Что такое группы? Создание групп и добавление пользователей

ГДЕ ЖИВУТ ГРУППЫ И ПРОЕКТЫ?
  • Открываем портал.
  • Левая колонка главного меню, раздел ГРУППЫ или ЗАДАЧИ И ПРОЕКТЫ.
ГРУППЫ:

Группы (проекты) это общая папка, диск или календарь в которой сгруппированы все данные, задачи, файлы, сообщения и встречи, объединенные одной рабочей темой.

Группы (проекты) объединяют сотрудников компании, работающих над одной рабочей темой. Все действия внутри группы (проекта) доступны только ее участникам, другие сотрудники организации не будут иметь к ним доступ.

СОЗДАНИЕ НОВОЙ ГРУППЫ:
  • Для этого активируем кнопку «создать» в правом верхнем углу экрана.
  • Система предложит создать группу (проект) тип: Открытую, Закрытую или Внешнюю.
  • Основное отличие группы от проекта — это то, что проект ограничен по времени, он имеет даты начала и конца.
Тип группы (проекта) определяет права на доступ в эту группу:
  1. Открытую группу видят все сотрудники и стать ее участником может любой сотрудник без подтверждения.
  2. Закрытую группу сотрудники видят в списке активных групп, а доступ к ней открывается после разрешения владельца.
  3. Внешнюю группу не видят в списке, стать ее участником можно только после приглашения, в группу можно приглашать внешний участников (клиентов, консультантов, поставщиков или партнеров, не сотрудников компании).
Создадим новую закрытую группу, назовем ее «Мероприятие №1». Группу или группы по указанию руководства компании может создавать администратор портала или сотрудник, наделенный правами администратора.

Группу можно наделить «аватаркой» и обязательно указать владельца. Если есть четкое понимание о всех ее участниках, то им на этом этапе можно разослать приглашения в группу. Приглашать или исключать участников и помощников владельца (модераторов) можно и позже использую для этого удобные штатные возможности программы. Приглашения можно отправлять как одному конкретному сотруднику, так и отделам с подотделами компании.

Наделяем нашу группу возможностями, включаем работу с:
  1. Задачами
  2. Календарем
  3. Диском
  4. Чатом
  5. Сообщениями
  6. Фотогалереей
  7. Списками
  8. WIKI
  9. Приложениями
В нашем примере рассмотрим наиболее часто используемые опции функционала: Задачи, Диск и Чат.

ПРОДОЛЖАЕМ НАСТРОЙКУ:
  • Выбираем из выпадающего списка, кто может приглашать в группу новых участников, обычно это (Владелец и модератор).
  • Можно задать ТЭГИ, они позволят ускорить поиск информации с помощью фильтра.
Укажем тип группы:
  1. Видимая – включаем доступ к названию группы в общем списке.
  2. Открытая (см. выше по тексту).
  3. Доступная экстранете (см. выше по тексту, внешняя группа).
  4. Проект (включаются срок действия и временные рамки существования проекта).
При сохранении «новой» группы система автоматически создает новую папку, приглашения и чат, включит работу уведомлений в рамках группы.

Основной (наиболее загруженный) модуль группы – это раздел Задачи. В нем собираются все задачи, которые решаются в рамках данной группы (проекта) для всех ее сотрудников. Задачи привязаны к общему диску и папке.

Для создания новой задачи в группе необходимо активировать кнопку –«добавить». «Новая» задача будет сразу привязана к нашей группе. Если создавать задачу в другом разделе Битрикс24.CRM, то в соответствующем поле необходимо указать название группы нужной группы. При начале набора в поле названия группы система поможет выбрать его из выпадающего меню.

Обратим внимание на ключевые (обязательные поля) которые нужно заполнять при создании новой задачи, это:
  1. Ответственный
  2. Постановщик
  3. Крайний срок
Вспомогательные и дополнительные поля (если нужно):
  • Наблюдатели
  • Учет рабочего времени
  • Сделать задачу повторяющейся и т.д
РЕКОМЕНДУЕМ:
  • Все задачи «привязывать» к группам.
  • Если Вы новый сотрудник или не знаете к какой группе привязать, откройте раздел ГРУППЫ, найдите группу по теме вступите в нее или попросите вас добавить в нее.
  • Если группы нет, то создайте ее.
ИТОГИ:

Все задачи и материалы по проекту хранятся в одном месте, они систематизированы, их удобно искать, с ними удобно работать, руководитель постоянно имеет возможность видеть весь объем поставленных и выполненных поручений в рамках конкретного проекта в режиме реального времени.

Отчеты о работе группы дают представление:
  1. О доле личного участия каждого сотрудника проекта.
  2. О времени работы над задачами.
  3. О своевременном исполнении или нарушении сроков исполнения.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ:

Создание быстрых заданий. В группе есть кнопка, которая позволяет создавать быстрые задачи. Для этого достаточно написать новое название, если нужно детальное описание, выбрать ответственного и сохранить.

ТЕМА СЛЕДУЮЩЕГО ВИДЕО:
  • Как работать с календарем в группе, с общим диском?
  • Как создавать отчеты по работе группы?
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам