История изменений лидов, сделок, контактов и компаний в Битрикс24.CRM?

Как узнать кто вносил изменения, правки кто нагадил в базе данных Битрикс24.CRM? Как правильно, как часто и как правильно делать резервные копии?

Откроем рабочий портал и поиграем с данными:

Вкладка контакт, карточка контакта, внесем правку – добавим номер телефона в пустое поле.

фото 1.png
фото 2.png
фото 3.png
фото 4.png

Вся ли информация о изменениях фиксируется в истории:
Нет!

Штатное ПО Битрикс24.CRM отслеживает и фиксирует только системные поля, дополнительные поля. Те поля, которые добавляются в карточку сотрудниками портала с правами администратора для расширения возможностей системы увы не отслеживаются.

Что делать, как сохранить информацию о правках?

Нужно прописать в регламенте работы с документами правила, если вносится изменение, то тот, кто его делает, должен указать что правил и почему в штатном поле комментарии.

фото 5.png

А как в других сущностях?
Все совпадает и работает одинаково, как в рассматриваемом нами примере контакты.

Советы администраторам и владельцам портала:

Запретить доступ удаления всем сотрудникам компании, за исключением администраторов портала.
фото 6.png
фото 7.png

В случае необходимости удаления сотрудник компании подает соответствующую заявку, руководитель ее утверждает, а исполнитель завершает работу. Самый простой вариант реализации — это постановка задачи. В этом случае все будет зафиксировано и исполнено по кроткой схеме.

Важно обязательно проводить логирование бизнес-процессов. Что это означает во время написания бизнес –процесса после завершения всех ключевых моментов производится запись специального поясняющего текста в журнале бизнес-процессов.

фото 8.png

  • Если создаете бизнес процесс сами, то сами вносите логирующие записи в тело процесса, а если Вы поручаете эту работу интегратору, то требуйте от него обязательного логирования и вовремя приема итоговой работы уделите внимание на проверку соблюдения этого требования. Все это позволит сохранять правдивую полную историю, находить ошибки и промахи.
  • Назначайте роботам, бизнес-процессам и приложениям имена технических пользователей. Например, «Ответственный за обмен с 1С», «Телефония 1», «Любимый робот» и так далее. Это сильно украсит и облегчит быстрое понимание кто вносил изменения, робот или человек и какой именно.
  • Если Вы администратор портала, то прежде чем, что-то удалить проверьте а включена ли у Вас активация корзины? Если нет, то обязательно сделайте это. Активация корзины много раз спасет вас от неприятностей.
фото 9.png

Кто и где может включить запрет на удаление?
  • Сотрудники обладающими правами администратора портала.
  • Запреты живут в глобальных настройках, в меню права, во вкладке «Права доступа» с помощь. настройки прав для ролей сотрудников компании. Как настраиваются права мы уже осуждали в предыдущих видеокурсах.
Как включить активацию корзины?
  • Включить режим глобальные настройки.
  • Выбрать меню «Другое», вкладку «Прочие настройки», вкладку «Корзина».
  • Включите все радиокнопки.
фото 10.png

Как включить опцию сохранение Истории изменений?

фото 11.png
  • Включить режим глобальные настройки
  • Выбрать меню «Другое», вкладку «Прочие настройки», вкладку «История»
  • Включите все радиокнопки
Сохранение резервных копий:

Если Вы работаете с «облачной» платной версией Битрикс24.CRM, то расслабьтесь, все эту важную работу за Вас регулярно каждую ночь выполняет команда Битрикс24.CRM без вашего участия:
  • Копию всех сущностей модуля CRM.
  • Копию всего портала
Если Вы работаете с «коробкой», то Вы сами можете и должны управлять процессом сохранения резервных копий.
  • Обычно эта процедура настраивается на режим автоматического сохранения полной базы данных 3-4 раза в сутки (утро, обед, вечер, ночь).
  • Очень важно делать и хранить отдельно копий всех файлов и копий всей платформы в нескольких местах одновременно, в облаке, на серверах, выделенных дисках.
  • Можно воспользоваться специальными приложениями маркетплейс Битрикс24.CRM для сохранения копий самостоятельно.
ВАЖНО ПОНИМАТЬ И УЧИТЫВАТЬ:
Если с помощью «ручек» пропала информация, откатить назад и восстановить можно только за конкретный период.

Если во время согласования и обсуждения сотрудники будут продолжать работать, система будет фиксировать новые лиды и сделки, то после отката «назад» эта информация пропадет и не будет восстановлена.

Прежде чем запускать процедуру глобального сохранения сохраните текущие экспорта всех сущностей. Тогда Вы сможете самостоятельно восполнить возникшие пробелы информации.

В случае сохранения копий рабочего портала на внешних серверах, Вы должны понимать и трезво оценивать весь риск хранения Вашей коммерческой информации на внешних и сторонних хранилищах с точки зрения ее безопасности.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам