Автоматическое заполнение инициалов директора без Caps Look в договорах и других документах CRM Битрикс24.CRM

Отвечаем на вечный вопрос "ПОЧЕМУ ФИО Директора написано криво-косо". Кто виноват и что делать?

Простая ежедневная ситуация, нужно подготовить договор с клиентом по шаблону в Битрикс24.CRM, пара кликов по клавишам и договор создан, а там инициалы контрагента написаны заглавными буквами…

Ищем корни проблемы, открываем рабочий портал, создадим вручную новую компанию, назовем ее так как «услышали» допустим по телефону ООО ДЖИ Солюшен, сохраним карточку.

Дальше по регламенту менеджеру необходимо в режиме редактирования добавить реквизиты компании:
  1. Выбираем тип компании – организация, открывается карточка прописываем ИНН компании.
  2. Дальше происходит автоматическое обращение к сервису, поиск, считывание, подстановка и сохранение в карточку остальных реквизитов компании.
  3. При этом мы видим, что инициалы руководители компании по умолчанию написаны Caps Look.
фото 12.png
Штатное заполнение реквизитов Битрикс24.CRM

К каким последствиям это приводит в дальнейшем?
  1. Создадим тестовую сделку, заполним обязательные поля, сгенерируем типовой договор с условным контрагентом по типовому шаблону.
  2. Предварительно договор можно посмотреть на экране, для редактирования и отправки партнеру скачать в формате doc или PDF.
фото 13.png
Сформированный договор с такими реквизитами в Битрикс24.CRM

Какой результат мы получили?
  1. Не важно какой шаблон договора мы использовали, созданный нами или предложенный библиотекой, мы видим, что название компании, данные генерального директора, сведения о юридическом и фактическом адресах написаны заглавными буквами.
  2. Это обстоятельство резко бросается в глаза, выделяется из общего стиля официальной переписки и вынуждает проводить ручную корректировку текста всего договора.
  3. Если в карточке контрагента после автоматической подстановки данных из реестра заранее провести написание реквизитов в «нормальный» вид, то генерация договора происходит правильно и документ получается красивым.
  4. Получается, что после регистрации новой компании в каталоге портала, менеджер обязан каждый раз приводить в соответствие и править данные карточки клиента.
Возникают вопросы:
  1. Как заставить менеджеров это делать и что делать чтобы они не забывали об этом? Думаю -это трудная задача, бороться и убеждать каждого пользователя CRM и сотрудника компании.
  2. Виноват в этом Битрикс24.CRM? Нет он сам не генерирует документы, он «отдает» записанные нами данные и передает их специальному сервису, который и создает итоговый документ.
  3. Виноват в этом бесплатный сервис, к которому обращается Битрикс24.CRM? Косвенно да, но бесплатная версия сервиса просто имеет ограниченные возможности и пенять на нее за это не разумно.
  4. Почему название карточки контрагента не приводится в соответствие с названием компании, официально зарегистрированным в гос. реестрах? Такая возможность не рассматривалась ни штатным ПО Битрикс24.CRM, ни программой поиска и постановки данных реквизитов из государственных реестров.
Какой выход есть из создавшейся ситуации?
  1. Купить лицензию и пользоваться полной версией генерации документов с широким функционалом возможностей.
  2. Установить бесплатное приложение [INN.FIX4.ORG], которое мы разработали.
Установка приложения:
  1. Установка происходит стандартным способом из меню Приложения с Битрикс24.CRM. После установки в сущности компания появляется доступ к новой вкладке «Заполнить реквизиты».
  2. В поисковой строке набираем ИНН компании или фрагмент названия контрагента, приложение осуществит поиск и предложит все известные варианты.
  3. Выбираем нужный нам вариант и запускаем кнопку – заполнить данные и обновляем страницу портала.
  4. Система найдет, перенесет и обновит все реквизиты компании и автоматически изменит основное название компании в карточке в полном соответствии с официально зарегистрированным названием.
  5. Написание всех полей проводится по общепринятым правилам официальной переписки с применением заглавных и прописных букв.
  6. В юридическом адресе указывается название магистралей, шоссе, улиц, проспектов, переулков и т.д.. Дело в том, что штатное ПО Битрикс24.CRM часто этого не делает, а отсутствие этого параметра в адресе компании считается ошибкой и служит основанием для отклонения рассмотрения официальными органами любых обращений, отчетов, заявлений и финансовых документов.
  7. После завершения работы приложения не забудьте обновить ваш экран.
  8. Заново сгенерируем договор для контрагента. В результате использования нашего приложения все предыдущие замечания к написанию документа устранены.
Что дает использование нашего приложения дополнительно кроме вопросов которые мы рассмотрели в нашем видео ролике:
  1. Поиск компании осуществляется по ИНН и фрагменту названия.
  2. Отпадает необходимость заполнять вручную поля реквизитов компании, сокращается время заполнения карточки.
  3. Все поля заполняются системно, единообразно в полном соответствии с требованиями официальной переписки и не требуют корректировки.
  4. Есть возможность доступа к полям реквизитам компании и использования значений в оповещениях и уведомлениях.
  5. Предоставлена возможность использовать нестандартные названия должности руководителя организации, например, Президент, Председатель, Секретарь, церковные должности и использовать их при генерации документов по шаблонам.
  6. Исключены ошибки заполнения реквизитов по причине человеческого фактора.
О подробностях установки приложения, его реальных и планируемых возможностях узнавайте на нашем канале.

Если у Вас возникнут трудности или вопросы по установке или применению приложения задавайте их в наш instagram, youtube и по другим каналам, указанным на сайте или в приложении.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам