Как находить и объединять дубликаты лидов, контактов, компании в Битрикс24.CRM

Что может штатное ПО Битрикс24.CRM?
  • Обеспечивает автоматическую проверку дубликатов по всем сущностям при ручном создании.
  • Работает автоматический мастер контроля дубликатов контактов, компаний и для лидов в CRM для тарифов облака «Стандартный» и «Профессиональный».
  • Используя бизнес-процессы настроить работу своего портала так чтобы процедура поиска, проверки и объединения на наличие дубликатов проходила по желанию сотрудника в один клик.
фото 1.png


Какие процессы происходят при создании лида оператором вручную?

В момент заполнения номера телефона в карточку лида вручную, автоматически запускает механизм проверки и на экране отображаются обнаруженные данные в контактах, компаниях и лидах.

фото 2.png
Все ли обнаруженные совпадения отображаются на экране?
  • Это зависит от настроек доступов, которые используются в компании для отделов, персонально для сотрудников или закреплены за «ролями», например, старшего смены или сотрудника Колл-центра.
  • Если у конкретного сотрудника или его отдела открыт доступ ко всем контактам, компаниям и лидам, то да.
  • Если у сотрудника открыт доступ к контактам, компаниям и лидам только для своего отела, то соответственно он увидит данные только своего отдела, а вот данные о сущностях ответственными за которые числятся сотрудники других отделов будут скрыты.
  • Если у сотрудника открыт доступ только к своим контактам, компаниям и лидам, то сотрудник будет видеть только те карточки, которые он сам лично создал или за которыми он назначен ответственным, а все остальное будет скрыто.
Какие процессы происходят при активации пользователем штатной программы «Автоматический поиск дубликатов»?

фото 3.png

Для начала пользователь должен определится с графиком (раз в день, один раз в неделю, один раз в две недели, один раз в месяц, один раз в полгода или вообще отказаться от этой процедуры.

фото 4.png

Во вкладке ручного старта поиска каждой сущности прописать параметры ручного и автоматического сканирования совпадений по желаемым позициям из списка: по ФИО, по названию компании, по номеру телефона и по e-mail.

фото 5.png

Потом, по ночам Битрикс24.CRM будет искать ваши ошибки и в результате проинформирует об отсутствии или обнаруженных дубликатах и совпадениях.

фото 6.png

Процедура объединения (схлопывания) дубликатов ручная (гарантированная под контролем) или автоматическая (условно бесконтрольная, экстремальная как правило с печальными последствиями).

фото 7.png

Откуда берутся дубликаты в базе данных компании?
  1. Когда сотрудник игнорирует информацию об обнаруженных системой совпадениях в базе данных и заводит новую карточку.
  2. Когда сотрудники регистрируют новые сущности, но при этом не имеют доступа к общей базе данных и варится только в своем болоте.
  3. Основная причина создания дублей непродуманное распределение прав доступа к данным и превышение соображений безопасности над последствиями от повторений ввода информации.
  4. Другая частая причина – это импорт внешний данных без проверки на дубликаты или ошибки в формате данных и их отличиях от используемого в компании.
  5. Если сотрудники компании не отслеживают дубликаты, а руководители не определяют источники и не принимают ни каких действий по устранению причин появления этой проблемы.
  6. При создании сущностей через внешние crm-формы.
Какие технологии проверки поиска и работы с дубликатами существуют?

Применение бизнес-процессов и специальных внешних приложений, заточенных под проблему поиска связей и ручной и автоматической обработки дубликатов, например, «Поиск повторных обращений», которое постоянно развивается, обновляется, модернизируется, кроме стандартного набора обязательных полей охватывая с каждым разом все больше параметров контроля и сравнения лидов, таких как стадии обработки, никнейм, источники, карточки первичных и повторных лидов.

фото 8.png

Как работает приложение, где зарыта @ - живой, добродушный, мохнатый с холодным носом комок шерсти и доброй энергией?

Лид создаётся кем, когда угодно, роботом или человеком и поступает с любого возможного источника. Приложение встречает лид и обрабатывает, время обработки зависит от объёма поступившей порции, активности персонала, нагрузки общего REST и размера имеющейся базы данных. Естественно, чем больше ваша база, тем больше параметров нужно сравнить. Обычно процедура проверки занимает от нескольких секунд до 1-2 минут.

Новый лид проверяется на связи и при их обнаружении они и прямые ссылки на них фиксируются в информационной части карточки. Проверка идёт по выбранным параметрам, проверяются имеющиеся связи с контактами, компаниями, лидами и сделками.

В случае обнаружения связей об этом информируется ответственный который принимает конечное решение что делать с этим дальше, например, передать новый лид сотруднику с которым клиент уже работал ранее, «схлопнуть» закрыть или объединить лид с уже открытым если они оба созданы по одной проблеме, дальше доступна самостоятельная реализация на базе штатного ПО Битрикс24.CRM любого сценария…

фото 9.png
фото 10.png

БИНГО:
  • Полученная информация позволяет пользователю реализовать выбор и дальнейшие действия вручную, с помощью роботов или бизнес-процессов по любому желаемому сценарию!
  • Наиболее встречающиеся и реализованные сценарии уже разобраны и озвучены в видео материалах.
  • Прямая ссылка на найденные дубликаты в карточке лида ускоряет процедуру визуального и автоматического анализа, принятия решения и обработки в несколько раз.
Что нужно для реализации такого решения?
  • Действующий облачный тариф с бизнес процессами архивный, «Профессиональный» или любая «коробка»
  • Подписка на Маркет.Битрикс24.
  • Права администратора.
  • Установить приложение «Поиск повторных обращений».
Внести изменения в бизнес-процесс в шаблоне лида действующего на изменениях и прописать в нём работу условий:
  • Проверен ли лид на наличие дубликатов в контактах и компаниях?
  • Отработало ли приложение?
  • Например, если дубликат лида был обнаружен в открытых лидах (проверка по соответствующему полю) или не обнаружен, то с ним надо формировать URL, открыть слайдер работы с дубликатами и поступить так-то или так-то.
фото 11.png

Ссылка на то как правильно прочитать и собрать своё описание конструкции желаемого действия будет приложено в конце статью.

Почему мы храним все источники и не удаляем при объединении обнаруженные лишние лиды?
  • Чтобы всегда можно было откатить назади ничего не потерять, так как от ошибок никто не застрахован.
  • Мы сохраняем историю событий.
  • Мы и наши клиенту всему верим, но проверяем.
  • Память большая в ней все поместится и ещё место останется.
Сколько стоят приложения?
  • Все приложения распространяются по подписке Битрикс24.Маркет Плюс.
  • Если у вас уже есть оформленная подписка, то приложение для портала бесплатное.
  • Если подписки нет, то её стоимость зависит от используемого тарифа и опубликована на официальном сайте Битрикс24.CRM.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам