Автоматические задачи на стадии сделки в Битрикс24.CRM

Примеры, роботы, инструкции и особенности.

У нашего клиента - Фотостудия:

Работает цепочка автоматических задач, которые подсказывают менеджером и исполнителям очередность, последовательность действий, ключевые реперные точки по обработке фотографий.

Рабочий сценарий - заключительная часть:
  1. Сразу после съемки менеджер должен отобрать хорошие фотографии и передать их в работу дизайнеру.
  2. Дизайнер должен обработать фотографии, произвести коррекцию цвета, масштабирование и сохранить результаты.
  3. Менеджер проекта отправляет клиенту обработанные фотографии.
Как выглядит процесс глазами исполнителей?

Пропускаем фиксацию обращение клиента, создание лида, переговоры, создание контакта и сделки, все это уже хорошо известно и описано в многочисленных примерах и видеороликах.

Создадим тестовую «Сделку» стадия «Новая заявка» направление «Фотосалон», заполним обязательные поля – контактные данные и т.д.

При сохранении данных система создает первую задачу руководителю отдела продаж или старшему специалисту смены распределить эту сделку и назначить ответственного сотрудника. Тот кому поставлена задача в соответствии с планом работы и регламента назначает ответственного за сделку и закрывает задачу.

фото 1.png
фото 2.png

После закрытия задачи согласования даты, сделка переходит в следующий статус «Дата согласована» и система ставит перед исполнителем очередную задачу, заранее связаться с клиентом напомнить и провести фотосессию. Задача закрывается в случае полного выполнения чек листа задачи.

После закрытия задачи напоминания и проведения фотосессии сделка переводится в стадию «Съемка проведена» и система ставит задачу «Отобрать хорошие фотографии».

После закрытия задачи по отборе фотографий сделка переводится в стадию «Фото переданы в работу» и система ставит две задачи-провести коррекцию цвета и коррекцию фотографии. Готовые материалы сохраняются в специальных папках, задачи закрываются и клиенту отправляется ссылка к готовым материалам.

фото 3.png

Как система создает автоматические задачи на разных стадиях сделки, на каких тарифах создаются автоматические задачи?

Автоматические задачи создаются системой с помощью роботов.

фото 4.png

Роботы:

Роботы - это микропрограмма с заранее спланированным алгоритмом обработки лидов и сделок, который запускается, когда элемент перешёл в нужный статус.

В нашем примере мы рассмотрим часть функционала роботов, касающуюся создания только задач.

Важно:

Задачи создаются при переходе в статус сделки при каждом переходе как в прямом, так и в обратном направлении. Это обстоятельство нужно всегда помнить и учитывать в работе.

Режим редактирования активируется с помощью кнопок и активных ссылок.

Настройка робота на задачу:

Настройка проста, интуитивно понятна, хорошо описана и обычно не вызывает трудностей.

Робот переводится в режим редактирования, выбирается вкладка «Для сотрудника», затем переход в вкладку «Задача» и в бланк форму. Для постановки задачи необходимо заполнить обязательные поля, прописать время старта, условия, название, описание, выбрать исполнителя, указать крайний срок исполнения задачи. Вкладка «дополнительно» открывает доступ к скрытым полям и значительно расширяет и дополняет возможности сценариев работы с задачей. Именно в этой части находится важнейший элемент задачи привязка к группе или конкретному проекту.

фото 5.png

Вишенки:
Для копирования задач с сохраненными настройками в OS Windows комбинация одновременно нажатых клавиш Ctrl + левая клавиша «Мыши» позволяет создать копию в другом роботе. что значительно ускоряет процесс создания и редактирования однотипных задач.
В название задачи и в ее описание можно вставлять переменные данные относящиеся к конкретной сделке, например, контактные данные клиента, время фотосессии или любое другое доступное поле.

Что нужно для реализации более сложных сценариев на роботах:
  • Бизнес процессы и доступ к редактору бизнес-процессов.
  • Тариф Битрикс24.CRM начиная с «Команда» и выше.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам