Нормальное желание и одна из целей разработчика - это упростить работу для конечного исполнителя – менеджера.

Типовая ситуация:

• Юрист, бухгалтер, консультант или менеджер компании завершил работу с задачей, согласно регламенту компании, необходимо изменить ее статус.
• Кто-то исполнитель или менеджер должен обязательно выполнить это обязательное действие, чтобы процесс продолжался дальше, и все заинтересованные лица проекта в режиме реального времени могли видеть на каком этапе-статусе находится конкретная сделка.
• Всегда ли в подобном случае необходимо участие человека?
• Или можно как-то решить проблему иначе?
• Например, можно ли использовать для выполнения подобного действия элементы автоматизации?

СПРАВКА:

Для автоматизации действия перехода в следующий статус после завершения задачи нельзя использовать:

1. Циклы.
2. Блоки «Ожидание».

Рассмотрим реализованный пример:

Страница CRM, Сделка, направление «Договора».

Классическая короткая схема академического примера подобной сделки согласования проекта договора между юристом компании и контрагентом– состоит из 3-х статусов:

1. Подготовка.
2. Передано юристу.
3. На доработке.
4. Договор согласован юристом (успешная стадия).

Создадим новый договор, передадим его на проверку и согласование юристу.

• Активируем генератор договора по шаблону, сохраним документ, скопируем публичную ссылку на договор и вложим ее в описание задачи.
• В случае если партнер или клиент является автором Договора, то в задачу юристу мы прикладываем ссылку на полученный нами документ.
• По рассматриваемому нами сценарию система поставила менеджеру проекта автоматическую задачу – подготовить проект договора или получить проект договора от клиента. Дальше по чек-листу менеджер должен вложить ссылку на договор в поле комментарии. После того как все условия будут выполнены менеджер закрывает свою задачу.
• Дальше система контролирует момент закрытия задачи менеджером и автоматически переводит сделку в статус «Передано юристу» при этом статус задачи меняется на «Ожидает контроля». Так как в качество контролера в условиях задачи прописан юрист, то задача поступает к юристу и ждет его реакции.
• Согласно роли, у юриста нет доступа к CRM, ему это не нужно ни по должности, ни по потребности. Юрист работает только с модулем «Задачи и группы».
• Каждая новая задача попадает на его страницу и сопровождается уведомлениями и счетчиками.

Рабочий сценарий дальнейших действий юриста:

1. Ознакомление, внесение правок, запись замечаний в поле комментарии и возврат задачи на «доделку» к менеджеру.
2. Одновременно сделка автоматически переходит в статус «На доработке».
3. Менеджер вносит необходимые изменения, вкладывает обновленную ссылку и закрывает задачу.
4. Задача снова поступает к юристу и статус сделки обновляется на «Передано юристу».
5. Процесс согласования и изменения происходит до тех пор, пока не будет достигнут результат, который устраивает обе стороны Договора.
6. В случае принятие согласованного документа юрист принимает задачу менеджера, задача закрывается, и сделка автоматически переходит в заключительный статус «Согласовано с юристов».

Как реализовано это решение?

• С помощью роботов в сделке.
• Одной задачи со статусом – принять по завершении.
• Роботов в задачах.

В карих тарифах Битрикс24.CRM будет работать такое решение?

• «Компания».
• Любая коробочная версия Битрикс24.CRM.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»