела продаж для все сущностей CRM.
- В нашем примере права сотрудников производства ограничены чтением, добавлением и изменением сущности контакты и компании в рамках – свои и своего отдела.
- Инструмент настройки позволяет осуществить настройку каждой сущности на любой ее стадии.
- Выбор вариантов прав ограничен фиксированным набором: нет прав, свои, вои и своего отдела, свои + своего отдела и подразделений, все открытые или все.