Ускоряем процесс генерации договоров в Битрикс24.CRM.

Что это дает?

• Сокращает время подготовки договоров.
• Позволяет обратится к руководителю организации партнера или клиента грамотно в полном соответствии с требованиями официальной переписки и русского языка.
• Повышает уровень автоматизации компании.

Реальный пример:

1. Открываем рабочий портал Digital агентства.
2. Менеджеру нужно подготовить типовой договор, коммерческое предложение, счет, закрывающие бухгалтерские документы или любой другой шаблонный документ для клиента.
3. Открываем тестовую сделку, заполняем обязательные поля, в том числе указываем данные «Контакта» и «Компании», проверяем правильность и полноту заполнения данных.
4. Если договор готовится для уже зарегистрированного клиента, то просто выбираем его карточку из базы данных.
5. Если договор готовится для нового клиента, то выполняем стандартную процедуру внесения данных в карточки «Контакт» и «Компания». О том, как заполняются данные, какие характеристики присущи этим сущностям и чем они отличаются друг от друга мы подробно говорили в предыдущих роликах, которые можно найти в нашем ютуб архиве или в других свободных источниках информации.

ВАЖНО:

• Коротко о главном «Компания» - это юридическое лицо или ИП в карточке которого хранятся все реквизиты компании. «Контакты» - это карточка физического лица или сотрудники компании, с которым мы общаемся в ходе работы. Количество контактов для одной компании может быть неограниченным.
• Практически во всех документах используются регистрационные данные о контакте, организации, идентификационных документах и банковские реквизиты, которые необходимо обязательно заполнить перед началом генерации документов по готовым шаблонам.
• Для быстрого, правильного и безошибочного заполнения данных рекомендуем использовать штатный функционал Битрис24.CRM и наше приложение INN.FIX4.ORG
• Проверяем правильность заполнения и переноса данных в карточку сделки, наличие реквизитов организации, ФИО директора компании.
• Открываем и запускаем модуль генерации документов. Модуль расположен в верхнем левом меню – ленте во вкладке «Документ».
• В нашем примере список шаблонов пуст, мы ранее не работали в этом портале с генератором. Создадим новый шаблон, активируем клавишу добавить. Битрикс24.CRM предлагает большой выбор по умолчанию готовых актуальных решений для целого ряда стран. Для начала этой процедуры активируйте клавишу «шестеренка» настройки и выберите шаблон «Договор подряда (Россия)». Это типовой, действующий шаблон, который можно легко адаптировать конкретно под свою организацию.
• Запустим генерацию созданного шаблона, процедура генерации документа обычно занимает порядка 20 секунд и зависит от качества интернета и нагрузки на Ваш портал.
• Штатное ПО Битркис24.CRM позволяет на выбор генерировать итоговый документ в формате DOC или PDF.
• Прочитаем шапку договора. В ней содержится описание договаривающихся сторон и сведения о руководителях в том формате, который записан в личных карточках в базе данных. К сожалению, он чаще всего не совпадает с правилами официальной переписки и требует от сотрудника внимательности, времени и ручной корректировки документа.
• Естественное желание каждого, кто работает с генератором документов было бы то что бы система сама вносила необходимые правки и прописывала должности и фамилии участников договора в правильном склонении.

Как и где можно внести правки в шаблон?

• Правки можно внести прямо в карточке. Для этого необходимо выбрать режим редактирования шаблона.
• После открытия карточки шаблона нужно скачать шаблон на компьютер.
• Редактирование шаблона возможно с помощью любого штатного текстового процессора, например, Word.
• Для правки шаблона мы будем пользоваться списком полей. При генерации документов содержимое этих полей подставляются в «рыбу» шаблона. Доступ к полям открывается во вкладке «Документ», «Добавить новый шаблон», «шестеренка» -настройка и мы получаем доступ к списку полей.
• Как искать и работать с полями в общем списке мы пропускаем в рамках нашего ролика, так как это было подробно описано ранее в наших роликах, которые хранятся в архиве на нашем ютуб канале.

В рассматриваемом примере мы идет по типовой схеме, выбираем:

1. Источник-Сделка.
2. Сделка-Компания.
3. Реквизиты клиента + INN.
4. Активируем включение значения поля «Должность родительский падеж», копируем и вставляем в нужное по содержанию место в шаблоне документа.
5. Аналогично выше описанному меняем и значение поля – обращение к генеральному директору.
6. Старые значения полей удаляем и сохраняем внесенные правки.
7. Вернемся в настройки шаблонов, раздел редактирования и загружаем новую обновленную версию на портал.
8. Процедура корректировки и правки завершена.
9. Повторно запускаем генерацию обновленного договора и контролируем правильность написания обновленных реквизитов.

Результат:

• Внесенные правки правильно отображают должность и обращение к генеральному директору клиента.
• Процедура подготовки типового договора сократилась еще на одну «операцию».
• Результаты работы приложения, обработку полей можно использовать не только для генерации типовых документов, но и для написания писем, отправки SMS сообщений по шаблонам.

Что нужно для реализации такого решения?

• Установить бесплатное приложение INN.FIX4.ORG для автоматического заполнения реквизитов.
• Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
• Установить приложение может администратор портала.
• Наберите в поисковой строке «реквизиты» или «INN.FIX4.ORG» и установите приложение. Доступ к приложению появится в левом главном меню столбике портала.
• В меню приложения найдите и активируйте опцию –«склонять должность руководителя в род. падеже».
• Для удобства контроля значения дополнительных полей, которые используются в генераторе документов и создаются с помощью нашего приложения рекомендуем их выводить для чтения в каточке сделки или лида в техническом разделе, как демонстрируется в нашем примере.

Какие есть особенности?

В нашем приложении мы используем реестр типовых названий должностей руководителей. Если вдруг, Вы используете уникальное обращение, например, Ваше святейшество, а его нет в нашем списке, то напишите нам и мы внесем необходимые правки.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»