Типовая ситуация:
- Юрист, бухгалтер, консультант или менеджер компании завершил работу с задачей, согласно регламенту компании, необходимо изменить ее статус.
- Кто-то исполнитель или менеджер должен обязательно выполнить это обязательное действие, чтобы процесс продолжался дальше, и все заинтересованные лица проекта в режиме реального времени могли видеть на каком этапе-статусе находится конкретная сделка.
- Всегда ли в подобном случае необходимо участие человека?
- Или можно как-то решить проблему иначе?
- Например, можно ли использовать для выполнения подобного действия элементы автоматизации?
Для автоматизации действия перехода в следующий статус после завершения задачи нельзя использовать:
- Циклы.
- Блоки «Ожидание».
Страница CRM, Сделка, направление «Договора».
Классическая короткая схема академического примера подобной сделки согласования проекта договора между юристом компании и контрагентом– состоит из 3-х статусов:
- Подготовка.
- Передано юристу.
- На доработке.
- Договор согласован юристом (успешная стадия).
- Активируем генератор договора по шаблону, сохраним документ, скопируем публичную ссылку на договор и вложим ее в описание задачи.
- В случае если партнер или клиент является автором Договора, то в задачу юристу мы прикладываем ссылку на полученный нами документ.
- По рассматриваемому нами сценарию система поставила менеджеру проекта автоматическую задачу – подготовить проект договора или получить проект договора от клиента. Дальше по чек-листу менеджер должен вложить ссылку на договор в поле комментарии. После того как все условия будут выполнены менеджер закрывает свою задачу.
- Дальше система контролирует момент закрытия задачи менеджером и автоматически переводит сделку в статус «Передано юристу» при этом статус задачи меняется на «Ожидает контроля». Так как в качество контролера в условиях задачи прописан юрист, то задача поступает к юристу и ждет его реакции.
- Согласно роли, у юриста нет доступа к CRM, ему это не нужно ни по должности, ни по потребности. Юрист работает только с модулем «Задачи и группы».
- Каждая новая задача попадает на его страницу и сопровождается уведомлениями и счетчиками.
- Ознакомление, внесение правок, запись замечаний в поле комментарии и возврат задачи на «доделку» к менеджеру.
- Одновременно сделка автоматически переходит в статус «На доработке».
- Менеджер вносит необходимые изменения, вкладывает обновленную ссылку и закрывает задачу.
- Задача снова поступает к юристу и статус сделки обновляется на «Передано юристу».
- Процесс согласования и изменения происходит до тех пор, пока не будет достигнут результат, который устраивает обе стороны Договора.
- В случае принятие согласованного документа юрист принимает задачу менеджера, задача закрывается, и сделка автоматически переходит в заключительный статус «Согласовано с юристов».
- С помощью роботов в сделке.
- Одной задачи со статусом – принять по завершении.
- Роботов в задачах.
- «Компания».
- Любая коробочная версия Битрикс24.CRM.