Инструменты для реализации бизнес-процесса согласования коммерческого предложения в Битрикс24.CRM

Что такое коммерческое предложение?

Коммерческое предложение — это эффективный маркетинговый инструмент, с помощью которого торговая компания информирует покупателя о том чем она занимается, что предлагает и почему стоит обратиться именно к ней.

КП - это физический или электронный документ-предложение к сотрудничеству, подтверждающий готовность взять на себя озвученные обязательства.

Процедура согласования КП — это наиважнейшее часть работы с клиентом от которой зависит результат переговоров.

Не секрет, что все тарифы Битрикс24.CRM обладают разными возможностями, что естественно отражается на возможностях и изящности процедуры согласования.

Какие отличия существуют и как воспользоваться ими с целью достижения своей максимальной выгоды?

Решение с помощью модуля задачи:

Традиционно работа и отправка коммерческого предложения осуществляется непосредственно в лидах или сделках и после благоприятной реакции клиента начинается активная фаза продаж.

фото 1.png

Обычно индивидуальный (не стандартный) КП с заполненными товарными позициями перед отправкой клиенту проходит процедуру одноуровневого согласования. Технически это происходит в формате задачи, которая ставится вручную или автоматически непосредственному начальнику менеджера или лицу принимающему согласно действующему регламенту решение на определенном этапе воронки продаж с включенной опцией контроля после завершения задачи.

фото 2.png

Создание КП осуществляется с помощью генератора документов и типовых шаблонов с подстановкой переменных данных. Данные для КП берутся из заполненной карточки лида или сделки, карточки нашей компании, компании клиента или контакта физического лица. Готовое КП как правило сохраняется в формате PDF или в виде публичной ссылки на файл в описании задачи.

фото 3.png

После ознакомления согласующее лицо пишет свое решение по КП в комментарии и закрывает задачу, а менеджер направивший документ на согласование получает уведомление, знакомится с решением и действует соответственного регламенту.

В случае если в компании принято многоуровневое согласование, например, первым согласует руководитель отдела продаж, потом заместитель директора, далее генеральный директор, то к основной задаче на разных этапах вручную придется добавлять соисполнителей или делегировать задачу. Недостатками такого метода является необходимость ручных операций, обучение и соблюдение единых правил всеми сотрудниками рабочей цепочки. Еще одно неудобство — это то, что все комментарии собираются в одном месте и будут доступны всем наблюдателям и соисполнителям. Это терпимо и не очень обременительно если такой метод применять работе небольшой компании с быстрым циклом согласования и малым риском ошибки.

С увеличением численности сотрудников компании и числа КП в работе обязательно рассылаемые уведомления участникам процедуры начнут утомлять и потом на них перестанут реагировать сотрудники, что автоматически нивелирует результаты согласований. Поиск ответов в бесконечном поле комментарии — это не самый удобный формат работы, что опять будет способствовать росту проблем чем производительности труда.

Работа с многочисленными файлами и ссылками в формате одной задачи — это по факту достаточно сложный формат общения.

Создать и вести удобоваримый реестр статуса, версий документов и вариантов КП в в модуле "Задачи" не получится.

Но есть и плюсы ведь любой пользователь может самостоятельно реализовать такое решение и без промедления приступить к работе на любом тарифе Б24, ведь задачи есть везде.

Решение с помощью модуля бизнес-задачи:

Реализация решения с помощью этого метода требует определенных знаний и навыков. Обычно к построению и реализации процедуры согласования на бизнес-задачах в помощь привлекаются интеграторы. Все пользователи портала должны пройти специальное минимальное обучение работы с бизнес-задачами.

Типовым примером, который в качестве шаблона образца имеется в каждом портале является бизнес-процесс в ленте «Согласование счета». Такое решение содержит готовый реестр и позволяет реализовать многоуровневую логику согласования любой сложности по сценарию клиента.

фото 4.png
фото 5.png

Карточка согласования формируется по желанию, содержит дополнительные и системные поля всех типов, применяемых в Битрикс24.CRM.

Уведомления рассылаются только участникам бизнес-задач.

Специальный счетчик бизнес-задач работает только с данным модулем и информирует участников процесса о появлении новых задач.

Процедура согласования предельно проста для его участников. Создается новый запрос- менеджер заполняет простую карточку с минимальным набором обязательных полей и вкладкой или ссылкой на КП.

Недостатки работы с бизнес-задачами:
  • Нет привычной визуализации событий, как при работе с задачами, лидами или сделками.
  • На экране нет возможности увидеть кто в текущий момент согласует, кто и с каким результатом уже завершил процедуру.
Решение с помощью модуля RPA-процесса

Новинка Битрикс24.CRM - это первые шаги роботизации бизнес-процессов над всеми сущностями в Битрикс24. Модуль, можно сказать только начал свое развитие.

Сейчас модуль позволяет создавать процессы с простой логикой, со своими стадиями, которые отображаются на экране в виде списка или Канбан и содержат всем привычные роботы, но пока полноценного инструмента для управления бизнес-процессами.

фото 6.png

Настойка простого одноуровнего процесса согласования проста и не требует специальных знаний.

Создание сложной логики с применением RPA-процесса невозможно и так как по-прежнему нет связей с сущностями CRM в облачных тарифах Б24.

Решение с помощью обновленного модуля «Предложения».

«Предложение» — это старый модуль, который с недавнего времени переведен в смарт-процессы, сильно обновился и обладает всеми свойствами лидов и сделок, счетчиками и слайдерами.

Модуль «Предложение» связан с со всеми сущностями CRM - это автоматически решает озвученную ранее проблему создания и ведения реестра и передачи содержимого полей. Карточка предложения совпадает со структурой, видом и свойствами карточек лидов и сделок. Стадии, роботы, бизнес-процессы, задачи, генератор документов и дополнительные поля всех типов позволяют гибко организовать почти любую задачу процедуры согласования.

Наличие статусов позволяет проводить многоуровневое согласование в нескольких задачах, где решение записывается в поле комментарий конкретной задачи.

фото 7.png
фото 8.png
фото 9.png
фото 10.png

Конечно есть и неудобство, в задачах нет штатной возможности выразить свое «ФУ» или отказ. В качестве альтернативы можно использовать штатный блок – «Оценка» задачи, который позволяет выбрать оценку из списка. При своем несогласии = отрицательная оценка. Т.е. проверяющий перед закрытием задачи должен выбрать отрицательную оценку, написать комментарий и потом закрыть задачу.

Данное значение позволяет, используя фильтры, выбирать все задачи с отрицательной оценкой для реагирования. В нашем примере в случае отрицательной оценки робот автоматически возвращает документ на стадию черновик для устранения менеджером замечаний и повторного прохождения с того момента где нашла коса на камень.

Согласование продолжается до полного отсутствия замечаний всех участников процедуры или прерывается в связи с категорическими фатальными противоречиями.

В случае одобрения руководства можно закрыть задачу с положительной отметкой или без нее. Процесс согласования в этом случае будет продолжен согласно регламенту и в итоге успешно завершен, а итоговый документ КП может быть отправлен клиенту.

фото 11.png
фото 12.png

Запись о завершении согласования автоматически заносится в соответствующий лид или сделку откуда был запущена процедура согласования.

Какое решение на сегодняшний момент самое результативное и практичное?
  • Наше мнение — это решение с помощью обновленного модуля «Предложения».
  • Отрицательный момент – реализация такого решения возможна только для тарифа «Профессиональный» и для всех «Коробок».
  • Необходимость выражать свое несогласие при согласовании отрицательной оценкой задачи решается инструкцией, обучением, дисциплиной и небольшой практикой.
Сколько стоит реализация процесса?
  • Бесплатно если вы выполните ее сами, это требует немного знаний и практики.
  • По запросу, так цена зависит то количества параметров, статусов и желаемой автоматизации.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам