Автоматический планировщик задач на день в Битрикс24.CRM

Продолжение темы: «Как закрывать 100+ и лидов в день»

Часть 2:

Мы остановились на проблеме, как правильно организовать работу если большая часть задач имеет одинаковый крайний срок, допустим 18 часов текущего дня и не пропустить обязательные задачи плановых созвонов и встреч?

фото 1.png

Проанализируем ситуацию действующей компании от лица ее руководителя.

Для начала признаемся в просчетах планирования работы в личных упущениях, посчитаем количество и сгребем все просроченные задачи в «сторону» в «угол» в одно место. В нашем примере мы «насобирали» 97 просроченных задач. Это очень плохо и шанс спасти ситуацию традиционным способом, наверное, минимальный. Вручную изменим, сдвинем крайний срок на пару – тройку дней в перед, как бы начнем работу с чистого листа, а по факту перераспределим график работы и подтянем хвосты.

Определим и установим среднее время, которое должен тратить по плану на работу с одной усредненной задачей один менеджер. Правильное значение базового времени можно реально вычислить по статистическим отчетам за предыдущие периоды работы.

Статистика компании рассматриваемой в нашем примере показала, что среднее время работы сотрудник call-центра и менеджера отдела продаж составляет 5-10 минут.

Что делать дальше?

Нужно установить и настроить приложение Битрикс24.CRM TASK.2.0.

Приложение обработает все имеющиеся не исполненные задачи, само разложит, пропишет новые крайние сроки и установить последовательность и распределит задачи с заданным нами шагом 10- минут в течении рабочего дня. При этом приложение учтет время начала и завершения рабочего дня, обеденный и технический перерывы, присутствие сотрудника на рабочем месте.

фото 2.png

В случае сбоя ритма вовремя не закрытые задачи будут перемещаться в просроченные для сигнализации и принятия мер по исправлению ситуации. Это плохо, но не смертельно, а всего лишь информация для принятия действий по исправлению ситуации. Возможно необходимо будет обратится к руководителю и коллегам для оказания оперативной помощи. Особенно важно держать руку на пульсе задач у которых назначено фиксированное и оговоренное время запланированного и звонка или связи с клиентами.

Допустим упущено время очередной задачи, и она перетекла в статус просроченная, сигнал об этом появится на экране менеджера. Менеджер легко одним взглядом оценивает ситуацию, видит, что наступило время встречи или связи и тут же в таблице кликом одним кликом мыши может открыть нужный лид, сделку и активировать звонок клиенту. Кроме оперативного реагирования на ситуацию открываются неограниченные возможности супер быстрого перемещения по полям информации и совершения звонка на одном игровом поле – экране монитора в списке собственных задач.

Ситуация из простого контроля и хлыста для стимулирования менеджера превращается в помощника, который: вовремя напомнит о крайнем сроке, поможет оценить приоритеты и гибко обойти сложную ситуацию.

Что нужно для реализации такого сценария?

Пока к сожалению только любая коробочная версия Битрикс24.CRM. Но все может измениться и при наличии должного интереса приложение будет доработано и для «Облака».

Приложение Битрикс24.CRM TASK.2.0 от Лаборатория Автоматизации LOG [IN] OFF.

А все ли хорошо и что будет если уже установлена версия Task.Fix4.org?

Ничего страшного, если у задачи будет комментарий, то все будет работать как доктор прописал.

Все задачи, у которых в названии записано звонок, встреча, совещание для таких задач включен запрет на перенос крайнего срока. Никто не будет забыт ни один контакт не будет пропущен, все такие задачи сохранят вручную установленные и зафиксированные крайние сроки.

Как это работает?

Пред началом рабочего дня, обычно в ночное время суток, приложение автоматически обрабатывает пул задач, сортирует их, откладывает в сторону «неприкасаемые задачи по звонкам и встречам) сортирует и назначает всем остальным задачам крайний срок с установленным в настройках шагом в нашем примере мы использовали шар равный 10 минутам.

Менеджер приходит на работу, открывает портал, включает фильтр задачи на сегодня, сортирует задачи по крайнему сроку и знакомится с планом работы на текущий рабочий день.

фото 3.png

Рекорды:

Сколько стоит реализация решения:

Она индивидуальная и зависит от количества, параметров которое будет учитываться в техническом задании, от числа ежедневно обрабатываемых задач и количества работающего персонала.

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам