Как не пропускать письма клиентов в Битрикс24?

Отвечаем на вопросы подписчиков:
  1. Как организовать работу, если после подключения почты к Битрикс24 скопилось много писем?
  2. Как не потерять ни одного клиента?
КЭП :)
Необходимо подключить почту и настроить синхронизацию писем в Битрикс24!
Откроем вкладку почта рабочего портала Битрикс24:
  1. Вкладка почта расположена в главном левом меню портала.
  2. Вкладка почта открывает доступ ко всем почтовым сообщениям.
  3. Быстрый поиск и сортировка необходимой корреспонденции осуществляются с помощью стандартного инструмента фильтры. Как работают, как настраивать фильтры мы подробно рассказывали в ранних видеороликах и информация об этом широко представлена в свободном доступе.
  4. Неудобства возникают тогда, когда необходимо обработать большое количество писем за короткое время. Очень важно не забыть включить синхронизацию с CRM. Синхронизация включается с помощью клавиши настройки (шестеренка) которая расположена в верхней части экрана вкладки почта.
Базовые рекомендуемые настройки:
  • Связать с CRM.
  • Письма известных клиентов назначать ответственных.
  • Для входящих писем от новых клиентов создавать новые лиды.
  • Остальные настройки можно будет использовать по мере необходимости, когда Вы осознаете и распробуете вкус управления процессом.
  • Имитируем отправку писем от новых клиентов. Система осуществила проверку по базе данных и создала новые лиды.
  • Карточка нового лида содержит информацию выделенную и перенесенную в поля из тела письма:
o ФИО корреспондента.
o Адрес электронной почты.
o Информацию о поступлении письма.
o Прямую ссылку на полученное письмо.

Важно:
  • Проверить правильность переноса данных.
  • Часто фамилия и имя корреспондента попадают в одно поле карточки. Такую ошибку надо сразу исправлять вручную чтобы соблюдать единый стандарт компании и не засорять базу данных сомнительной информацией. Подобное нарушение стандартов приводит к невозможности использовать возможности автоматической рассылки информации, уведомлений и поздравлений к клиентам.
Как узнать, увидеть, что в компанию поступило новое письмо?
  • На экране вкладки CRM, все лиды содержат счетчики информации, красные круги с цифрами.
  • Счетчики (их число) показывают, что в данной карточке зафиксировано новое письмо, письма, пропущенных звонок, обращение в чат или другие не завершенные дела.
  • Если менеджер открывает карточку с счетчиком, знакомится с письмом, работает с ним, отвечает корреспонденту, то после завершения работы система обновляет информационное поле и показания счетчиков уменьшается.
Продолжим изучение реагирования системы на счетчики:
  • Сконвертируем лид в контакт с письмом условного клиента, которое мы обработали.
  • Проверим качество переноса данных в карточку контакта и убедимся, что все отработало штатно, если что-то пошло не так, то необходимо вручную исправить ошибки. Обычно правок и исправлений не требуется система отрабатывает стабильно и уверено.
  • Отправим повторное письмо в компанию от нашего условного клиента, который теперь зарегистрирован и записан базу данных «Контакты».
Обновим экран:
  • Система провела синхронизацию почтового ящика.
  • Проанализировала ситуацию.
  • Определила, что поступило повторное письмо от уже зарегистрированного клиента.
  • Не стала создавать новый лид (мы указали это условие в настройках).
  • Привязала новое письмо к карточке клиента.
  • Изменила счетчик дел у клиента.
  • Предоставила возможность быстрого доступа к письму из карточки контакт клиента.
Важно:
  • Загрузка новых писем в Битрикс24 осуществляется с небольшой паузой, обычно это пауза порядка 1 минуты.
  • Загрузка новых писем в облачном портале происходит в режиме реального времени только если портал открыт, для работы синхронизации портал должен быть активен.
  • При выключенном портале синхронизация писем по умолчанию происходит один раз в сутки в соответствии порядком установленном Битрикс24.
  • Нужно тщательно отслеживать появление любых счетчиков незавершенных дел.
  • Если в портале не будет активных счетчиков, то не будет ни каких пропущенных писем или обращений клиентов.
  • Просматривать и реагировать на все входящие письма, счетчики.
Как не допустить пропущенных и не отвеченных запросов клиентов?
На портале не должно быть не одного не обработанного счетчика.
Какой вопрос подписчиков мы обсудим в следующем видеоролике?
  • Сколько было получено писем в отчетный период?
  • Сколько писем осталось не просмотренными?
  • Сколько ответов было отправлено клиентам?
C уважением, команда Лаборатории автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам