Автоматизация документооборота с бухгалтерией 1с и Битрикс24.CRM, счета и акты

Разбираем коннект бухгалтерии и Битрикс24.CRM.

Типовая ситуация:
  1. Клиенту выставлен и отправлен счет.
  2. Сотрудник бухгалтерии в вручную или автоматически фиксирует факт оплаты и обновляет в 1С статус счета.
  3. Менеджер отдела продаж на завершающей стадии готовит акты, регистрирует в единой базе и подписывает их у клиента.
С моделируем ситуацию и посмотрим, как все происходит в режим реального времени в уже настроенном портале.
  • Страница CRM раздел «Сделки».
  • Создадим новую тестовую сделку, новую компанию и контакт.
  • Заполним все обязательные поля и реквизиты компании, воспользовавшись бесплатным приложением «Автореквизиты».
  • Обновим экран убедимся, что все поля заполнены и реквизиты на месте.
  • Добавим новый товар, например, услуга по договору № в карточку сделки, укажем сумму.
  • Двигаем сделку по воронке слева на право.
  • Выполняем и закрываем задачи согласно сценарию, который предлагает нам настроенная отраслевая система.
  • По плану менеджер должен подготовить Договор, согласовать его и сохранить в карточке сделки. Эта штатная процедура и о ней мы подробно рассказывали в наших предыдущих роликах. Генерация Договора выполняется прямо в карточке клиента в модуле документы в один клик с подстановкой всех необходимых данных и реквизитов. Считаем, что договор согласован, подписан и его итоговая электронная версия сохранена на диске.
  • Следую указанию системы создаем новую группу для хранения документов и задач проекта. Сделка переходит в следующий статус.
  • Дальше по сценарию менеджер должен сгенерировать счет и отправить его клиенту.
  • На этом этапе менеджер «зависает» и ожидает оплаты счета.
  • Сотрудник бухгалтерии в установленном регламентом порядке тоже ждет и контролирует приход.
  • Посмотрим, что происходит со стороны 1С на экране сотрудника бухгалтерии.
  • Заказ, компания, контакт и счет все на месте и полностью заполнены.
  • Считаем, что денежные средства по счету поступили на счет. От лица сотрудника бухгалтерии выполним все необходимые действия, зафиксируем оплату, осуществляем проводку и закрываем карточку.
  • Контролируем в Битрикс24.CRM как система отреагировала на изменения, совершенные в 1С. Видим статус счета изменился на оплачен. Вручную если не включена автоматика меняем статус сделки и прописываем сумму аванса или полной оплаты. В случае если используется вариант частичной оплаты, то система зафиксирует поступившую сумму и покажет какой остаток необходимо будет доплатить в конце сделки.
  • Двигаемся по воронке, назначаем исполнителя дальнейших работ, система поставит всем участникам процесса необходимые задачи и контрольное время исполнения.
  • Исполнители вовремя завершили работу и закрыли свои задачи.
  • Менеджер отправляет все полагающиеся отчеты, материалы и готовые продукты клиенту. Наступает момент оформления документов и актов фиксации приема-передачи товара клиенту.
  • Менеджер переводит сделку в следующую стадию, и система ставит задачу сотруднику бухгалтерии подготовить закрывающие документы и акт.
  • На этом этапе сотрудник бухгалтерии подключается к Битрикс24.CRM Портал бухгалтера имеет минимальный набор документов, в нем только задачи и ссылка на папку с документами проекта.
  • Далее бухгалтер в 1С открывает нужный заказ и генерирует необходимый акт проводит, и сохраняет его на своем компьютере.
  • Потом следует штатная работа с документом, бухгалтер возвращается в задачу Битрикс24.CRM и перетаскивает туда сохраненный файл акта и закрывает задачу.
  • Процедура обмена файлами завершена.
В каких тарифах работает полноценный обмен – синхронизация между 1С и Битрикс24.CRM?
  • Максимальный тариф «Компания» облачная версия Битрикс24.CRM.
  • Любая корпоративная версия («коробочная версия Битрикс24.CRM).
  • 1С УНФ.
Что сильно облегчает работу?
  • Бесплатное приложение для автозаполнения реквизитов INN.FIX4.ORG.
  • Настройка роботов, которые сильно сокращают количество ручных работ.
  • Настройка синхронизации и обмен данными между 1С и Битрикс24.CRM.
  • Такое решение позволяет пользоваться услугами удаленного бухгалтера
Что будет дальше?
  • Мы расскажем о том, как ускорить процессы передачи файлов.
  • Как менеджеру, не дожидаясь ответа бухгалтера в Битрикс24.CRM сгенерировать акт.
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам