Вопрос -
Сколько времен и денег Вы тратите на печать, отправку, подпись документов и возврат их в компанию? А что если это будет официально, быстро и в "1 клик"?
Как обычно проходит классический обмен документами?
- Менеджер делает запрос в бухгалтерию.
-
Бухгалтер по запросу готовит и подписывает обязательный пакет бухгалтерских документов.
-
Менеджер курьером или почтой отправляет оригиналы клиенту.
-
Клиент подписывает документы и возвращает курьерской службой или почтой второй экземпляр обратно продавцу.
-
Бухгалтер продавца вручную регистрирует и архивирует свой комплект документов.
Более современный сценарий обмена документами:
- Менеджер работает в Битрикс24.CRM, генерирует акт.
-
Менеджер распечатывает пакет документов для руководителя.
-
Руководитель визирует документы.
-
Менеджер с помощью курьерской службы организует обмен подписанными оригиналами.
-
Полученные документы, подписанные клиентом, помещаются в архив.
-
Акт дублируется в 1с.
Современный сценарий обмена документами:
- Менеджер работает в Битрикс24.CRM, генерирует акт.
-
Система автоматически передает данные в 1С, в ЭДО, документы визируются электронной подписью.
-
Происходит и завершается автоматический обмен документами между продавцом и покупателем.
Что такое ЭДО?
Услуга аккредитованного юридического лица по электронному документа-обороту между продавцом и покупателем заверенными электронными подписями участников процесса.
Кто является оператором и предоставляет услуги ЭДО?
- Лицензированные и аккредитованные компании.
-
Их много и конечный выбор за пользователем.
В нашем примере для демонстрации мы воспользовались услугами компании Контур.Диадок.
Могут ли операторы ЭДО обмениваться документами между собой?
- Да, могут, процедура обмена называется «Роуминг».
-
Каждый поставщик услуг ЭДО публикует в открытом доступе список услуг и компаний, с которыми у них налажен роуминг и обмен данными.
Предварительные действия:
- Нужно оформить отношения с выбранным поставщиком ЭДО, зарегистрироваться, подписать соглашение.
-
Оформить электронную подпись руководителя.
-
Ознакомится с возможностями программы.
-
Убедится, что ваш партнер работает с ЭДО.
-
Убедится, что ваш ЭДО обменивается данными с ЭДО партнера.
-
Вручную или с помощью робота или бизнес-процесса сгенерировать нужные документы.
-
Войти в кабинет, загрузить документы и отправить пакет для обмена подписями.
Ручной процесс подготовки и отправки документов требует внимательности и может содержать досадные человеческие ошибки.
Как автоматизировать процесс?
Рассмотрим пример, клиент оплатил счеты, мы оказали ему услугу. Сопровождение заказа осуществляется в карточке сделки Битрикс24.CRM.
Приложение генерирует XML документ акта / упд для ЭДО, который можно отправить на ЭДО, при этом подстановка необходимых реквизитов осуществляется системой автоматически без участия человека.
Далее по сценарию руководитель компании или сотрудник с правом электронной подписи, в оговоренное время раз или более заходит в личный кабинет оператора ЭДО, проверяет подготовленные документы, подписывает их и тем самых активирует начало процедуры ЭДО.
Статус отправленных документов меняется в режиме реального времени сразу после отправки и подписи контрагентом.
Что нужно для автоматизации?
- Желание попробовать и приложение EDO.FIX4.ORG от Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF» которое распространяется по подписке Битрикс24.Маркет.
-
Любая коммерческая версия Битрикс24.CRM для реализации ручного решения.
-
Версия Битрикс24.CRM+ и выше для реализации автоматического решения.
Можно ли автоматически загружать документы в ДИАДОК?
- Можно, потребуется установить приложение от ДИАДОК.
Что за странный формат XML и почему он?
- Это универсальный согласованный с налоговыми органами РФ формат обмена данными.
Сколько стоят услуги ДИАДОК?
Они опубликованы на официальном сайте этой компании, средняя цена отправки 1 документа от 7,5 рублей и ниже.
Есть ли импорт в 1С?
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
- YouTube канал
-
Телеграм канал
-
Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»