1. Работа кипит.
2. Сотрудники и руководители ставят и работают с задачами в Битрикс24.CRM.
3. Иногда исполнители самостоятельно меняют назначенные и оговоренные сроки задач, но «по-тихому» без согласования с руководителем и заинтересованными сторонами без указания причин, авось никто не заметит или по «запарке».

Причины переносов сроков могут быть разными, например:

1. Невозможно дозвонится до клиента;
2. У клиента возникли проблемы, клиент заболел, в отпуске;
3. Менеджер перегружен, неисполнителен;
4. Проблемы распределения обязанностей в отделе;
5. Сотрудник филонит в режиме удаленной работы из-за отсутствия должного контроля или из-за технических проблем компании.

В результате у руководителя компании или отдела нет объективной информации о событиях и целостной картины по работе с клиентами.

Если менеджер самостоятельно (без согласования) переносит сроки, то это нарушает систему отчетов, учета, контроля, возможность планирования и распределения реальной нагрузки внутри отдела и компании в целом.

В такой ситуации невозможно отследить кто из сотрудников укладывается в плановые и нормативные сроки, а кто нет.

Можно ли что-то изменить в такой ситуации и разумно ли ограничить возможности изменения сроков?
Откроем рабочий портал интернет-магазина в котором менеджеры отдела продаж работают в удаленном режиме.

Смоделируем ситуацию:

1. Система зафиксировала пропущенный входящий звонок клиента и автоматически создала новый лид.
2. Менеджер приступает к работе, совершает звонок клиенту, ведет разговор, заполняет ключевые поля карточки лида и по итогам проводит квалификацию – считает, что клиент явно перспективный покупатель и меняет статус лида на «Клиент наш».
3. Дальше по сценарию менеджер отправляет каталог, первичные предложения клиенту и после разумной паузы должен согласовать дату выезда к клиенту для замера и изучения реальной обстановки на месте.
4. Чтобы не забыть о дате согласования менеджер вручную (старая версия проекта) или система автоматически (новая версия отраслевого решения) ставит задачу, напоминание с крайним сроком исполнения.

Как задача ставится вручную?

1. Менеджер в карточке лида планирует исходящий звонок, открывает стандартную вкладку, заполняет форму и указывает контрольное время и создаем для себя задачу. В этой задаче он постановщик и он же сам исполнитель.
2. Аналогичную задачу можно задать использую и другие модули CRM, например, «Задачи и проекты». Этот модуль фиксирует все действия в карточке и менеджеры не желая расписываться в своих «случайных» промахах по возможности избегают с ним работать.
3. Потом менеджер окунается в текучку и допустим вовремя не позвонил. Он открывает карточку задачи (своя рука владыка) и вручную переносит крайний срок на другую дату и время без указания причины.

Как избавится от человеческого фактора и устранить зависимость от желаний и настроения менеджеров?

Во все наши решения мы внедряем обязательное условие – все задачи-напоминания и контроля система ставит автоматически строго по описанному алгоритму на нужных стадиях процесса обработки лидов.

По возможности все задачи прописываются в роботах.

Такое решение позволяет активным пользователям при необходимости легко вносить дополнения или изменения в настройки и описания задач без риска повредить слаженную работу готового отраслевого решения или уже настроенного портала без участия высоко квалифицированных специалистов из вне.

Где живут задачи в роботах и как вносить правки?

1. В карточке лид, имеется вкладка «роботы», доступ к этой вкладке имеет сотрудник с правами администратора портала.
2. Открываем вкладку и приступаем к чтению и правке нужного статуса.
3. Встроенный редактор задач прост и интуитивно понятен. Например, в задаче можно править и вносить изменения в название, условия, описание, в логику расчета крайних сроков, назначать ответственных, устанавливать запреты на самостоятельное внесение правок менеджерами, крайнего срока и производить другие дополнительные настройки.

Что будет если установить фиксированный запрет на разрешение изменения менеджерами крайнего срока?
В случае обоснованной необходимости внесения изменения, а такое в реальных условиях встречается довольно часто, менеджеру придется каждый раз обращаться к руководителю отдела или администратору портала.

Согласитесь, что если в Вашей компании работают десятки менеджеров и подобная ситуация возникает ежедневно и не однократно, то это вызовет определенные неудобства и раздражения.

Мы стоим перед выбором если запретить, то это неудобно, а если разрешить, то мы имеем весь букет радостей описанный выше.

Что делать в сложившейся ситуации?

1. Понять и простить. Дело в том, что в штатном ПО Битрикс24.CRM нет инструмента или опции запрещающей изменения крайнего срока задач только в том случае если исполнитель задачи не заполнил поле комментарий и не указал причины.
2. А можно установить на портал специальное приложение, которое будет выполнять такую проверку.

1. Где живет и как можно получить такое приложение?
2. Как и на каких тарифах оно работает?
3. Сколько стоит такое приложение?

На все эти вопросы мы ответим в следующем видео ролике и статье!

С уважением, команда Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»