Культур-мультур не понимай, где кого поймал там и заставляй работать. Культура работы в CRM, отношение к работе, к рабочему месту, к поручению, к дисциплине увы, но это точно не наш конек и не наши методы. Этим мы и отличаемся от наших успешных «забугорных коллег». Хотим, как лучше, а результаты получаются, как всегда. Не в этом ли первопричина цепочки наших последующих проблем?
Опишем как должен начинаться рабочий день сотрудника компании.
Приход на работу, сам факт, но не просто пришел, а на 15 минут раньше, чтобы включить компьютер, подготовить рабочее место, нагреть «ведерко» кофе, проглотить большой пирожок и вовремя, по графику, по плану приступить к исполнению своих договорных обязанностей.
Ровно в назначенный срок – нажать соответствующую клавишу портала и активировать кнопку – «Начать рабочий день». С этого мгновения система понимает, что сотрудник активен, он член команды и ему можно ставить задачи, передавать лиды, сделки, перераспределять звонки и т.д., и т.п.
А если кнопка не нажата, то отдуваться будут другие более исполнительные сотрудники компании.
IT платформа Битрикс24 - это наш любимый электронный сотрудник, который ни когда не спит, постоянно в работе, в курсе всех событий он точно знает кто:
-
В отпуске.
-
Заболел.
-
Опоздал.
-
В какую смену должен работать.
-
Что кто и кому сказал по телефону или написал по электронной почте.
-
Приступил к работе.
-
А кто «извините» тянет кота за хвост или «втирает» очки.
Предлагаем решение проблемы, разберем примеры, ответим на вопросы клиентов.
- Рассмотрим текущую работу Call-центра компании.
-
Откроем настроенное приложение «Автоматический конвейер загруженности сотрудников [FREE.FIX4.ORG], если оно установлено. Если нет, то ищем приложение на маркетплейс, устанавливаем его бесплатную 30 дневную демоверсию и переносим настройки нашего примера.
-
Все поля таблицы приложения содержат интуитивно понятную информацию и снабжены пояснительными надписями.
Ознакомимся с информацией:
-
Загрузка нашего менеджера (Ш.А.) на текущий момент 52 лида.
-
Он единственный менеджер, который сейчас находится на рабочем месте (его кнопка на личном портале работаю включена».
Изменим ситуацию:
- Добавим правами администратора еще несколько сотрудников в Call-центр.
-
Отметим начало рабочего дня для еще одного сотрудника.
-
Вернем все лиды из статуса менеджер назначен в начальную стадию используя штанные функции Битрикс24. Выделим режиме списки, интересующие нас лиды из нужной стадии, пометим все и изменим им статус-вернем в статус «Не отработан». Процедура «возврата» техническая, она занимает порядка нескольких минут и зависит от количества обрабатываемой информации, скоростных возможностей вашего интернета, количества роботов и бизнес-процессов, обслуживающих лиды и текущей нагрузки на портал.
-
Вернемся на страницу лидов, в режим «канбан» и убедимся, что процедура возврата завершена, что все интересующие нас лиды находятся в стадии «Не обработан».
Что произойдет дальше?
- Приложение проверит кто и сколько сотрудников Call-центра находится на рабочем месте.
-
Следующим шагом приложения будет распределение равномерной нагрузки между двумя сотрудниками согласно произведенных настроек.
-
По умолчанию цикл пересчета данных приложения составляет 10 минут, по истечении этого времени приложения обновит и отобразит результаты своей работы на экране.
Результаты работы приложения:
- На странице CRM, все лиды поменяли статус на «Менеджер назначен».
-
В таблице приложения отображаются итоговые цифры распределения лидов между сотрудниками, которые находятся на рабочих местах.
Как настраивается приложение?
- Первым делом выбирается сущность, по которой будет анализироваться нагрузка между сотрудниками, например, лидам.
-
Дальше выбирается стадия лида - «Не обработан».
-
Проверяем нагрузку по полю – «Ответственный».
-
Выбираем отдел «Call-центр».
-
Если нужно, то исключаем из списка «освобожденных» от этой работы менеджеров отдела. По умолчанию приложение предлагает исключить из распределения нагрузки руководителя выбранного отдела. Ну не барское это дело и обычно не соответствует регламенту «серьезной» компании.
Важные изюминки приложения опции:
-
Учитывать график отсутствия.
-
Учитывать статус дня.
Дальше заполняем поле выбора времени цикла обновления данных. По умолчанию минимальное значение равно 10 минутам. Если цикл нужно осуществлять чаще, то напишите нам в открытые линии и при условии ваших технических возможностей мы его настроим на вашем портале так как нужно вам. В нашем демонстрационном портале цикл обновления распределения работает с паузой 1 минута.
Определяем максимальное допустимое количество лидов в работе на одного сотрудника:
-
Параметр =0, все что попадет в CRM будет равномерно распределено между работающими сотрудниками.
-
Дальше просто число от 1 до бесконечности. По мере завершения, закрытия текущих лидов, новые будут распределятся автоматически по мере высвобождения сотрудников, их способности и мастерства быстро выполнять свою работу.
Обязательно указываем на какую стадию будет переведен лид после привязки его к ответственному.
Специальное необязательное поле «На ком в данный момент лид или сделка» расширяет возможности работы приложения при работе со сценариями, когда сущности автоматически закрепляются за конкретными техническими сотрудниками. Примеры как работает эта настройка можно найти в видеороликах в архиве на нашем Ютуб канале. Эту тему мы уже подробно и детально обсуждали по просьбе наших заказчиков.
Важно- все вносимые Вами настройки и корректировки вступаю в силу после сохранения и обновления карточки приложения. Результаты можно увидеть после обновления экрана Вашего портала.
Что нужно чтобы реализовать рассмотренный нами сценарий?
- Установить приложение FREE.FIX4.ORG.
-
Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
-
Установить приложение может только администратор портала.
-
Наберите в поисковой строке «Автоматический конвейер распределения лидов» или «FREE.FIX4.ORG» и установите приложение.
-
Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации.
-
В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.
Какие тарифы нужны?
- Компания и любая коробочная версия.
-
Почему? Только в этих тарифах доступна ключевая функция Битрикс24 включить начало «Рабочего дня».
С чего начать?
- Установить приложение.
-
Настройте приложение.
-
Объясните сотрудникам важность соблюдения требований трудового договора и каждый рабочий день начинать с отметки «Рабочий день начат» и завершать его закрытием.
Какие вопросы решает статус рабочего дня в приложении?
Он ведает распределением:
-
Звонков.
-
Онлайн-чатов.
-
Лидов.
-
Сделок.
-
Задач.
-
Принимает участие в сложном анализе распределения нагрузки по группе параметров. Например, в анализе по количества просроченных задач.
Важно:
- Все данные полученные приложением хранятся в универсальном списке вашего портала и в зависимости от конкретной ситуации могут быть дальше считаны и обработаны бизнес-процессами.
-
Приложение может работать с данными графика отсутствия вашего портала.
-
Приложение по установленному в компании регламенту с помощью штатного функционала Битрикс24.CRM может управлять и менять статусы сущностей в зависимости от полученных результатов.
Сколько стоит приложение?
Все наши приложения распространяются по подписке Маркет24. Подписку можно приобрести у Вашего текущего партнера-интегратора или у нас.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
-
YouTube канал
-
Телеграм канал
-
Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»