Генерация Актов и УПД и Выгрузка документов Контур.Диадок

Вопрос - Сколько времен и денег Вы тратите на печать, отправку, подпись документов и возврат их в компанию? А что если это будет официально, быстро и в "1 клик"?

Как обычно проходит классический обмен документами?
  1. Менеджер делает запрос в бухгалтерию.
  2. Бухгалтер по запросу готовит и подписывает обязательный пакет бухгалтерских документов.
  3. Менеджер курьером или почтой отправляет оригиналы клиенту.
  4. Клиент подписывает документы и возвращает курьерской службой или почтой второй экземпляр обратно продавцу.
  5. Бухгалтер продавца вручную регистрирует и архивирует свой комплект документов.
Более современный сценарий обмена документами:

фото 1.png
  • Менеджер работает в Битрикс24.CRM, генерирует акт.
  • Менеджер распечатывает пакет документов для руководителя.
  • Руководитель визирует документы.
  • Менеджер с помощью курьерской службы организует обмен подписанными оригиналами.
  • Полученные документы, подписанные клиентом, помещаются в архив.
  • Акт дублируется в 1с.
Современный сценарий обмена документами:
  1. Менеджер работает в Битрикс24.CRM, генерирует акт.
  2. Система автоматически передает данные в 1С, в ЭДО, документы визируются электронной подписью.
  3. Происходит и завершается автоматический обмен документами между продавцом и покупателем.
Что такое ЭДО?
Услуга аккредитованного юридического лица по электронному документа-обороту между продавцом и покупателем заверенными электронными подписями участников процесса.

Кто является оператором и предоставляет услуги ЭДО?
  • Лицензированные и аккредитованные компании.
  • Их много и конечный выбор за пользователем.
В нашем примере для демонстрации мы воспользовались услугами компании Контур.Диадок.

Могут ли операторы ЭДО обмениваться документами между собой?
  • Да, могут, процедура обмена называется «Роуминг».
  • Каждый поставщик услуг ЭДО публикует в открытом доступе список услуг и компаний, с которыми у них налажен роуминг и обмен данными.
Предварительные действия:
  • Нужно оформить отношения с выбранным поставщиком ЭДО, зарегистрироваться, подписать соглашение.
  • Оформить электронную подпись руководителя.
  • Ознакомится с возможностями программы.
  • Убедится, что ваш партнер работает с ЭДО.
  • Убедится, что ваш ЭДО обменивается данными с ЭДО партнера.
  • Вручную или с помощью робота или бизнес-процесса сгенерировать нужные документы.
  • Войти в кабинет, загрузить документы и отправить пакет для обмена подписями.
фото 2.png

Ручной процесс подготовки и отправки документов требует внимательности и может содержать досадные человеческие ошибки.

Как автоматизировать процесс?

Рассмотрим пример, клиент оплатил счеты, мы оказали ему услугу. Сопровождение заказа осуществляется в карточке сделки Битрикс24.CRM.

Приложение генерирует XML документ акта / упд для ЭДО, который можно отправить на ЭДО, при этом подстановка необходимых реквизитов осуществляется системой автоматически без участия человека.

фото 3.png

Далее по сценарию руководитель компании или сотрудник с правом электронной подписи, в оговоренное время раз или более заходит в личный кабинет оператора ЭДО, проверяет подготовленные документы, подписывает их и тем самых активирует начало процедуры ЭДО.

Статус отправленных документов меняется в режиме реального времени сразу после отправки и подписи контрагентом.

Что нужно для автоматизации?
  • Желание попробовать и приложение EDO.FIX4.ORG от Лаборатории автоматизации «‎LOG [IN] OFF» которое распространяется по подписке Битрикс24.Маркет.
  • Любая коммерческая версия Битрикс24.CRM для реализации ручного решения.
  • Версия Битрикс24.CRM+ и выше для реализации автоматического решения.
Можно ли автоматически загружать документы в ДИАДОК?
  • Можно, потребуется установить приложение от ДИАДОК.
Что за странный формат XML и почему он?
  • Это универсальный согласованный с налоговыми органами РФ формат обмена данными.
Сколько стоят услуги ДИАДОК?

Они опубликованы на официальном сайте этой компании, средняя цена отправки 1 документа от 7,5 рублей и ниже.

фото 4.png

Есть ли импорт в 1С?
  • Да, есть!
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам