Как реализовать сбор заявок на обслуживание и ремонт кондиционеров в Битрикс24 привязкой к электронной карте местности

Обычно клиенты используют один из самых простых способов оформления заявки – заполнение CRM формы на сайте компании поставщика услуг.

Клиент заходит на сайт, открывает форму подачи заявки, кратко описывает проблему, указывает свое имя, адрес, желаемую дату, время выезда специалиста и активизирует-отправляет свою заявку.

фото 1.png

CRM обрабатывает сигнал и фиксирует заявку сделке.

фото 2.png

Ответственный за заказ назначается системой автоматически или вручную, так как это предусмотрено регламентом компании.

Ответственному сотруднику в формате задачи поручается установить обратную связь с клиентом, уточнить подробности, дать пояснения, подтвердить выезд специалиста в указанные в заявке сроки и забронировать ресурсы. Одним из главных действий менеджера является уточнить правильность и точность адреса клиента.

Поле адрес имеет автоматическую привязку к Google картам и при наборе или корректировки адреса отображает привязку в режиме реального времени в специальном окне на экране монитора. Функция быстрого набора адреса позволяет проводить эту процедуру быстро и без ошибок.

фото 3.png

Для удобной работы сотрудников было разработано специальное приложение, которое в отличии от штатного отображения формата список и канбан позволяет держать информационную картинку о всех поступивших заказах, список задействованных сотрудников, разбивку заказов по направлениям, датам, времени выезда и метки адресов на карте. При наведении мыши на метку на экране открывается специальное окно, которое позволяет прямо в режиме реального времени одним кликом сменить выездного сотрудника или ответственного за заказ.

фото 4.png
фото 5.png

Данные на экранах мониторов всех сотрудников компании также обновляются в режиме онлайн.

Ознакомившись с отображением текущих данных оператор – дежурный менеджер в нашем примере используя фильтры видит реальное количество распределенных заявок и все заявки для которых выездной, специалист еще не был назначен и проводит необходимые регламентом действия. Если с базой заявок работают одновременно несколько операторов, то их действия не мешают друг другу.

В качестве оператора изучим обстановку и видим, что у нас есть две заявки, которые располагаются рядом на одной улице и принимаем решение отправить туда одного свободного выездного сотрудника. Операция выбора сотрудника и закрепления его за заказом интуитивно простая и не вызывает трудностей у оператора ПК любого уровня подготовки. Кликаем по нужной клавише и выбираем свободного в графике сотрудника. При сохранении ввода данных обновление информации на экране, замена данных в сделках и задачах происходит автоматически.

фото 6.png

Процедура обратной связи с клиентом, согласования адреса, времени и выбора свободного специалиста может проходит в ходе беседы с клиентом.

Жизненная ситуация, что-то пошло не так, назначенный на выезд сотрудник не успевает на встречу с клиентом, что делать и как быть? Кликнуть по метке, выбрать клавише сменить выездного сотрудника, выбрать свободного или рядом находящегося и сохранить внесенные изменения. Обычно данная процедура выполняется вручную в случае необходимости или планирования оптимального маршрута поездок, например, при планировании дел вперед на завтра и так далее.

Продолжим сопровождение заказов. После согласования даты и времени поездки CRM ставит автоматическую задачу выездному специалисту с полным описанием и контактными данными, клиенту уходит информационное подтверждение о достигнутой договоренности и уведомление контактных данных выездного сотрудника компании.

Выездные сотрудники компании в своей работе с задачами пользуются мобильным приложением Битрикс24.CRM. Возможности мобильное версии Битрикс24.CRM широко известны и опубликованы. Достаточно проговорить, что управление и доступ к задачам незначительно отличается от веб версии и обычно не вызывает трудностей.

фото 7.png

Приятная плюшка заключается в том, что если кликнуть по адресу клиента указанному в задаче и воспользоваться навигатором, то маршрут к адресу клиента от места нахождения будет построен автоматически.

фото 8.png

Можно на этом этапе включить учет рабочего времени задачи, тогда ко времени работы будет добавлено и время поездки. Можно включать время в задача только в момент прибытия, тогда CRM будет учитывать только то время, которое было потрачено на работу на объекте. Сценарии учета времени определяются регламентом компании.

При закрытии задачи таймер учета времени будет остановлен и сделка перейдет в следующий статус.

Щепетильный момент, когда и как должна проходить процедура оплаты клиентом денег за оказанную услугу? По итогам выполненных работ, менеджер в карточке сделки проставляет значение стоимости услуги в карточке сделки, например, заправка фреоном кондиционера. Далее менеджер активирует кнопку принять оплату, система формирует заказ и отправляет специальную ссылку клиенту на ВатсАрр.

Клиент получает ссылку на телефон и обычным способом оплачивает оказанную ему услугу.

Информация об оплате отслеживается триггерами системы, выводится в информационную часть карточки сделки, и сделка автоматически закрывается как успешная.

фото 9.png

Что нужно для реализации такое решение?
  • Любая версия Битрикс24.CRM.
  • Приложение "Карты MAPS.FIX4.ORG" от Лаборатории автоматизации «‎LOG [IN] OFF» распространяемое по подписке Битрикс24.Маркет
  • CRM формы.
  • Задачи и группы.
  • Роботы и или бизнес-процессы.
  • Штатное мобильное приложение Битрикс24.CRM.
фото 10.png

Какая карта используется приложением CRM MAPS.FIX4.ORG?
  • Google (бесплатная карта 200$ в месяц).
  • Яндекс (платная карта подключается по предварительной договоренности и оплачивается пользователем).
Где хранятся данные?
Только на вашем портале.
Как подключить и настроить?
Деталям настройки и подключения приложения к порталу будет посвящено отдельное видео.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам