Часто встречаются контрагенты, у которых должность руководителя не Генеральный директор, а например, Директор, Председатель, Президент, Секретарь… и тогда на подготовку и правку текста обычного многостраничного договора приходится тратить много времени для ручной корректировки, при этом сохраняется высокая вероятность человеческой ошибки и пропуска исправления нужных мест. Разбираемся, как можно автоматизировать и скорректировать данный вопрос.

Для работы с нестандартными названиями руководителей компании нами было разработано бесплатное приложение INN.FIX4.ORG, которое позволяет справится с такой проблемой.

Рассмотрим, как работает приложение на рабочем корпоративном портале:

1. Открываем карточку проблемной компании «Автоваз». Должность руководителя этой компании указана как «Президент».
2. При заполнении карточки компании вручную, менеджер заполняет поля реквизиты компании, открывает нужный раздел и в поле ИНН вносит номер компании.
3. Штатное ПО Битрикс24.CRM проводит поиск по реестрам и автоматически закачивает и переносит информацию в поля карточки.
4. В карточке реквизитов компании должность руководителя по умолчанию называется Ген. директор и она не поддается редактированию.

Загруженные реквизиты компании не имеют связи с должностью руководителя компании.

ВАЖНО:

1. Особенность штатного ПО заключается в том, что значения реквизитов: ФИО руководителя, название компании и юридический адрес заполняются текстом с заглавными буквами.
2. Дальше при сохранении карточки менеджер в обычно свободной форме записывает общее название компании, которое очень редко совпадает с официальным, что в дальнейшем приводит к путанице, нарушению единого стандарта присваивания наименований и засорению каталога несколькими вариантами названий одной и той же компании, что в дальнейшем приводит к путанице связей между компаниями и сделками, назначением нескольких ответственных сотрудников за одной и той же компанией.

На примере тестовой сделки посмотрим, как будет выглядеть типовой договор, составленный с использованием данных каточки компании.

• Запуск создания договора по шаблону осуществляется в карточке сделка с помощью кнопки меню «Документы».
• Время генерации обычно занимает порядка 20 секунд. Готовый договор доступен для просмотра прямо в браузере и для скачивания в форматах ВОРД и ПДФ. При просмотре готового видны недостатки штатного ПО генерации документов по типовым шаблонам, бросаются в глаза данные компании клиента, заполненные заглавными буквами (Caps Lock) и должность руководителя – Ген. директор вместо Президента.
• Если скачать и открыть шаблон, то мы видим, что в нем жестко прописана должность руководителя как Ген. директор, что вынуждает менеджера после генерации проекта договора вручную вносить в нем правки и красиво прописывать значения переменных контактных данных и реквизитов компании.

Ручное исправление названия должности в документах

Как происходит генерация договора после установки нашего приложения?

В карточке сделке появляется новая вкладка «Заполнить реквизиты». Очистим поля в карточке компании «Автоваз» и заполним их снова с использованием приложения.

Откроем вкладку «Заполнить реквизиты»:

• В поисковой строке наберем ИНН компании, если его не знаем, то вариант названия компании, в нашем примере после набора АВТОВАЗ приложение осуществила поиск и предложила все известные ей варианты.
• Выбираем нужный нам вариант и запускаем кнопку – заполнить данные и обновляем страницу портала.
• Система находит и переносит все известные реквизиты компании в соответствующие поля карточки и автоматически изменила основное название компании в карточке в полном соответствии с официально зарегистрированным названием.
• Написание всех полей проводится по общепринятым правилам официальной переписки с применением заглавных и прописных букв.
• В юридическом адресе указывается название магистралей, в нашем примере это шоссе, штатное ПО Битрикс24.CRM этого не делает, а отсутствие этого параметра в адресе компании считается ошибкой и служит основанием для отклонения рассмотрения официальными органами любых обращений, отчетов, заявлений и финансовых документов.
• Наше приложение автоматически добавляет в сделку новые дополнительные поля:

1. Должность руководителя в которое мы заносим нестандартные варианты должностей руководителей.
2. Актуальное название компании (подробно об этом поле и для чего оно нужно мы расскажем в следующем видео ролике).
3. [InnFix] ИНН (подробно об этом поле и для чего оно нужно мы расскажем в следующем видео ролике).

Новые поля в карточке компании с связями правильной должности

Для правильной автоматической подстановки должности руководителя в шапке договора и разделах где есть подпись руководителя необходимо в шаблоне внести изменения и в места где прописана фиксированная должность вставить в нужные места символьный код дополнительного поля – «Должность руководителя». Значение кода можно найти и скопировать в настройках шаблона документов вкладке «Список полей». В поисковой строке необходимо указать источник Сделка и задать поиск по сочетанию [fix4] система предложит список полей и ссылку для копирования кода Компания [INN.FIX4.OGR] Должность руководителя.

После внесения правок в шаблон договоров, исправленную версию шаблона необходимо загрузить в карточку шаблона. После обновления версии все новые договора будут генерится с учетом внесенных изменений.


Добавляем в генератор шаблонов новое поле для вставки должности руководителя

ВАЖНО:

Использование шаблона для генерации договора доступен только тем сотрудникам компании, которым надлежащим образом автором шаблона открыт доступ для совместной работы.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»