Автоматическое формирование договоров в зависимости от типа юридического лица в Битрикс24.CRM

Типовая ситуация ваша компания работает со всеми правовыми формами ИП и ООО, как в таком случае применять генератор документов для составления договоров и их много?

Правильно заданный вопрос – это уже половина ответа.
Для каждой ключевой формы собственности ИП и формата ООО, АО, ЗАО нужно подготовить минимум два разных шаблона и добавить их в список.

Для демонстрации создадим тестовую сделку, заполним обязательные поля, укажем товарные позиции или набор услуг, выберем в качестве клиента ИП.

фото 1.png

Для того чтобы что-то передать, нужно что-то загрузить. В карточку компании вручную или используя приложение «авто реквизиты» всю необходимую информацию о клиенте.

Дальше менеджер активирует вкладку «документы», выбирает заранее подготовленный шаблон Договора и запускает штатный генератор документов.

фото 2.png

Шаблоны Договоров для клиентов с разными правовыми формами имеют различия и переменные данные для подстановки в поля для них берутся из разных сущностей и карточек системы.

Администратор портала или специально выделенный и подготовленный сотрудник заранее дорабатывает обычные вордовские документы под каждую задачу отдельно, превращает их в шаблоны для генерации. Эта процедура хорошо описана, имеет много публикаций, но требует общих знаний, понимания структуры устройства CRM Битрикс24 и некоторой доли усидчивости при работе с документами.

фото 3.png

Генерация нового документа обычно занимает порядка 20 секунд, документ после этого доступен для просмотра и сохранения в формате Word и PDF.

Мы рассмотрели штатную ситуацию, когда в процессе работы менеджер определяет форму компании клиента и вручную выбирает нужную форму.

Усложним ситуацию. Наша компания очень активная и у нее не два, а несколько десятков вариантов договоров на все случаи жизни, предоплата, постоплата, кредит, договора на разные виды услуг, на разных языках. Добавим вариант, когда у нашей компании несколько юридических лиц и правовых форм.

И тут у нас в игру подключается человеческий фактор, возникают путаница и ошибки менеджеров.

Как быть, можно ли что-то сделать в этом случае?

Да все эти проблемы решаются путем автоматизации.

Для генерации нужного документа достаточно запустить вручную или роботом в нужной стадии специально написанный бизнес-процесс «Генератор договора».

фото 4.png

При старте менеджеру достаточно указать тип нужного договора, все остальное система сделает сама.

Все ли так просто как видится на экране?

В основном да, правда если у вашей компании много юридических лиц, то требуется внимательность прежде чем генерировать Договор. Посмотрите предварительно от чьего имени вы его собираетесь заключить, система по умолчанию предлагает для подстановки всегда первую запись в списке ваших компаний.

Если у вас много банковских карточек Вы же сами выбираете с какого счета будете платить или на какой счет будете принимать деньги и не засовываете все карточки в банкомат на его усмотрение, тут сплошная автоматизация вам не помощник.

Что применялось для реализации такого решения?
  • Приложение INN.FIX4.ORG распространяемое по подписке Маркет 24.
  • Роботы или бизнес-процессы.
Сколько стоит реализация?

Стоимость индивидуальна, определяется по запросу, зависит от тарифа Битрикс24.CRM, от количества шаблонов и переменных полей.

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам