Проект – это командная работа сотрудников компании, направленная на получение конкретного результата в заданный промежуток времени с использованием различных ресурсов (кадровых, финансовых, материально-технических, внешних подрядчиков и т.д.).
Часто контроль и оперативное управление сложными проектами это гарантированная «головная» боль руководителя любого уровня. Помня старую пословицу о том, что самая плохая бумажка лучше самой хорошей памяти, то умение быстро вести грамотные электронные записи в формате задач: записывать информацию, описывать поручение, начальные данные, промежуточные выкладки, назначать ответственных и контролировать крайние сроки позволяет команде в Битрикс24.CRM успешно работать с проектами любой сложности.
Рассмотрим следующий неоднократно проверенный практикой сценарий:
Руководитель в офисе или удалённо используя мобильную версию Битрикс24 создаёт контрольную задачу, назовём её например: «Головная-Разработка веб сайта для компании заказчика» где он исполнитель и постановщик.
Важный момент в описания такой задачи — это правильный расчёт планируемого крайнего срока завершения проекта и выполнения задачи с учётом всех необходимых действий всех участников процесса для достижения положительного результата согласно технического задания. Всем остальным участникам проекта в рамках основной задачи ставятся параллельные и последовательные задачи с детальным описанием и своими крайними сроками. Количество подзадач в одном проекте может быть неограниченным и определяется разумной достаточностью. Описание задач ассистентам, ответственным и соисполнителям может быть изложено непосредственно в поле комментарий к головной задаче. Сколько комментариев сделает руководитель при создании головной задачи– столько в последствии планируется создать и подзадач.
Рекомендуется нумеровать комментарии, это сильно упрощает контроль и понимание сколько и в каком порядке нужно будет делать задач по проекту. Естественно, что в ходе работы по ситуации могут добавляться и другие задачи.
Допустим срок –жизни, сдачи проекта равен одному календарному месяцу. В этом случае руководитель условно разбивается рабочий период на три промежуточных контрольных срока, например, последний день каждой недели, когда он как контролёр получает плановые напоминания, о необходимости оценить результаты и убедиться в том, что все идёт по плану или в случае отклонений подключиться к проекту. В таком режиме работы руководитель как минимум три раза на всех ответственных этапах работы над каждым проектом имеет возможность «держать» руку на пульсе. Естественно в зависимости от сложности и длительности проекта количество контрольных точек и крайние сроки подзадач могут быть скорректированы по практической надобности.
Крайние сроки головной задачи и подзадач обычно назначаются на основании опыта ведущего сотрудника, практического опыта и таблиц нормирования труда. Естественно, что при обоснованной необходимости крайние сроки по согласованию с заказчиком могут быть изменены в любую сторону.
Описание головной задачи руководителя как правило общее и без подробностей. Стадии, детали проекта и временные рамки тщательно прописываются в подзадачах для всех конкретных исполнителей. Всегда крайние сроки подзадач короче крайнего срока головной задачи. Длительность работы с подзадачей у исполнителей может занимать длительной время, например, несколько дней, и исполнитель возвращается к ней несколько раз по мере поступления новых данных.
Учёт трудозатрат по таким задачам ведётся по таймеру, который включается ответственным во время работы над конкретной задачей и в дальнейшем оценивается руководителем. В случае, когда крайний срок задачи истекает, а ожидаемый результат ещё не достигнут, рекомендуется в конце рабочего дня в поле комментарий делать краткую запись о достигнутых результатах по проекту, проблемах и последующих намерениях, о чем постановщик задачи вовремя получит соответствующее уведомление. Если крайний срок подзадачи не фиксированный, то исполнитель после мотивированного комментария может перенести его на более поздний срок.
Рекомендуется все подзадачи завершать с обязательным комментарием и отметкой «Отметить как результат».
Руководитель в рамках головной задачи постоянно отслеживает по комментариям закрытых задач и по крайнему сроку проекта выполненный объем работ и всегда на основе полученных промежуточных результатах может вовремя поставить новые задачи своим сотрудникам.
Рекомендуется руководителю не только отслеживать все комментариям по задачам, но также «давать» обратную связь с оценкой качества работы. Отсутствие оперативной обратной связи всегда в итоге приводит к расхолаживанию коллектива по причине недостаточного контроля за исполнением выполненной работы. Возможен и такой вариант событий, вовремя не прореагировав на комментарий-запрос исполнителя руководитель по факту сам «затянет» исполнение всего проекта.
Отслеживание комментариев по задачам подчинённых производится по соответствующим счётчикам и с применением штатного инструмента фильтры, и контролем за своими и поставленными задачами для подчинённых.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF» 
